新形势下事业单位档案管理工作优化分析

关键词：新形势;事业单位;档案管理

随着时代的发展，过去事业单位的档案管理的工作方式，已经暴露了其局限性，因此，对于相关工作的优化越来越重要。档案管理工作的创新与改进，能够提升相关工作的效率和质量，同时，确保相关工作的顺利开展。随着信息化技术的不断普及，档案管理工作也找到了一条明确的方向，使得相关工作的开展更加高效、有序。

一、事业单位档案管理工作优化重要性

（一）提升档案信息化效率

在新的历史形势下，信息化技术的发展对于档案管理工作造成了冲击，使得档案管理的发展趋向信息化和数字化。目前，部分事业单位已经意识到信息化技术应用的重要性，并积极引进相关技术，使得档案管理工作的开展，更加高效与便捷，从过去的人工查询逐渐朝着自动化搜索的方向进行转变。

为此，事业单位可基于信息化技术对档案的信息化管理方式进行优化與改善，探索一条适用于本事业单位的档案信息化解决方案，并通过个性化的网络管理信息平台，使得档案管理工作的服务功能更加强大，从而满足相应的需求。

（二）促进档案管理现代化

现代化的办公设备与档案管理工作有着密不可分的关系，通过管理平台，能够实现各种工作的开展，而现代化的办公设备也必不可少，例如：可通过扫描仪将纸质档案经由扫描导入电脑，通过打印机将数字版的档案输出为纸质档案等。

但是，如果要将现代化的办公设备更好地应用于档案管理中，就需要相关人员对现代化的技术进行全面掌握，同时，还要在信息安全技术方面，做好充足的准备工作，以免因人工操作不当导致档案信息资料的真实性和准确性受到影响，确保档案管理的工作效率与质量[1]。

二、事业单位档案管理工作优化的措施

随着新的历史形势的到来，信息化技术的运用，为档案的管理工作带来了便利，但如何将信息化技术在档案管理中得到充分应用，则需要对相关的措施进行了解，以更好地提升档案管理工作的质量和效率。

（一）强化工作宣传力度

首先，对于档案管理工作，要加大宣传的力度，让人们对档案管理工作的重要性拥有更加深刻清晰的认知。通过多样化的档案宣传手段，使得群众能够对档案管理工作的相关内容拥有更为全面地了解，例如：其作用、内涵与相关的政策法规，使得相关工作的开展能够更加深入人心。

其次，在使用开发档案资源的过程中，需要从多个角度与层次进行管理，从保管到收集再到归档，各种操作都需要结合实际情况，对档案文件进行汇编工作，并通过档案的深入发掘，提高档案的使用效率。只有充分发挥档案的参考价值，才能够更好地提升公众对于档案管理工作的重视程度。

最后，通过结合最新的信息技术，能够对档案管理工作进行优化与改良，通过打造信息化的数字档案管理平台，提高档案管理工作的效率，同时，提升档案的利用率。

（二）组建档案管理团队

为了在新形势下提升档案管理工作的效率，一支专业的档案管理团队必不可少。首先，事业单位必须根据相关工作的实际情况，提供资源上的支持，并对现有的档案管理人员进行培训工作，加强专业技能和理论知识;其次，重视对管理人员各项技能的培训，从数据管理到信息处理，都需要对相关工作采取正确的引导，从而更好地开展相关管理工作;最后，档案管理团队的构建还需要重视思想道德的教育工作，提高工作人员的责任感，并对档案具有保密意识，避免因管理不当，导致不良后果。

（三）优化档案管理配置

新形势下的档案管理工作中，信息化技术具有非常重要的作用，并具有非常重要的地位，而软硬件设备的应用具有非常重要的作用。因此，事业单位需要根据相关工作要求制定相关规范，加大相关资源的投入力度，为相关工作配备相应的软硬件设施，例如：档案管理软件、计算机设备、扫描仪、打印机等，同时，还要对各种设备进行维护与检查，确保相关设备运行的稳定性。如果条件允许，还可根据相关规范，自主构建数字化档案信息管理平台，有效提升档案管理的效率和质量，提高档案的利用率。

（四）完善工作规章制度

在进行档案管理工作的过程中，需要根据档案工作的内部状况，将各项规章制度进行健全和完善，将档案管理人员的职责进行明确，并将相关的规章制度进行落实。例如，档案的保密管理、归档与借阅等，通过对相关规章制度的完善，将工作中的各个环节进行规范，将具体的工作范围进行明确。同时，还要对档案管理工作进行不断完善，通过结合自身特点，建立一套统一的工作标准和归档要求，每个人都要做好各自的分内工作，同时，加强档案管理人员的工作积极性，使得档案整理工作得以更加有序地开展。

（五）促进档案信息建设

新形势下的事业单位档案管理，应做到与时俱进，根据时代的发展步伐，将过去的管理模式进行改革，同时，对现有模式进行优化，从而促进档案管理的转型升级，打造更加信息化、数字化和规范化的档案管理平台。通过对实际发展需求的了解，开展调研工作，更好的丰富工作经验，同时根据相关的法律法规，制定更为合理的信息化管理方案，从而使得相关工作得以有序开展。

同时，档案管理的信息化需要加强档案数据的灵活使用，通过事业单位的网络办公系统，借助线上查阅与归档等操作，提升档案的利用率，提升相关工作的效率。

（六）发挥档案服务功能

对于事业单位的档案管理人员，需要积极与业务人员开展沟通与交流，提升服务的主动性，同时，提高服务的水平，并将相关的工作内容做到最好。例如，档案目录的分发、信息资源的查询等。在对档案进行数字化处理和编制期间，需要通过先进技术，将档案进行信息化处理，从而有效提高档案的利用效率[2]。

三、结论

在事业单位的档案管理工作中，相关工作的优化，不但能够提高档案信息化的效率，还能够促进管理工作的现代化。在实际工作中，需要加强工作的宣传力度，并组建专业团队，对软硬件配置进行优化，同时，对工作规章制度进行完善，促进档案信息的建设工作，将档案服务的功能充分得到发挥。

参考文献：

[1]李西奎.新形势下事业单位档案管理工作的优化思考研究[J].人文之友，2021（2）：195-196.

[2]王言娜.新形势下事业单位档案管理工作的优化研究[J].神州，2021（11）：269-270.

作者简介：

刘子光， 1984年3月，男，天津人，本科，档案管理方向 .