试论如何加强医院人事档案管理促进医院人才库的建立

张慧珍

摘 要：我国医疗行业迅猛发展的历史背景下，医院人事建设也在不断推进，医院人事档案管理及信息价值的实现能够为医院人才库的建立提供助力，为医院人力资源管理与利用效率优化提供帮助。本文分析了人事档案在医院人才管理工作中的作用，进而就人事档案管理工作的主要问题进行了探讨，并提出了强化医院人事档案管理的一些建议，以帮助同仁开展医院人才库的建立与优化工作。

关键词： 医院;人事档案管理;人才库

人才是当前医疗行业发展的重要资源，尤其是当前我国医疗系统改革后，高端医疗人才紧缺。在医院人才管理工作中积极进行人才库建设能够为人才的培养与调用、考评管理等提供有效信息，进而为医院医疗活动的开展提供保障。而在医院人才库的构建工作中，最为基础的工作之一就是优化人事档案管理效果。

一、人事档案在医院人力管理中的作用

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它主要记录一个人的身份、求学、工作经历以及在学习和工作中取得的成绩等方面内容。在医疗事业单位，个人人事档案对于医院内部人力资源管理起着重要的作用，对于医院内部各岗位的调配以及对外招聘医务工作人员等工作的开展也有着较大影响。医院人事部门只有依据详实可靠的人事档案，才能做出重要的且可行的调配方案，使得医院各个岗位上的人才都能充分发挥自己的优势特长，从而达到提高医院综合水平的目的。

医院职工职称的评聘依据。相比较其他单位，医院在专业背景上的要求更为严格一些，尤其是在进行专业技术职称的申报方面，要对职工的工龄、学历、年度考核以及学术研究方面的成果等方面进行考证。这就需要医院人事档案提供详实的证据，只有在对评聘人员的各方面有充分了解的前提下，才能开展职称评聘工作。

薪资待遇的调整依据。医院医务人员的薪酬待遇是对其生活以及学术研究的物质保障，对于医院人才的巩固是极为重要的因素。医院人事档案反映着员工在学历、工作履历、职称等诸多方面的详细信息，是调整薪资待遇的重要依据。以人事档案中的相关信息作为调整薪资的证据，做到公正、公平，更能提高各岗位人员的积极性，从而更好地为患者提供各项医疗服务。

二、医院人事档案管理存在的问题

人事档案管理方式落后，逐渐不适应现代的人事管理形势。在长期的计划经济的背景下，和其他行业机构一样，医院一度依靠政府来经营管理，因此对于很多管理制度都缺乏针对性，一刀切的管理经验至今影响着不少医院的管理制度，不少医院的管理特征仍然有着明显的政府机关档案管理痕迹。人事档案管理部门存在却没有履行相应的工作内容和职责，人事工作人员的主要工作是收集与保管，并没有将人事档案的真正功能反映出来，医院很少采用人事档案甚至不用，医院领导层对于人事档案的功能意义没有清晰的概念，而且在维护人事档案的时候没有时效性，不会记录岗位人员的职业变化和成绩。因此在进行选拔考评的时候，即使拿出人事档案也没有意义，毕竟人事档案只反映了部分员工的久远的履历，无法作為选拔干部的主要依据，因此最后人才晋升还是依靠医院领导的个人判断和决定。

对档案管理工作不重视，当前的时代是信息化的时代，对于档案这种记录性极强的人事资料，信息化天然地有着存储分类的档案基因。医院行业也是最早进行信息化建设的单位，但是信息化仅仅限于就诊系统，并没有覆盖到医院的人事系统，甚至有部分医院至今仍然在使用纸质档案，纸质档案最大的问题是容易在长年累月的保管过程中出现缺失，破损等情况。最重要的问题是纸质档案增加内容十分麻烦，需要在庞大的纸质系统中寻找目标档案，增加内容，进行分类相比较计算机信息化管理都是效率极其低下的。

医院人事档案相关管理人员专业素质较低。因大多数医院不注重人事档案管理工作，所以对于档案管理工作的人员要求也不高，不少的档案管理人员没有与档案管理相关的专业知识，通常是从其他的部门转移调配来进行档案管理工作的，因此对于档案管理没有专业性，甚至有些人水平较低。遗漏和错误在这些人员的日常档案管理工作中比比皆是，甚至有些档案提交上来了，却没有进行及时的建档分类工作。不少人至今仍然没有转变思维，仍然停留在传统的计划经济思维，认为档案管理部门没有什么业绩要求或者竞争，是个工作内容不多的职位，努力与否并不会影响收入。因此造成了不少档案只是做到了记录个人基本信息，而对于某些需要对个人能力，专业水平的记录却几乎是空白的，在日后需要个人人事档案时，往往没有任何档案价值。

三、加强人事档案管理，建立医院人才数据库

加强完善医院人事档案管理制度，人事档案作为医院人力资源管理的主要组成部分，应从根本上得到重视。医院管理层应该重新评估人事档案制度的重要性，并提供相应的资源扶持，建立相关的规章制度。从对档案部门的员工组成开始，引入末位淘汰制度，通过社会招聘筛选一批具备专业档案知识的或者有丰富档案管理经验的人力资源人才进入档案管理部门。与此同时，要对在岗的工作人员进行长期的培训，还要让相关档案人员进入其他医院进行交流学习，通过扩大档案工作人员的视野来促进日常档案管理工作的提高，并逐渐具备一定的创新能力，结合医院自身的特点，对人力资源工作进行优化完善，不断地提高档案管理工作人员的专业知识水平以及政治素养。

创新人事档案管理模式。随着科技的日新月异，人力资源管理中的档案工作早就脱离了纸质文件的时代，各类专业的人事档案软件工具层出不穷，不仅让人事档案的管理效率大大提高，而且能够通过档案中记录的数据进行分析，以便用人单位和部门能通过这些数据快速地寻找到对应的人才。信息化数字人事档案的优点是录入内容方便快捷，在初期建立好分类后，档案便能自动归类，每一个档案都具备多种查找方式，另外数字档案能够快速地进行备份，不容易损坏丢失。综合以上，医院系统应尽快建立医院内部的人才数据库，并结合网络优势，将档案与医院的其它部门进行整合，共享人事信息，优化完善医院的人事档案使用途径。举例来说，某医院的某岗位员工需要办理户口或进行公信信息采集，政审，职称申报等相关流程时，不需要象以往需要去各个部门索取，只需要通过医院的人事管理系统便能查询到相关信息，大大提高了工作效率。

提高医院人事档案利用率，医院人事档案是医院人力资源的主要资源，起着将医院内部人才信息的采集，管理，分类功能，要为医院的日常人力资源管理工作提供数据支持。所以，医院要对人事档案管理系统加强重视，对于医院内部的人才选拔和培养提供便捷高效的数据基础。同时要对医院的人才档案数据进行科学的分析，以此来判断医院当前的人力资源状况是否符合医院的改革发展需求。否则，医院应根据当前的人事档案系统中分析出的人力资源现状进行改革，制定出相应的人才计划和人力资源规划，为医院的人事资源能够满足医院的日常运营做好前提准备。另外，要依据人事档案相关信息，通过长期的观察和分析，制定符合医院自身特点的人才培养计划，以此来提升医院内部员工的业务水平和综合素质。

建立人事档案管理机制，要对人事档案的管理制度进行重新的改革，对于规范性，专业性等人才管理的专业度要进行不断地提高，结合信息化以及网络化等现代的以计算机等终端的网络管理平台来完善人事档案管理机制。一般来说，人事档案的建立流程为信息的采集整理和分类工作。信息的采集是一切人事档案的管理基础，在进行信息采集时，要最大程度的做到真实，全面的反映档案记录人员的资料信息。档案管理人员应针对以上的三个流程，分配岗位，并制定相关的岗位责任划分，将专业型和经验型的人事档案管理人员分配到适合他们的岗位中，高效，准确地完成人事档案的建立管理工作。

四、结束语

随着我国医疗系统的不断进步，医院内部的人事管理已经取得了长足的进步。但因为人力资源管理，特别是人事档案管理并不是一个直接创造利益的部门，因此多年以来人事档案部门并没有得到应有的重视。因此在未来的医疗系统改革中，加强人事档案管理是医院的人力资源管理的重要工作内容。

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