探索机关事业单位档案管理中的电子档案管理

摘要：机关事业单位档案管理涉及到人事档案管理、工作资料管理以及各种重要文件管理，这项工作长期以来对机关各项业务开展至关重要。如今，我国已经全面进去大数据时代，依托于大数据技术也创新性的研究出各种应用，机关事业单位文书档案采用信息化的管理方式是大势所趋。随着机关事业单位业务量逐渐增加，传统档案管理已经不再适用于当代的快节奏生活和高效率工作。鉴于此，急需对电子档案管理技术进行深入研究，探索机关事业单位档案管理的新模式和新方法。

关键词：机关事业单位;电子档案;管理

机关事业单位档案管理的电子化变革能够显著提升办公效率，提升电子档案数据的存储量，同时也能提高档案管理的安全性。传统的档案管理主要是由详细的登统计和大量档案文件的实体保管形式开展，工作量非常大，并且容易出现登统计漏洞。电子档案管理方式相比于传统档案管理方式相比有诸多优势，电子档案因其技术优势可以简单的实现保存、修改、查询和传输功能，这不仅为档案管理提供更多的选择性和功能性，还能够节省大量的管理成本，是未来档案管理的主要发展方向。

一、传统档案管理的弊端

机关事业单位各类档案是开展日常工作的基本依据，传统档案管理方式在长久以来暴露出较多问题，进行档案管理的电子化改革迫在眉睫。以往进行档案管理通常以纸质材料为文字记录载体，这就需要机关事业单位分配部分人员开展档案工作，不仅占用人力资源，又没有有效的方法提高传统档案管理工作效率。

以机关事业单位档案查阅流程为例，在进行档案调取查阅时首先要填写查阅单，需要各负责单位审批后方可进行查阅，经过上述流程档案的查阅已经不具备时效性。传统档案管理以纸质文件为主要载体，长期保存纸质文件的难度较大，加之纸张在多次翻阅后会出现破损，不容易修复，部分重要的信息会因纸张破损而丢失。从传统档案的留存条件考虑，保密程度高、湿度小的档案室条件不易满足，这就导致基层单位在开展传统档案管理工作时暴露出较多矛盾问题。

二、电子档案管理的优势

1.提高档案查阅效率

机关事业单位采用电子档案方式进行档案管理工作能够显著提升工作效率，与传统档案查询形成了鲜明的反差。机关事业单位在进行传统档案查询时首先要准确掌握档案的年月日期，按照具体的时间段进行查找，如果提供的查阅信息有误，不仅会浪费大量的查阅时间，而且会做大量的无用工作，查阅档案的准确率无法保证。电子档案可以提供精确查找和模糊查找功能，查找方式非常人性化，还可以搜索关键词以便于快速定位电子文档，这种技术上的更新换代使高效率的档案管理工作开展成为可能。

2.提高信息存储能力

机关事业单位传统文书档案的传阅、转发多数以复印为主，而无纸化办公系统的成功应用彻底改变了档案管理的局面。纸质版档案上的文字内容占用硬盘空间非常小，普通的计算机硬盘就可以满足成千上万份档案的存储需求，并且电子档案的存储介质体积也非常小，这样就节省了档案的大部分存储空间。传统档案由于篇幅限制，不能对大量信息进行录入，而大容量的电子存储可以满足资料录入电子资料库。电子档案还有一个优势是便于复制，可以通过简单的操作复制大量电子档案资料，相比之下纸质文档的复印、扫描复制流程复杂，工作量大。采用电子档案管理还可以对电子档案进行备份，防止计算机硬盘损坏丢失重要资料。

三、电子信息化档案管理的主要问题及防范措施

1.主要問题

传输安全不易保证。机关事业单位的档案资料都非常重要，但互联网传输的开放性特点使电子档案的保密工作不易开展，通过便携式存储设备也能快速窃取大量电子档案信息，给电子档案的传输安全埋下了巨大隐患。

档案真实性不易鉴别。由于传统的纸质档案文件需要各级部门审批方可入档，相比之下这种档案的留存方式真实合法比较容易鉴别。但电子档案可以通过简单的操作进行修改与复制，这就导致电子档案中的信息很容易被篡改，对其真实性鉴别难度也较大。

病毒危害档案安全。网络黑客和不法分子会不择手段攻破电子文档管理网络，窃取重要的档案资料。电子档案优势也有弊端，一旦档案资料被窃取或篡改会造成无法挽回的后果，严重威胁机关事业单位档案安全。

2.电子档案管理建设措施

思想是行动的先导。要对电子档案管理人员进行经常性的思想教育，使机关事业单位办事人员提高保密意识，并定期组织业务学习和技能培训，全面提升办事人员的各种底线意识和业务水平，确保档案管理安全可靠。

电子档案管理工作一定要以规范化的标准开展，要建立健全的管理制度，设置两层密码以防止非管理员用户轻易进入档案管理系统随意调用或更改档案信息。定期检查杀毒软件的版本，确保杀毒软件病毒库处于最新版本状态。

加强纸质档案配套管理。如今，电子档案管理与无纸化办公实质上还处于起步阶段，各种技术和管理制度仍然不完善，尚不能用电子档案完全替代纸质档案的功能。鉴于此，还要继续加强纸质档案的配套管理，其安全性受多种条件制约，目前还不能以电子档案完全取代纸质档案，因此要加强纸质档案的配套管理，为电子档案实现全面应用的过渡期建立最后的防线。

四、结语

电子档案管理时我国信息化建设的一个重要组成部分，我国电子档案管理事业也在蓬勃发展，这对于提高机关事业单位的办公效率提升具有重要的意义。但实际上各事业单位电子档案工作建设有快有慢，有些单位电子档案管理建设已经达到比较高的水平，有些单位还没有开始电子档案管理建设，导致各单位之间电子档案共享不畅通，档案管理沟通水平无法得到实质性提升。在这种情况下，机关事业单位一定要针对本单位档案管理特点有针对性的进行电子档案建设，为档案管理事业作出贡献。

参考文献

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[2]齐艳梅，钱桂灵，汪玥.大数据时代党校档案管理的几点思考[J].兰台内外，2020（36）：30-31.

[3]侯瀛波.浅谈新时代基层单位档案管理工作的基本要求[J].兰台内外，2020（36）：43-44.

作者简介：

高军（1969.11--）;性别：男，民族：汉，籍贯：山东省海阳人，学历：本科;现有职称：中小学一级教师;研究方向：档案管理。

（山东省海阳市综治中心 山东 海阳 265100）