信息化系统项目投标风险管理研究
——以参与烟草企业信息化系统项目招标为例

董 可 宁 津

1.中国烟草总公司天津市公司营销中心 天津 300000;2.天津市烟草专卖局公路分局 天津 300000

随着信息化科学技术的不断发展,全国各行业对信息化建设的需求日益增加,各大科技企业也在随着需求市场的不断扩张,不断充实自身技术研发能力,拓展技术应用范围。在信息化系统建设承建方的竞争中,竞争对手不断增加,竞争日趋激烈,在项目投标阶段就蕴含着各种风险,影响着最后的竞标结果。因此实现在投标过程中发现风险,做好应对措施,最终赢得中标,是每一个信息化系统建设方必须研究考量的。

1 信息化系统项目投标风险分析

1.1 信息化系统投标项目风险识别方法 项目风险识别的方法有很多,包括德尔菲法、情景分析法、流程图法以及头脑风暴法等。信息化系统所采用的是头脑风暴法,之所以选择头脑风暴法,是因为通过长期观察,发现头脑风暴法适用于信息化系统。信息化系统风险识别专家组的人数为5人,虽然人员是从行业内外专业、年龄、学历以及岗位各不同的人员中挑选的,但他们的共同特点是都曾参与过烟草企业的项目建设开发,都在这方面具备足够的经验和阅历。项目组召集专家组成员开会,以信息化系统投标过程为主题,根据自己曾经的相关工作经验提出看法和建议,特别是哪些过程是极易产生风险的,都会如实、毫无保留地说出,此外同时安排3至4名记录员详细记录,会后核对彼此所记录的内容,绘制成册并上交领导层。

1.2 信息化系统项目投标风险识别

1.2.1 投标准备阶段的风险识别 投标准备阶段存在的风险主要包括以下两点:

(1)招标文件内项目信息的获取风险。投标方获得项目相关信息最初方法就是对招标文件的分析。通常,招标文件由招标方填写,但招标方对具体项目建设的细节不能很好的把控,因此在制作招标文件时,对于相关技术性指标不能以明确的文字表达,导致投标方在通过招标文件分析项目内容时,产生理解上偏差的风险。

(2)投标方通过招标代理机构获取相关信息的交流风险。烟草企业招投标相关工作管理规定要求,在定标前严禁与投标方交流。因此投标方对于项目问题只能通过与招标代理机构沟通,这就需要投标方的业务经理具备较强的逻辑思维能力与沟通交际能力,以便将想获取的项目相关信息进行表达。因此,投标方派出参与投标的业务经理的工作能力也是这一阶段的主要风险。

1.2.2 投标实施阶段的风险识别 投标实施阶段的风险主要来自于以下几个方面:

(1)对项目的认知风险。对项目的认知不仅包含对其系统内容、架构、建设需求的了解,还包括对招标方实力是否能支持项目实施资金的及时兑现等,这些因素都会对后期项目施工带来重大影响的风险。因此,实施阶段对项目的认知风险是影响整个投标工作甚至中标后项目施工的一项重大风险。

(2)项目实施的技术风险。对比招标文件,查找是否存在需要进行系统二次开发、系统功能升级的风险,并分析承建方预期派驻的项目组技术人员是否具备完成上述工作任务及应对招标方提出的临时性系统功能需求的开发工作。对于承建方预期派驻的项目组无法完成开发的项目需求,应考虑公司内部其他业务领域的技术人员临时进行派驻支持等。

(3)项目承建的商务风险。投标方在参与烟草信息化系统项目投标过程中可能面临国家的政策风险、国家烟草专卖局的管理规定变化风险、成本投入增加风险及临时追加项目建设内容等商务风险。

(4)竞争对手的道德风险。在招投标实际操作过程中,往往会发生几家投标方进行串通投标的“围标”行为,以及某家投标方为获得项目承建资格从而提高自身知名度,不顾自身盈利与否而刻意降低报价进行恶意竞标。在投标实施阶段,竞争对手的种种有损道德的投标行为,也是影响成功中标的重要风险。

(5)投标方总体决策风险。在项目投标实施阶段,对于项目承建的论证结果最终仍需投标方高层进行最终决策,而不仅靠委派进行投标的产品经理或项目组进行。而在高层决策期间,也存在着一定人为或非人为的风险影响因素。

1.2.3 签约阶段的风险识别 签约阶段的风险主要来自于以下几个方面:

(1)与竞争对手竞争导致的竞争风险。在项目签约阶段的评标及中标评审过程中,评标委员会通过投标方的投标书进行评定,与竞争对手间展开的实际较量也在此开展。但影响能否战胜对手的决定性因素是在前期对于竞争对手的信息收集上,往往哪家投标方的技术能力证明更充分、项目建设规划更合理、项目报价更低廉,最终就会在这场竞争中胜出。而因为竞争导致的在投标书上明确的综合利润让步,往往会为后期项目施工带来不利的影响。因此与竞争对手的竞争导致的竞争风险,是此阶段的一项重要风险。

(2)合同签订风险。合同的签订代表着投标方的胜利,但也代表着项目施工的开始。合同的条款及明细,将影响后期项目施工。而合同条款的初期制定,掌握权是在招标方手中,因此合同条款很多是不利于投标方的利益的,这无疑为投标方带来很多风险。

2 信息化系统项目投标风险管控策略

2.1 投标风险的应对措施

2.1.1 投标准备阶段的风险应对措施

(1)招标文件信息风险的应对措施。招标文件所标明的项目建设内容可能因为招标方对于项目的理解不够深入或对于系统项目建设的技术性指标不能进行专业化描述,由此导致的投标方在接到招标文件后不能对具体信息进行第一手掌握。需要投标方进一步加强对招标文件描述的项目内容的拓展性理解,同时加强后期对发现的疑问点与招标代理机构进行沟通,全面掌握项目建设的具体内容,从而在投标准备阶段对项目投标甚至于对项目建设做好充分的准备。

(2)获取项目相关信息风险的应对措施。想要前期沟通顺畅,相关工作人员应当从以下几个方向来获取信息:①是招标方的哪个部门需要建设开发该项目;②招标方会派出其内部的哪个组织来进行此项招标工作;③招标方可支付的费用,对该项目可投入的资金是否匹配该项目的开发建设;④项目是否单独存在的,还是需要其他相互配合的项目系统一起支撑,例如,财务系统软件需要人力资源软件的支撑配合;⑤如果该项目需要另一个项目A的配合,那项目是否已经存在,如若不存在,是否需要投标方再建设开发项目A等。只有真正了解上述内容,投标方的领导层才能做出精准决策。

2.1.2 投标实施阶段的风险应对措施 项目实施阶段会遇到的风险主要是对项目的认知风险,具体措施:①要了解自己本身是否具备足够的能力胜任招标方所要求的项目开发建设工作;②社会上的竞争对手又是否具备足够的能力胜任招标方所要求的项目开发建设工作,自身的的竞争优势是什么等。

2.1.3 项目签约阶段的风险应对措施 合同签约阶段的风险应对应该从以下几个方面注意:①通常情况下,任何签约都不可能只对项目开发本身进行合同签订,肯定还有其他很多方面的细节需要签订,投标方应考虑细致全面,将需要签订合同的细节考虑全面,例如硬件设备、如何采购等,都需再单独签订;②里面涉及到完成期限、操作期限等关于时限的内容一定要格外注意;③要弄清楚招标方和投标方应承担的责任都有哪些。

2.2 投标风险的监控措施

2.2.1 巩固顾问询问制度 投标方想要防范风险发生,就要咨询专业风险防控机构帮助。风险咨询机构有很多,在挑选时一定要选择适合自身企业发展的机构。合适的机构可为投标方提供有针对性的指导和帮助,识别风险并提出解决措施。

2.2.2 建立信息化的监控制度 近几年,随着信息化时代的到来,通过一系列信息化手段监控风险已是较为常见的方法。为确保投标顺利,投标方必须对投标工作的全过程进行严格地监控。开发建设项目是投标方的主营业务,自然也会将更多精力投入其中,所以就会忽视了对风险识别、防控等工作。因此,建立信息化的监控才是最有效的手段。

3 结论

本文立足于参与烟草企业信息化系统项目的投标风险管理,在对其项目投标工作的整个过程进行细致分析和深入研究的同时,充分结合理论依据,分别采取了风险识别和风险应对等方法,对投标工作中所涉及的每个阶段进行分析,从而找出可能发生的风险并判断出该风险会造成的影响程度,最终作出操作性强、实践性强、针对性强的应对策略,不仅降低了风险发生几率,还大幅度提高了该项目的中标成功率。