会计原始凭证电子化发展的探索与思考

贡佳星

摘 要：随着电子商务，电子政务的快速发展， 2015年起国家开始实行电子会计凭证的试点工作。在2020年的3月财政部，国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号）规定，其中包括对电子会计凭证的界定，法律效力，归档条件等等，对会计制度进行了规范，推进了会计凭证电子化的发展。作为对企业核算重要依据的电子化会计凭证，本文从电子会计凭证实施对企业带来的优势出发，阐述了电子凭证发展存在的风险并且给出相应的建議措施。

关键词：电子会计凭证;电子政务;归档;监控

会计凭证电子化的发展，是在会计信息化和智能化背景下的必然趋势。随着电子商务和电子政务的发展和推进，电子发票，电子票据，电子客票，电子行程单，电子海关缴款书，银行电子汇款单等电子会计凭证的应用逐渐普及。在企业推进电子会计凭证体系的发展时，需要面对电子会计凭证合法性和真实性的鉴别，传输和存储过程中安全可靠性保障以及进行电子凭证归档，如何在电子化信息平台解决这些问题是企业发展电子会计凭证体系进程中亟待解决的问题。

一、实施电子会计凭证对企业的意义及优势分析

（一）减少企业的人力物力财力

电子会计凭证的到来会大大缩减会计人员的工作时间，使工作流程更加智能化，便利化，一站式完成发票的录入，归集，报销，审核，审批和归档，让财务人员可以从繁杂的工作中脱离出来，将精力投放附加价值更高的工作比如财务分析，战略管理，决策支持方面。从审计人员的角度来说，信息技术节约了审计的时间，提高了效率，可以将工作重心放在更高风险的领域。

其次，原始凭证的电子化减少了纸张的使用，可以记录在磁盘上，对环保起到了很好的作用。通过计算机，可以完成极短时间内的数据分享和传递。而且弥补了纸张凭证的缺陷，比如减少了占用的储存空间，云平台和大数据技术就可以存储相当多的文件和数据，查找起来也更加方便;存储过程中不会因为天气原因而变得发霉损坏或者丢失;也可以解决在同一时间内多人借阅查看的问题。

（二）发票得到更好的监控，便捷内外部监管

实行发票电子化后，有发票的号码作为标识，想要开具假发票更是难上加难。工作中，财务人员只要在报账系统中输入号码就能够防止业务经手人重复报销，套取企业资金的情况，在一定程度上加强了内部控制的作用。审计人员在检查的时候打破以往只能选取抽查的方式，利用人工智能技术协助审计工作，使得审计的过程更加完整，结果更加准确。税务稽查也可以由线下转为线上，由过去的抽查方式转变为全面检查方式，对发票以及企业的经营活动起到更好的监督作用。

二、电子会计凭证发展中的尚待解决的问题

（一）电子凭证的合法性和真实性

相对于纸质发票而言，电子发票更加的环保，没有纸质的载体，不需要担心遗失，补办的风险，而且发票可以及时上传到税务机关，对发票进行更好的监控，同时，会计人员也不需要等待发票就可以及时的进行做账。但实际操作中，电子发票比如油费，餐券的是可以进行重复打印的，相应的带来了重复入账的风险，因为电子发票不需要加盖公章，而且在打印时也一些员工会利用电子技术对发票进行修改，进行发票的篡改和伪造。会计人员不是专业的打假专家，要承担对发票真实性的辨别和审核的责任，反而增加了会计人员的工作的难度和责任度。

（二）电子凭证传输及存储安全可靠性

电子凭证的来源广泛，费用报销所涵盖的电子凭证来源也是五花八门，覆盖面较为广阔，因为电子凭证不仅仅存在于电子政务，电子商务平台，企业与企业之间，个人与企业之间交易更加频繁。由于电子凭证的载体有不稳定性的特征，在电子凭证的流转以及传输过程之中，可能出现被篡改或者伪造的现象。而且电子凭证被篡改后不会像纸质版文件留下红色字体的类似痕迹。在凭证存储方面，一般都是采用硬件设备的方式对会计凭证信息进行储备，在出现意外情况下，如果没有备份，电子会计凭证的完整性不能得到保证。其次，如果企业的财务信息系统安全维护不够，经常出现风险漏洞，遭到恶意破坏，计算机感染病毒，对信息存储的安全性可靠性也是极大的考验。

（三）电子会计凭证的归档

电子会计凭证的流转涉及到很多个系统，比如业务系统，报账系统，财务系统，档案系统等等，在每个系统流转时对于系统的管理不明确，最终由谁负责电子会计凭证的归档，是否需要在每个环节都进行归档尚没有制定出详细的管理制度。另外，在接收电子发票数据时，对于纸质版本的是否要进行同步归档，在自动录入电子发票时，系统自动识别电子发票的程度，做到对电子会计凭证识别与统计的不重复，不遗漏。

三、完善电子会计凭证发展中解决措施

（一）利用信息化手段鉴别发票真伪，实现与各系统之间的高度集成

发票号码有其唯一性的特征，电子发票可以以发票号码作为标识，在电子信息化的报账平台里加入电子发票号码的字段，如果出现重复的号码就会进行提醒，降低重复录入的风险。同时增加电子发票校验和鉴伪功能，帮助会计人员鉴别发票的真伪性和重复性，在一定程度上减轻会计人员的工作量。系统对电子凭证的修改能够被及时的发现，并且设置严格信息系统运行规则，对篡改或电子凭证进行告警处理。企业也应建立相应的内部控制措施，加强对员工素质的综合培养和提升，营造良好的财务氛围。对于内部员工出现舞弊或者违反行为时，实施惩戒机制，从制度上去规范员工的行为。国家层面也可以配合出具相关的法律法规，更加完善和健全诚信体系和失信惩戒。

其次，想要提高财务效率，重点在于如何实现多来源，跨系统之间的数据整合。除了可以在报销系统中使用，还可以和企业内部的财务系统联动，实现由费用报销、财务管理以及税务处理端的电子发票综合应用体系和解决方案，实现业务、财务、税务三者的自动化管理、集中化处理，提高内部运转效率。

（二）纸质与电子并存，完善企业电子会计信息凭证归档体制

《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号）强调使用电子会计凭证的的纸质打印件作为报销的入账归档凭证的，纸质版的会计凭证原件也应做到同时保存。由于时代发展进度的原因，纸质版是不可能完全消失的，未来很长一段时间会存在电子化和纸质版并存的现象，与此同时，纸质版和电子版归档的同步管理值得完善。财务部门进行牵头，其他业务部门进行配合，制定关于电子会计信息凭证和纸质凭证的归档，移交的方式，从源头上解决归档不及时，不到位，无人负责的现象。与此同时要建立档案的存档的表格，对电子和纸质的会计凭证进行一一对应，方便后期的查找与整理。

（三）提升电子会计凭证存储安全可靠性

企业对于存储会计凭证，不仅是为方便后期企业会计信息的管理，查找，核对，也要面对外部监督单位的检查。利用大数据，云服务，区块链，5G等技术，电子化的会计凭证存储可以在云平台进行实现，解决了数据获取，检查，认证的问题。在后续管理方面，实时更新的加速，加密机制确保了电子票据管理的便利性和安全性，解决了日常存储空间不够，安全和可靠性不能得到保证的痛点。在面对外部监督时，信息化会计系统可以将凭证按照国家财政局和档案总局的相关管理规定完成档案的采集，保持，查询等一系列操作，方便面对外部机构的监管。

四、结语

未来，在企业的支持和政府的不断推进下，会计凭证的电子化进程不断加快和完善。企业要加强对政策的宣传工作，推进电子发票报销入账归档工作，保障会计电子凭证的安全性可靠性。国家制定出台相应的法律法规和实施细则，引导会计信息化的稳步发展。

参考文献：

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[2]胡颖.基于电子原始凭证推广下的会计工作无纸化[J].现代经济信息，2019年13期 .

[3]王建明.铁路企业会计原始凭证电子化探究[J].上海节能，2019年10期 .