电算化会计档案管理存在的问题及对策研究

孙杰

摘 要：电算化会计档案管理是未来会计档案管理的必然趋势，但是目前，电算化会计档案管理存在着一些问题，具体表现在：电算化会计档案收集不完整;电算化相应的制度没有建立;在管理过程中还存在着一些安全隐患，软硬件支持不够。机关单位的电算化会计档案管理工作，是一个系统的管理工程，需要机关单位的领导层进行持续不断的管理优化，特别是在高质量管理方法层出不穷的当下。机关单位领导层在进行档案管理优化时，应针对会计档案的完整性问题、管理制度的建设问题、档案管理的软硬件问题，进行优化和更新。因此，本文从电算化会计档案管理存在的问题以及相应的具体措施等两个方面进行分析，如何提高电算化会计档案管理，为广大会计档案管理人员提供参考资料。

关键词：电算化;会计：档案管理;解决对策

机关单位进行电算化会计档案管理，是未来会计档案管理的必然趋势，也是机关为实现会计档案长效管理的重要一步。电算会计信息管理相较于传统会计信息管理体系，具有管理目标明确，会计信息统计方便的特点，利用电算会计信息管理方法，一方面可利于政府机关单位实现会计信息数据的自动化管理，另一方面对机关单位的会计数据信息的保护也可起到关键作用。

一、目前机关单位进行电算化会计档案管理所面临的问题

（一）电算化会计档案数据收集方法不高效

在机关单位电算化会计档案管理中，经常会出现收集不完整的情况，这是由于机关单位只是利用电子计算机储存会计报表、会计凭证等简单的目录信息，而没有储存详细账目，这种报表和凭证多以表格和文档的形成储存在计算机中，当计算机系统进行升级时，这些基础软件信息容易出现改变或者错误，电算化会计档案信息失去作用。目前，电子信息技术领域没有专业的电算化会计档案，也是影响电算化会计档案收集不完整的因素。

（二）机关单位电算化管理制度不完善

优化管理方法，明确管理步骤，这是当前时代机关单位应进行的电算化会计档案管理优化的大方向。然而，目前机关单位进行电算化会计档案数据管理时，只是简单将传统的手工计算改变成为机械计算，虽然能够减少人工成本，提高会计计算的精准性和高效性，但在总体的工作制度中却没有太大改变，而电算化会计档案管理与传统手工计算方式在管理工序、档案收集、保管的工作有所不同，采用原有的管理制度会导致人员分配出现问题，管理工作不全面，档案管理的缺乏基础的准确性。

（三）电算化会计档案存在安全隐患

现代电算化会计档案管理是依据电子计算机为基础操作和储存设备，拥有较高的信息技术人员能够通过修改程序的方式，解锁计算硬盘，从而对这些会计档案进行修改，读取等违法行为。而传统的会计管理人员对计算机防范意识较差，能力不足，对计算机存储的会计档案发生改变不容易察觉。黑客攻击和病毒入侵也是造成电算化会计档案管理信息丢失因素之一。

（四）电算化会计档案管理缺少高素质人才

机关单位实施会计电算化的管理方法，其关键是通过高素质人才进行会计档案数据的统计和分析。正因如此，利用会计电算化的管理方法进行工作时，对在岗人员的要求也越来越多，对管理人员要求具备的知识涉及财会、档案、计算机使用、系统安全与维护等方面。目前很多在岗人员仍停留在老式会计档案管理的工作思维中，急需进行培训改善。此外，许多单位对于主管业务的人才引进较为重视，但对于会计档案管理的人才引進往往忽视，认为一般的财会人员能够应付会计档案管理工作，这与会计电算化下对管理人员综合素质要求的提升是相矛盾的，应当及时予以纠正。

二、机关单位对电算化会计数据档案管理的具体优化方向

（一）加强管理人员的会计电算化档案管理水平

管理人员的会计电算化技术水平，是影响电算化会计档案数据收集准确性和数据分析有效性的关键因素，一个高素质的数据管理人员可促进政府机关单位的整体发展。首先，机关单位招聘先进的电算化会计档案管理人才，具有系统会计计算知识水平，同时也要具有一定的电子信息技术基础，具有极强的学习能力，以应届往届计算机会计专业大学生为首要招聘对象。其次，加强对老员工的培训工作，增加会计人员的电子计算机水平，掌握先进的电算化会计档案管理技术，使技术较为落后的在岗员工可通过电算化会计数据档案工作培训，改善工作方法，进而提高电算化会计档案管理的效率，增强机关单位会计部门的职能。

（二）确保电算化会计档案管理的完整性

确保机关单位电算化会计档案管理完整性，要做到以下几点：第一，在岗员工应充分了解电算化会计档案管理工作步骤，对计算机数据信息的计算、计算机录入、信息归档、信息销毁等会计岗位人员进行职能培训，确保人员能够明确自身岗位的重要性，从而认真负责，提高电算化会计档案管理工作效率;第二、做好档案储存工作，定期对计算硬盘进行备份，防止储存的信息丢性，同时对电子计算进行加密处理，采用流动密码形式增加存储用计算机的安全性，及时发现计算机的异常情况，如果发现异常上报给管理人员;第三，实行电算化会计档案统一管理原则，对会计计算情况、资产信息、关机单位费用支出进行统一管理工作，方便会计人员对机关单位的财务信息进行核算，有效提高机关单位会计工作的效率。

（三）机关单位需进行电算化会计档案管理制度的优化

机关单位进行电算化会计档案管理制度的优化，需对会计档案管理部门的日常工作进行科学的安排，并建立详细的管理制度，如会计管理中的归档工作中制定归档制度，档案保管工作中保管制度，财务支出的工作中制定通过在管理模式中引入对会计档案管的审批，可有效提高会计档案的管理效率。同时，档案管理人员还需对每日的数据进行备份，以保障机关单位数据的完整性。其次，会计工作人员要按照正规流程，及时对会计报表，账目管理登记、封存、收档等方式处理，方便机关单位财务审计部门对财务数据进行二次审核，以便确保财务管理数据的安全和准确，进而从财务数据的审核层面提升整体工作效率。同时，对于重要财务交易信息要做好纸质记录和计算机记录，防止丢失。

（四）提高会计档案管理人员的认知

大多数机关单位档案管理人员对电算化的转变认知不足， 之所以出现这样的认知问题，关键在于部分管理人员并没有摆脱传统的工作思维模式，对于自身的工作方法以及电算化档案管理工作的重视程度不高，进而导致管理人员的工作效率降低，不利档案管理的电算化发展。由此可见，需要提高会计档案管理人员的认知，在日常工作为档案管理人员展示新型工作方法的管理优势，可使管理人员充分意识到新型工作方法所带来的效率提升，主动进行电算化的学习和建设中，从而主动提高自身的电子信息水平，增强电算化档案管理能力，促进机关单位的电算化管理进程。

（五）加大电算化会计档案管理的投入力度

政府机关单位需要在日常工作中，需要加大电算化会计档案管理的投入力度。主要有以下几个方面：第一， 畅通的网络平台，扩展会计档案的办公场地，为机关单位的电算化管理进行，提供完善的硬件设施保障。第二，软件设施的投入。电算化会计档案管理，是机关单位重要的财务工作之一，需要保障其管理的安全性，因此，在机关单位的会计档案管理计算机中，安装防护程度较高的网络安全软件以及安全性能较好的网络计算机系统，能够有效保障计算机在使用的过程出现网络安全问题。

三、结束语

机关单位进行电算化会计档案管理，是未来会计档案管理的必然趋势，也是机关为实现会计档案长效管理的重要一步。优化管理方法，明确管理步骤，这是当前机关单位应进行的电算化会计档案管理优化的大方向。因此，机关单位在进行电算化会计档案数据管理时，应对在岗人员的要求逐步增多，管理人员的会计电算化技术水平，是影响电算化会计档案数据收集准确性和数据分析有效性的关键因素，一个高素质的数据管理人员可有效促进政府机关单位的整体发展。

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