办公室文书档案收集与管理途径探究

孙广凯

摘要：办公室文书档案收集与管理是企事业单位基础管理工作，是日常管理工作的重要组成部分，对企事业单位稳定发展有着重要影响作用。近年来，信息化发展背景下，办公室文书档案工作也发生了翻天覆地变化，文章就结合当下办公室文书档案收集与管理实际，分析当前办公室文书档案收集与管理工作中存在的不足，进而针对性提出如何加强档案收集与管理工作，全面提升工作效率与质量。

关键词：办公室;文书档案;收集;管理

办公室文书档案属于档案管理工作的一部分，记载了各企事业单位发展历程，进而为企事业单位发展提供借鉴作用，为单位稳定发展与科学决策提供参考作用。收集与归档工作属于服务型工作，需要相关工作人员具备专业知识与丰富经验，较高的管理意识，确保文书档案完整、真实、及时。各单位、企业应该结合自身实际，充分开发与利用文书档案资源，为企业更好发展打好基础。

一、当前办公室文书档案收集与管理存在的不足

（一）办公室文书档案收集完整性不够

办公室文书档案收集是最基础的工作，但由于各单位、企业的文书内容来源途径多、文书形式多样、涉及部门与人员较多，导致收集记录并不齐全，完整性不够，这也是文书档案收集存在的主要问题。一方面，接收、使用相关文书资料的人员未及时提交，或并不配合，导致收集工作难度大、收集不完整;另一方面，文书档案收集与管理人员自身未及时向相关部门人员收集档案资料，导致时间一长遗漏收集部分资料。

（二）办公室文书档案收集力度不足

在企事业单位发展与运营过程中，会形成、接收多种文书档案，但由于资料处理人员以及文书档案管理人员意识不强，导致很多文书档案破损、缺失、遗弃现象，这也是收集力度不够的重要体现。我们常见的收集力度不足主要表现在：企业缺乏完善的收集管理制度，文书档案使用、管理人员的收集工作不规范、随意混乱、不及时收集归档，缺乏相关监督管理机制;文书档案收集缺乏科学性，收集与归档未考虑按照时间、部门等合理收集、分类，连续性较差;文书档案可靠性较差，资料没有进行可靠性分类，很难为企事业单位发展提供参考借鉴作用;侧重于纸质档案收集、归纳，缺乏电子档案备份、收集、归纳意识等。

（三）办公室文书档案工作人员管理意识薄弱

专业的管理知识、较高的管理意识以及工作责任心管理是办公室文書档案工作人员必须具备的岗位技能，但很多企事业单位并不重视文书档案工作岗位管理，甚至有些单位缺乏专职的文书档案管理人员。由于对岗位人员管理的不重视，导致相关工作人员工作积极性不高，专业性较低，管理意识薄弱，缺乏文档备份意识，最终间接影响了文书档案质量。有些企事业单位因为缺乏专业知识人员，导致文书管理工作杂乱无章、收集混乱、难以查阅、缺乏及时性、完整性。

二、提升办公室文书档案收集与管理工作路径分析

（一）领导层重视文档收集与管理工作

作为企事业单位领导层应该深刻认识办公室文书档案重要性，加强相关岗位管理，在日常管理工作中明确阶段性文书档案管理目标，充分发挥监督管理作用，从而确保每阶段的文书档案管理工作有效落实。尤其是有些企业过去文书档案管理工作混乱、不及时，领导层应该首先从历史文书档案追踪管理入手，尽可能多收集齐全文书档案，并同步做好每阶段收集与归纳工作。

（二）构建完善的文档收集、管理制度

为了确保文书档案管理工作有章可循，单位应该制定健全的文书档案收集与管理制度，当中需要明确各人、各部门以及文书档案管理人员职责与处理时效，明确归档时间、范围、职责部门、责任人以及保管期限;根据自身实际运营情况，根据文书档案类型，明确归档、收集途径、形式;明确文书档案收集、归档使用、借用规范，集中统一规范管理，确保文书档案齐全、及时、合理分类、连续有效;将文书档案收集与管理纳入各部门考核计划，激发相关人员工作积极性;强调文档备份制度，考虑文档面临的失效风险，具备风险意识，进而合理做好备份计划等。

（三）提高档案管理人员专业性与职业道德

企事业单位应该结合自身单位的文书档案管理工作量，合理配备专业的档案管理人员，重视档案管理岗位。首先，提高岗位工作人员准入制度，要求必须具备扎实的文书档案管理知识与经验，不得采用兼职人员，从而确保管理工作的连续性、一致性;其次，结合档案管理工作量，合理分配管理工作人员，只有足量的工作人员才能确保文书档案收集与归档管理及时、完整、有效;细化工作内容，结合管理制度落实个人职责，确保工作落实到位;注重培训与提升文书档案管理人员，定期参加管理技能以及职业道德培训，不断提升人员综合素质，为更加有效落实、展开文书档案管理工作打好基础。

（四）结合信息化背景，提升文书档案管理效率

传统的文书档案以纸质为主，在收集、归纳等方面工作量较大。近年来，信息化背景下，各企事业单位的文书档案也朝着电子化方向发展，电子档案的产生一方面提高了文书档案传输、归档效率，收集与归纳更及时，另一方面节约了空间，无需要大量的文书档案柜来承载，对环境保护等都有着积极影响。因此，在日常文书档案管理过程中，工作人员应该顺应时代发展，尽可能多采用电子档案，对于不可避免的纸质档案也应该做好电子备份，确保电子文档库完整性。电子档案的应用也是规避风险的重要措施，纸质档案长期存放会存在很多风险，油墨淡化、水灾、火灾、纸张损坏等，电子档则通过多方面备份可以有效规避档案破损、缺失风险。且对于领导层以及各部门调用而言，电子档更加方便、快捷。

结束语

办公室文书档案管理工作是各企事业单位的基础工作之一，对企业发展与领导决策都有着关键影响。领导层应该重视起办公室文书档案管理工作，构建完善的文书档案管理制度，强化相关岗位管理与培训工作，做到与时俱进，具备风险意识，重视电子文档管理与使用，从而促进文书档案收集与管理及时、有效，为企业发展打好基础。

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（中国共产党郓城县纪律检查委员会 山东 菏泽 274700）