新时期下高校会计档案管理现状及对策研究

2021-02-21 08:42:20 今日财富 2021年6期

朱碧莹

高校会计档案则是记录高校财务收支,来反映高等院校经济运作的详细资料,也是记录和反映学校历史发展的重要凭证。由此可见,高等院校对高校会计档案要求也越来越高。因此做好会计档案管理工作对于维护高校利益、应对重大突发事件、服务高等院校发展、维护高校稳定、保障教职工合法权益等具有独一无二的优势和不可或缺的重要作用。在新时期下,但会计档案管理也存在一些问题,会计档案便成了不可或缺的重要查询资料,本文针对会计档案管理现状分析并提出相关对策。

随着我国经济的快速发展,国家对高等院校更加重视,不仅在财政上支持,同时对高校财政资金监督也在同步进行,高等院校日常业务随着经济业务多样化,会计档案也变得异常复杂,会计档案不仅包括会计核算工作形成的档案,还包括预算以及税务、合同、科研等财务支撑材料等等。

一、高等院校会计档案的概述及作用

高等院校会计档案既是高校档案的重要组成部分,又是高校财务的重要档案,记录和反映高等院校所有经济业务的经济业务历史资料和证据,是学校在教学、科研、行政日常办公管理、后勤服务中经济活动的历史记录,是重要的经济信息资源,同时也是会计工作过程中最具说服力的证明。通过会计档案,可以如实反映出高等院校各职能部门开展经济业务办理会计业务手续、进行会计核算、项目预算执行情况、会计制度执行情况。

高等院校会计档案是根据财务会计制度和单位相关财务管理办法针对收付款业务而确定的支撑材料,包含会计凭证、总账及明细账、辅助账本、预决算报表、银行对账单、工资名册等财务会计资料,是重要的原始经济资料,是各专项检查、审计工作的主要核查判断依据,也是进行各项经济决策的重要参考资料,具有重要的保存价值。

近几年,我国对全国高等院校进行巡查,其中会计档案便是巡查内容之一。通过核算行使财务监督,以发生的实际经济业务为对象,依据真实完整的会计档案资料,对高等院校发生的经济业务进行内部监督控制,对外部职能部门等单位提供真实可靠地会计档案资料是会计的基本职能。

会计档案可以为高等院校提供详细、完整的资料,对高等院校领导决策具有重要的参考价值。还能为单位完善部门制度提供借鉴,在完善、制定会计制度时,可以通过会计档案资料进行查阅、研究分析,来对现行会计制度进行改进,并采取有针对性的措施进行完善。

二、高等院校会计档案与其他档案相比它具有自身特点,主要表现在一下几点:

(一)形成范围广泛性,凡具有独立会计核算的单位,都会形成会计档案。会计档案存在于社会的各个领域,而会计档案实体的数量与其它档案相比形成的数量会更多。

(二)档案类别稳定性,即会计账簿、会计凭证、会计报表等。会计档案内容的稳定性和共性是其它档案所无法比拟的。会计档案便于分类整理,有利于管理制度的制定与实际操作规范、统一。

(三)外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案多样化。财务会计档案包含招投标文件或相关批文、收付款合同或协议、发票、清单、银行收付款凭单及补充说明资料等内容。

三、高等院校会计档案管理的现状问题

我国高校自新中国成立以来,高等教育经历了一个快速发展的过程,在教育投资方面国家不断增加财政投入,教育经费来源渠道越来越多,使会计工作量负荷增加,同时对会计档案管理工作也带来了一些挑战,并产生一系列的问题。

(一)高等院校领导对会计档案管理工作不够重视

由于国家最近几年对高校建设加大了投资力度,高校仅对会计核算及预算管理工作高度重视,会计档案作为记录高校发展的历史性重要凭证,却忽略了会计档案管理工作,在凭证的收集、整理、装订及入档,对档案的收集是否齐全、内容是否完整、装订是否符合标准等一系列工作都没有得到重视,造成形成会计档案各个环节脱节,因此影响了会计档案的使用价值。

(二)会计档案管理人员业务水平有待提高

会计档案是高等院校档案的重要组成部分,但高校的会计档案却得不到重视,很多高等院校的会计档案基本都是由普通人员兼职管理,这也大大降低了会计档案管理的质量。

现阶段,各高等院校均采用网上报销系统,形成了电子数据档案,虽然网络技术的利用给高校带来了便利,但也存在一定的安全隐患。如网络病毒、以及管理人员的失职等可能会造成计档案的真实性、完整性和保密性受到威胁。开展会计档案工作,没有专业的知识和技能作为保证,反而会导致会计档案管理工作开展,不仅会直接给会计档案管理工作的质量和效率造成较大的影响,而且也会影响高等院校会计档案工作。

(三)高等院校会计档案管理工作信息化、系统性管理滞后

随着网路时代的迅速发展,各行各业都在数字化、信息化管理,档案管理也不例外。财政部、国家档案局2014年和2015年对原《会计记录管理办法》进行修改,并广泛征求意见,于2016年1月正式实施新的《会计记录管理办法》。新《会计记录管理办法》肯定了会计电子档案的法律效力。会计电子凭证的取得、报销、入账、归档、存储都可以实现电子化管理,这将极大地促进会计电子凭证的在线传递和在线应用,使高校实现网络线上报销,为互联网创新经济的发展提供强有力的政策支持。

新的《会计档案管理办法》中第七条就提到了单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。第八条总结了电子档案的归档范围等内容。而现实工作中却还停留在大量纸质档案进行管理模式,且纸质档案要受环境、空间等因素的影响,管理不当会造成损伤,查阅起来费时费力。

(四)会计档案管理缺乏复合型人才

网络信息快速发展之前,无论是高等院校还是企业,只要财务工作能够正常运行,对会计档案管理始终停留在纸质保存的管理水平上。随着大数据时代的到来,网络化与信息化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中知识结构比较单一。原有的档案管理人员不仅受年龄与学历的影响,更在知识技能上跟不上时代发展的步伐,在管理上造成高校会计档案管理工作效率低下。因此高等院校会计档案管理增加了对复合型人才的需求,即要懂財务、档案管理又要懂信息技术的复合型人才。

四、针对高校会计档案管理现状如何做好会计档案管理工作

(一)培养复合型档案管理人才,提高档案人员管理水平

使高等院校会计档案管理走向专业化、规范化的发展道路,就要认识到提升会计档案人员管理水平复合型人才是必不可少的关键因素。实际工作中,应该培养有财务会计档案管理和计算机背景的技术人员,满足档案管理信息化建设工作的需要,为财务会计档案治理信息化提供技术支持。

高等院校要重视会计档案管理人员的培训,不仅要加强会计档案管理人员的职业道德、财务管理能力、法律法规等方面的学习和培训,还要加强财务管理人员的信息化素质和信息操作水平。

作为一名会计档案管理工作者,要不断学习财务、档案管理方面的科学知识,深入研究和开发档案信息,来拓宽视野,掌握档案管理技能,不断提高自身业务水平。前人的经验和成果档案工作人员要尊重和借鉴,勇于创新,用新思维对待新事物。用新思维对待新问题,促进档案事业发展。因此,要建立一个信息化、科学化、高效率的办公团队。

(二)建立高等院校会计档案信息化建设管理

目前在我国大数据技术水平迅猛发展的推动下,高校财务信息化平台建设发展也上了一个新台阶。随着时代信息网络快速发展,2016年新《会计档案管理办法》的出台,高等院校的会计档案管理的信息化能够促进高校财务管理工作的发展,财务会计档案进行信息化管理,与传统纸质档案相比,信息化会计档案能够提高档案的存储能力,便于保存、传递,易于操作、便于会计档案的调动查询,把财务档案管理工作从大量重复烦琐的手工劳动中解放出来,提高档案管理人员的工作效率和质量。

(三)完善高等院校会计档案管理制度

随着高等院校规模的快速发展,高等院校的会计档案数量也不断增多,有以前每月几十本,到现在每月增加到上百本,会计档案管理工作量显然增大,因此为了更科学、更合理的管理好会计档案,必须制定完善的档案管理制度,根据高校自身情况,利用新的《会计管理办法》,制定适合自身情况的会计档案管理制度。为了能充分发挥会计档案的价值,使会计档案能够更加合理、完整、安全、更加具有价值的被利用,对会计档案管理的整个过程进行科学管理,根据高等院校具体情况,制定适合本单位的系统化管理制度,比如对会计档案的收集、整理、归档、收集、利用等相关制度。高等院校会计档案管理工作中不仅要有专业的技能知识,还需要关注档案管理人员的行为规范,完善的管理制度不仅能有效的约束会计档案管理人员的日常工作行为,还能使档案管理工作标准化,规范化,并且加强风险防范意识。通过完善高校会计档案管理制度,不仅能提高工作效率,还能树立正确的职业道德观念、形成规范化工作流程。只有制定了细致规范有效的档案管理办法才能使得财务人员有法可依,切实提高财务工作效率和工作质量。

总而言之,会计档案是高等院校档案的重要组成部分,新时期加快了网络信息的发展,随着电子会计档案的形成,应该利用电子档案的优势,充分发挥电子会计档案的价值,提高会计档案的利用率,为高等院校领导决策提供有力的证据,促进高校健康快速的发展。

(作者单位: 徐州工程學院)