数字化背景下干部人事档案管理思考与探析

刘亚伟

摘要：随着我国经济的高速发展，我国各行各业也呈现出良好的发展趋势。数字化干部人事档案管理传是统档案管理与互联网技术融合发展的必然结果。数字化管理对档案管理具有非常重要的现实意义。为进一步推动干部人事档案的数字化管理，本文从基本概念出发，在深入剖析数字化管理现实意义和现状的基础上，对改进对策进行了深入思考，读来令人受益。

关键词：数字化;干部人事档案;管理思考

引言

干部人事档案是干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇、组织关系、职务、职称晋升等方面的真实再现，是历史、全面地考察了解干部综合素质的重要依据。所以，干部人事档案从客观上反映了一个单位的管理水平，在干部工作中起着十分重要的作用。但是，随着社会的不断发展和人事制度的改革，干部人事档案的管理出现了一些普遍性问题。

1数字化干部人事档案管理的基本概念与内涵

1.1干部人事档案

干部人事档案是在干部管理过程中形成的文字材料，是干部个人成长经历、能力、品德和才能的真实记录。从内容上来讲，干部人事档案一般包括下面几项内容：一是有关个人经历、家庭情况、工作变动、思想品德和业务能力方面的文字记录;二是有关学历和专业技术职称方面的文字记录;三是政审方面的材料;四是参加党、团活动方面的记录;五是奖励、处分方面的材料;六是有关录用、任免、聘用、工资、出国、专业退伍、调动、离退休、退职等方面的记录。

1.3数字化干部人事档案管理

数字化干部人事档案是指传统纸质档案的数字化、电子化，是电子版的干部人事档案。数字化干部人事檔案管理则由干部人事档案库、数字资料库和检索查阅三个部分组成。干部人事档案库，是干部人事档案的数字化，将干部的基本情况、学习培训以及调动信息等内容分类建库，以便更好地查阅和统计。数字资料库，则是对干部的身份信息、文凭、证件以及各类活动的音频、视频资料与干部对应建库，以便对干部进行全方位的有效管理。查阅系统，也即查阅干部电子档案的平台，是数字化干部人事档案管理的核心，远程查档、阅档是其关键的功能。

2干部人事档案数字化管理问题

2.1缺乏规范的数字化管理机制

确保原始档案信息录入准确无误，是实现干部人事档案管理价值的前提。数字化模式的导入，可以进一步提高信息录入的精准性，更为有效地协助相关部门开展各类工作。目前，仍有相当一部分干部档案管理部门尚未完全建立起规范的数字化管理机制。尤其是在对频繁调动的相关人员进行大量信息的录入时，很容易出现错记、漏记等情况。又因为急于完成任务，不少单位的干部人事档案管理人员倾向于减少核对环节，未经比对就最终确认，这无疑很难保障档案信息的高准确率。

2.2理人员的素质不高

因为干部人事档案工作的数字化管理需要复合型人才，工作人员既需要了解档案管理的流程以及办理，又需要具备熟练操作计算机的技能，因此，给进行实际的数字化管理过程中带来一定的阻碍。目前，进行档案管理的工作人员通常没有接受过系统的计算机知识的培训，因此，其计算机水平相对较低，这给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。目前，干部人事档案管理的工作人员需要有一个数字化技术、网络技术的提升，提高其素质，但是由于种种原因，要想普遍提高工作人员的素质，需要一个较长的过程。

2.3档案资源整合利用度不足

在我国的干部人事档案管理中，档案资源的整合、开发与利用的程度明显不足，在原有的档案资源整合、开发和利用过程中，相对封闭和被动，不利于充分发挥出干部人事档案的价值，对档案资源的整合度不足成为了制约档案利用的瓶颈。为此，要全面深化对档案资源的有效整合、深度挖掘，更好地为干部人事档案管理的数字化建设服务。

3数字化背景下干部人事档案管理工作的策略

3.1完善规章制度体系建设

建立和健全各种规章制度，是干部人事档案工作依法依规管理的基础。制定统一的兼具全面性和科学性的干部人事档案数字化管理工作规章制度，充分考虑到人事档案工作的特点及数字化管理的需要，结合实践经验，制定档案数字化流程规范说明，编制业务指导手册，进一步明确职责分工，规范工作规程与操作流程。多措并举，优化管理流程，维持工作秩序，确保工作有章可循、有质可查、有据可依，进一步推进干部人事档案数字化管理逐步走向成熟化、精细化、智能化，促使档案数字化更好地发挥积极作用。

3.2加强人才队伍建设，提升档案服务意识

档案管理人员是实施干部人事档案数字化管理的主力军，其责任意识和业务能力决定了档案数字化管理水平及资源开发利用情况，因此要加强档案管理人员的服务理念，提升其档案资源开发利用能力，提供更优质高效的档案管理工作。专业人才是做好工作的关键，不论是过去的传统纸质干部人事档案管理，还是档案数字化管理工作，都离不开业务能力强、整体素质高的管理人员。为促使档案管理人员在这个关键的工作岗位上发挥作用，档案管理单位要培养选拔具备严格的组织纪律性、良好职业道德的人才，并通过培训不断提升其自身政治素养和综合素质，不断适应档案数字化管理发展的需要。同时，档案管理者还要积极适应信息化发展趋势，熟练掌握运用干部人事档案管理信息系统软件，积极参加专业培训，学习高效且科学的作业技能，积极适应新形式、新技术、新模式的要求，为干部人事档案数字化发展提供有力的人才保障。

3.3实现对档案资源的深度开发

为了充分发挥干部人事档案的价值，要充分挖掘和深度开发档案资源，实现对不同层次人员的动态统计、分析和预测，如：专家队伍、中层干部、离退休人员等，并根据不同的人员设置不同的档案查阅权限，在确保档案信息安全的前提下，提升档案信息的利用率，为档案信息需求者提供准确、完整、快速的档案查阅利用服务。

结语

总之，数字化干部人事档案管理建设是对传统纸质干部人事档案管理工作的一次创新，能够切实提高档案的利用效率，真正有效地发挥好档案材料的凭证、依据和参考作用，能够提高干部人事档案管理工作的效率和水平、促进干部人事档案管理更加制度化和规范化。数字化干部人事档案管理，也是一项综合性强、具有创新意义的系统工程，对提高干部队伍素质，增强组织人事部门创新能力，更好地服务于人才人事工作，也有积极的促进作用。

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（山东省菏泽市定陶区委机构编制委员会办公室 山东 菏泽 274100）