企业印章管理中的风险分析和建议

杨哲

摘 要：印章管理是企业管理工作重要内容，对企业的经济发展有着重要作用。随着企业业务范围的扩大，印章管理风险越来越大。所以，企业如何做好印章风险控制成为重要研究内容。但目前，很多企业对印章管理的实际应用价值缺少了解，仅凭行政性管理指导意见作为印章管理，风险防控能力有待提高。

关键词：企业;印章管理;风险分析;建议

企业日常经营管理中，印章管理象征着其意志，有一定的公信力与法律效应，是保证企业业务开展的依据。由此可见，企业需高度重视印章管理，加强风险防控从而保证印章使用合理性和企业合法权益。但由于使用部门或科室较多、应用范围广泛、类型多导致印章管理难度大，极易影响企业活动顺利开展，故存在的隐藏风险较高。

一、企业印章使用存在的问题

当前印章使用中出现的问题主要是以下几方面，一是印章分散，分子公司或者项目遍布全国，印章多，对总部来说印章使用的情况更无从知晓，没有有效的管控手段;二是，印章外带处于无监管状态，风险巨大;三是印章使用者徇私舞弊对未经授权文件盖章;四是出现黑章事件，取证困难，给企业带来巨额损失

二、印章管理风险分析

（一）管理制度及执行不到位

第一，管理制度不完善，很多企业没有实际所需制定管理制度和环节，在使用、废除时没有可依据的执行依据，导致印章的应用无校核和审批，企业在用印法律风险高。第二，管理制度落实未到位。一些企业印章管理和应用没有根据相关规定执行，如：提前使用、随意使用印章，管理制度如同纸上谈兵，对管理环节视而不见，脱离企业监督管理[1]。

（二）印章保管人保管意识弱

印章保管人使用意识关系着印章规范管理，故需要保管人员具备一定风险认知。但是，一些管理人员使用意识差，没有坚持用印原则，印章使用的合理性得不到保证。此外，印章保管不严格，使用时不登记、擅自盖章等现象也是屡见不鲜.

（三）關于企业印章界限划分模糊

印章包括合同印章、法人章、财务章、发票专用章、企业公章。随着企业经营范围的扩大，印章类型越来越多，如：发货章、检测章等，而职工对印章类型的辨识越来越低，如：合同章应该什么时候使用、什么文件需要使用财务章、部门印章效力？关于不同印章的效力尚无明确规定，故职工在使用印章时容易出现错用、乱用现象，在无形中增加企业经营风险、法律风险。

二、企业印章管理风险防控方法

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，为维护公司利益，防止不必要损失的产生，每家公司都需要制定相应的管理政策。

（一）健全管理制度

企业想要实现印章风险控制第一要素即：健全管理制度。所以，企业应完善管理制度，根据管理制度设置使用流程，明确各层管理人员印章使用职责范围，管理制度应包括发放、使用、外借、回收等各个流程。如：印章刻制发放要确保使用需求属实且理由充分。印章使用时应检查需印章的文件，确保用印有审批、登记。交接过程中需备案留存、外借应加强乱用风险管理。归还时对所用文件备案、回收时检查其完整性。另一方面，企业海英明确印章适用范围，重视印章规范化管理，防止乱用，从根本上加强印章风险控制[2]。

（二）提高印章管理人员使用意识

第一，企业需扩大印章使用管理、风险管理宣传，既提高管理人员管理水平和管理认知，还要重视管理层和职工对印章管理的重视，提高印章使用意识，防止乱用、随意用现象，生成合规、合法的印章使用行为。第二，提高管理人员责任意识，严格根据企业管理制度使用印章，坚持管理原则，确保印章使用安全、交接安全。第三，预先确定经办人、管理人。印章管理具体环节：印章管理职能人员的设置---印章管理手续流程的设置--印章管理使用人员的确定。

（三）加大印章监管力度

印章管理是一种隐性风险，一旦风险爆发将引发严重问题。印章管理内容繁琐、细小、重复，故管理人员在实际管理中极易出现纰漏。但是，这种疏漏是可控的，这就需要企业加大印章监管力度，做到提前防控，及时整改，避免较大风险发生[3]。

（四）支持电子印章

在合规合法的情况下，电子印章与传统印章的法律效应是相同的。所以，企业可支持电子印章，将电子印章和使用要求相连，当线上完成印章审批环节后可自动盖电子章，防止提前使用印章、乱用印章、伪造印章行为出现，从根本上保证印章的合理应用。此外，目前市场上出现智能印章机，将传统印章安装硬件中，没有授权或指纹认证则无法开锁，硬件就会发出警报。这种智能印章机还可以同时管四个印章，既缩减了人工成本还提高了印章风险控制效果。

推广使用智能印章，实现智能用印、远程盖章、合同归档、智能预警等功能。智能印章具有隐藏章面、一盖一码等独有技术。管理平台记录了所有印章的一举一动，从一枚章的刻制、使用、保管到销毁，留存数据，随时可追溯。硬件支撑平台发出的决策能够被贯彻执行，而平台则是一个强大的印章分析大脑，缺一不可，实现印章智慧管理的无限可能。

结语：

总而言之，随着企业经营范围扩大，印章类型和数量的增加，印章管理风险随之增长，管理难度越来越大。所以，企业关于印章管理风险防控需加以重视，提高印章风险防控水平。印章管理作为持续提高、深入研究的管理内容，需要，从多方面、全过程入手，从根本上避免风险发生，推进企业各项经济发展持续进行。

参考文献：

[1]陈少文. 企业印章管理存在的法律风险及应对措施[J].  2021（2019-10）：48-48.

[2]潘永鑫. 企业用印管理及内部流程的信息化管理研究[J]. 中国商论， 2020（8）：2.

[3]卜兴伟. 企业多枚印章的法律风险及应对措施[J]. 区域治理， 2020（22）：2.

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