新基建背景下基建档案工作模式变革与发展

陈雨

摘要：在新基建时代背景下，基建档案工作面临着诸多挑战，很难沿用传统的管理思路和发展模式，亟待更新管理模式为其营造发展的空间和环境，这也给档案工作转型升级带来了机遇。本文以基建档案工作中的“收、管、存、用”四个环节为切入点，对新基建背景下基建档案工作的现状与困境以及基建档案管理模式的变革进行分析和阐述，同时从丰富档案数字资源，运用当下智能化技术建立档案工作平台和提供“知识服务、智能决策”三个角度，探析档案工作转型升级新发展。

关键词：新基建 基建档案 管理模式变革 档案工作发展

自2018年12月中央经济工作会议上提出加快新型基础设施建设（简称“新基建”）后，短短两年新基建已成为我国重要的战略方向。新基建涵盖数字化基础设施、传统基础设施数字化改造和基于数字化平台的集成管理，对推动中国经济和科技转型升级具有重要意义。[1]基建档案是在基建项目建设全过程中直接形成的具有保存价值的纸质、声像、电子等各种载体形式的历史记录。它对于基建项目后期的利用、改造、维权等再开发和评估环节具有重要的参考作用[2]，对于基建项目的传承、创新和发展意义重大[3]。

新基建和传统基建在管理主体、建设方式和应用场景等方面的差异，导致其产生的过程文件内容、载体和收集手段发生了变化，给基建档案工作带来了挑战，促使基建档案工作的管理模式进行转型升级。本文即在分析新基建特点和基建档案工作现状的基础上，阐述在新基建背景下基建档案工作管理模式变革和档案工作转型升级的新发展。

一、新基建背景下基建档案管理现状与困境

（一）新基建的概念与特点

新基建是指融入科技要素的基础设施建设，主要包含5G基建、特高压、城际高速铁路和城际轨道交通、新能源汽车充电桩、大数据中心、人工智能、工业互联网等七大领域[4]，是一种以新发展理念为引领，以技术创新为驱动，以数据为核心，以信息网络为基础，面向高质量发展需要，提供数字转型、智能升级、融合创新等服务的基础设施建设体系。概括来讲，新基建是传统基建结合时代发展需求的转型升级，二者在建设和应用等方面均存在较大差异。新基建的特点主要体现在建设主体趋向多元化、建设方式趋向产学研协同合作、建设重点着重于科技平台的搭建、应用场景着眼于支撑经济社会数字化转型。

（二）基建档案工作的现状与困境

当前基建档案制度规范方面，上有国家和行业标准，下有地方标准，基建档案收集的重要性已明确，但具体执行仍存在不足。新基建背景下建设主体数量和类别增多、建设方式复杂化、同时产生大量原生电子文件，这给基建档案工作的收、管、存、用带来了挑战。

1.基建档案收集现状与挑战。基建档案往往种类繁杂，而且数量多，时间跨度长，具有成套性、专业性、多样性、复杂性及滞后性等专有特性，同时新基建背景下，基建档案建设主体涉及政府、企业、科研机构等，科技含量高，产生的过程文件复杂多样，因此基建档案的收集面临着一定的困难。

（1）归档材料不齐全。前期的基建项目涉及的管理和参建单位多，专业技术性较强，许多基建项目设置的兼职档案管理人员对档案的基本原则和整理规范不了解，而专职的档案人员对基建项目整个过程又缺乏系统的了解和相应的专业知识。同时前期基建项目形成的各种文件分散在个人手中保存，不能形成档案，且机构设置和人员变动频繁，归档不及时进而造成最终的归档材料不齐全。

（2）档案收集手段落后。当前信息技术高速发展，基建项目已产生大量的原生电子文件，但当下多数单位仍要求将原生电子文件打印后归档，或者下载后离线存储为电子文件，这种方式增加了基建档案管理人员的工作量，不利于未来新基建背景下大量数字资源的收集归档工作。

2.基建档案管理现状与挑战。基建档案体量庞大，尤其是在新基建背景下，档案数据量、数据类型增多，对信息化的要求高，因此基建档案的管理面临着巨大压力。

（1）多种载体形式的档案管理分散。前期紙质、声像、实物等载体的基建档案管理相对较分散，缺少内容的关联性，而提升基建档案管理的关联性对于未来检索、查询、利用十分重要。新基建背景下基建项目的参建单位数量和类型增多，给基建档案关联工作增加了难度，跨单位、跨学科所产生的档案的关联性判断成为当下亟待解决的问题。

（2）信息化管理程度低。前期的基建档案基本上以纸质档案为主，极少数对纸质文件进行数字化，更是少有原生的电子文件，因此在管理上较少应用档案管理系统进行全文管理，即使应用了系统，一般也只是对基建档案目录进行管理，使得查找和利用非常不便。新基建背景下产生的数据量、数据类型增多，提升信息化管理水平对于管理新基建所产生的材料十分重要。加快基建档案信息化管理步伐，促进基建档案的信息化、数字化和网络化，是当前时代背景下档案管理人员的任务和责任。[5]

3.基建档案保存现状与挑战。前期的基建档案以纸质件为主，保存条件要符合国家标准库房保管要求。新基建背景下，基建档案面临着存量档案数字化、增量档案电子化的情况，以数字化形态存储的基建档案将以指数级的趋势增长，单独的库房保管已无法满足当下的资源现状，因此需要寻找适用于档案数字资源长期保存的方式，如光盘、硬盘服务器等，当前却还未形成一个最优的长期保存策略，需要我们不断探索。

4.基建档案开发利用现状与挑战。传统的基建档案利用目的主要有提供法律证据和规范科研道德，而新基建背景下，基建档案中将保存着大量的数据和知识，提供知识服务将成为新基建项目研究的基础，利用档案开展文化建设将成为档案利用的主要目的。前期基建档案主要以原件或复制件的形式提供利用，造成了部分档案的破损。少数档案部门会根据档案内容编研基建档案相关产品，如编纂图册、制作微视频等。未来，针对新基建科技含量高的特点，基建档案中会包含大量信息资源，我们需要不断探索如何利用档案内容的关联性，提供知识服务，把档案价值最大化。

二、新基建背景下基建档案管理模式变革

新基建项目具有技术新、需求新、机制新的特性，对此，很难沿用传统的管理思路和发展模式[6]，与之相应的基建档案也需要在收集、管理、保存和利用等环节做出相应的变革，才能摆脱新基建背景下的困境。

（一）向智能化档案收集模式变革

1.建立与时俱进的工作机制。首先需建立健全管理体制，实现档案管理与项目实施的同步性。新基建多元建设主体背景下，档案工作的收集也需要多元建设主体匹配相应的人员，建立工作网络，各个主体之间分工合作，专业人员制定并完善符合本基建项目的归档范围。其次需加强对不同类型人员的档案素质培训，进行档案意识和基本原则的普及；落实档案管理责任制，调动人员的责任感和积极性，以保证基建档案的齐全完整、真实有效、系统规范。

2.利用智能化手段收集档案。新基建背景下很多过程文件材料、数据是在系统中直接产生的，应利用当下智能化的手段，实现在线归档，省去人工操作的过程，提高归档效率。同时利用文本识别、语义判断等人工智能技术，在收集档案时进行质量控制，可以有效提升收集效率，节约成本。

（二）向档案信息化管理模式变革

1.建立基建档案数字资源管理标准体系。在制度层面规范档案数字资源，如制定符合实际需求的元数据规范、电子档案管理规范等，利用元数据方法提升档案内容的关联性，建立各类型、各门类档案之间的联系。

2.建设基建档案管理系统。配备专业的配套设施，利用互联网技术和现代化信息技术对基建档案进行高效的整合存储，自动化识别、搜索基建档案全文，从而在安全保密的前提下，实现基建档案远程传输、保管和查阅，提高基建档案管理效率。

（三）向档案数字资源长期保存模式变革

在保证传统档案存储方式安全可靠的基础之上，探索档案数字资源长期保存方式，利用数字存储技术[7]、软件定义存储技术[8]等实现档案数字资源的集中统一存储，提高档案数字资源的管理效率。通过数字备份、数字迁移等手段，可以有效提高档案数字资源的备份效率，解决档案资源长期保存的难题。

（四）向档案知识挖掘的利用模式变革

1.建立跨载体的知识集成服务平台、专题数据库等。相关档案部门可以利用信息及技术对现有的档案信息资源进行深度整合、深入挖掘，通过对各类信息的关联性进行研究，对各门类、各类型的档案资源进行集成，为用户提供便利的查询、获取、利用的流程和渠道。

2.建立智能推荐系统。相关档案部门可以利用人工智能技术、信息挖掘技术等，揭示档案中隐藏的信息，有效地组织档案资源，有针对性地为用户主动提供知识服务和智能决策参考。

三、“新基建”背景下档案工作新发展

基建档案所面临的机遇也带动着整个档案工作的新发展，当今科研环境面临着信息化、数据化态势，以数据驱动的科学技术发展正在促使整个档案工作转型升级。相关档案部门应适应当下的环境变化，把握机遇，丰富基建档案数字资源，运用当下智能化技术建立档案工作平台，秉持知识服务、智能决策的服务理念，应对新形势下档案工作的新发展。

（一）丰富基建档案数字资源

资源是档案的立身之本，新基建背景下我们应该高度重视档案数字资源的收集。一方面，需要建立健全基建档案数字资源收集、归档管理的制度建设，强化全流程管理和质量把控前置的思维模式；通过充分利用现代信息技术，积极探索基建档案数字资源的在线收集、自动收集、智能收集等，不断创新基建档案数字资源的收集方法、收集手段，提高基建档案数字资源的收集效率，丰富基建档案数字资源。

（二）运用智能化技术

新基建给我们带来了信息技术的进步，档案部门应利用新基建所创造的智能化技术手段，建立智能化的档案工作平台，把智能化的技术手段应用于基建档案工作的收集、管理、保存和利用等环节，提升档案工作人员的效率，保障档案安全的同时为需要档案资源的用户提供便利的利用条件。

（三）提供知识服务，促进智慧决策

新基建时代基建档案资源利用的目的不仅仅是提供法律证据，更重要的是提供知识服务，为新项目研究奠定基础，以及提供智能决策，为科技管理立項提供参考。档案部门需要研究并运用新技术，挖掘、组织基建档案信息资源，提供可视化的知识服务，不断创新服务形式，例如通过数据融合的方法集成基建档案资源，提升用户利用效率；通过应用VR、3D投影等新技术进行基建档案编研与宣传；通过智能推荐系统、信息挖掘技术等为用户提供基建档案中的知识和信息。

四、结语

总的来说，新基建不仅为基建档案管理的转型升级带来了新机遇，也为档案工作带来了新机遇。档案工作者要紧跟时代发展，转变观念，更新知识，顺势而为，不断丰富基建档案数字资源，运用当下智能化技术建立档案工作平台，始终秉持“知识服务、智能决策”的服务理念；利用新技术、新方法、新模式提升基建档案的收集、管理效率；探索出新时代下基建档案数字资源长期保存策略，使基建档案的安全性得到保障；发挥基建档案资源的价值，更好地服务新基建项目研究创新和管理决策。

注释及参考文献：

[1]王晓明，刘昌新.“新基建”为经济增长提供新动力[N].经济日报，2019-03-01（12）.

[2]徐一男.高校基建档案收集工作的难点与对策[J].云南档案，2009 （7）：44-45.

[3]吴伟宁.如何加强新时期基建档案管理工作[J].城建档案，2016（5）：24-27.

[4]本刊编辑部.何为“新基建”[J].中国总会计师，2020（3）：22-24.

[5]和兴兰.基建档案数字化工作初探[J].北京档案，2019（4）：30-32.

[6]“新基建”具有鲜明的时代特征，“新”主要表现在三个方面[N].经济日报，2020-06-09.

[7]李华子，许真玉，陈凌.数字图书馆中的数字存储技术[J].情报科学，2006（5）：727-731.

[8]程龙吟.数字档案共享建设中软件定义存储技术运用研究[J].浙江档案，2018（10）：58-60.

作者单位：中国科学院档案馆