当代县级档案管理的体制机制现状及优化研究

摘要：随着2019年初我国县级事业单位与县级行政部门的系列机构改革的完成，作为县级管理体系中的重要组成部分，县级档案管理部门职能划分开始引起了各层领导的广泛重视。特别是在县级档案管理工作的进一步发展与变化情况下，县级档案管理工作运行的机制、体制改革面临新的机遇与挑战，同时也暴露出了一些新问题。对此，县级档案管理工作人员需要把握住发展机遇，同时对档案管理进行相应的创新和探索，有效解决出现的新问题，并进一步加强县级部门档案管理工作。故此，下面将重点围绕县级档案管理工作的水平现状与存在的问题进行分析，而后提出了相应的优化建设对策。

关键词：县级部门  档案管理  管理体制  优化建设

Abstract： With the completion of a series of institutional reforms of county-level public institutions and county-level administrative departments in China at the beginning of 2019， the functional division of county-level archives management departments has attracted extensive attention from leaders at all levels. Especially with the further development and changes of county-level archives management， the operation mechanism and system reform of county-level archives management are facing new opportunities and challenges， but also exposed some new problems. In this regard， the county-level archives management staff need to grasp the development opportunities， innovate and explore the archives management， effectively solve the new problems， and further strengthen the archives management of county-level departments. Therefore， the following will focus on the analysis of the current level and existing problems of county-level archives management， and then put forward the corresponding optimization construction countermeasures.

Key Words： County-level departments; Records management; Management System; Optimization and construction

縣级部门档案信息中有诸多可靠性与参考性强的内容，这些内容对有关部门建设、日常管理、县级单位文化宣传方面都具有重要参考作用。同时，县级部门对档案管理进行创新优化，可以有效提高档案管理质量，让档案管理更加严谨与规范。所以，县级部门有必要从根本上加强重视档案管理工作，并基于此促进档案管理现代化建设，全力提高档案管理工作质量。

1县级档案管理现状

1.1县级档案局馆机构健全，人员数量基本满足业务要求

各级档案组织基本建立，特别是县级及以下基层档案组织，如县直各单位与各乡镇街道都有档案室，至少有一名档案管理人员;档案局与馆的权利清单、责任清单，人员身份清单已经划分清楚;通过建国后的不断完善机构运转正常，作用正常发挥[1]。但是也存在上级垂直单位和企业档案管理不重视，对其执法管理困难问题。

1.2县级档案库房面积和硬件设施初具规模

档案事业发展基金每年都列入财政预算，投入体制机制得到保障，并得到基本项目下的保障。通过多年的积累各地档案馆库房都得到建设，并不断增加设施设备，扩大库房面积，提高档案保管水平，各地基本完成了数字化档案馆建设。但是有的地方因经济发展状况和地方财政收入少的原因，档案馆建设还是停留在多年前的水平，与经济发展水平和人民群众的要求不相适应。

1.3县级档案资料收集与利用初步显现社会效益

县级档案局（馆）通过对建国后档案资料的收集、整理、编研、利用，档案资料规模效益得到发挥，全面的历史档案资料积淀凸显厚积薄发。查阅档案资料被社会认可，知名度和美誉度不断提升。但也有个别县直单位缺少独立的综合档案室，办公室、借阅室及档案室三室合一，同时保管设施陈旧，未配置相关标准的档案橱、密集架，“十防”工作没有做到位，办公室人员来往混杂，无法确保档案保管安全。

1.4档案管理制度建立齐全，执行中还要差距

建国后全国人大通过不断立法和修订完善，制订了《档案法》及一大批规章制度，各级政府及职能部门建立了完备的档案技术标准。通过学习国外的先进技术和经验，短短几十年发展就取得巨大成绩[2]。但是在基层实际工作中存在着文件资料收集不全面， 文件档案分类不准确，文件档案保管不安全，文件档案利用率不高的问题。

2县级部门档案管理存在的问题

2.1档案管理理念还需转变

新时期县级部门档案管理工作面临两大难题，首先是传统管理效率低下，以至于许多档案资料并未获得有效保管和充分利用，后期要想查阅也存在一定难度。其次是随着社会经济不断发展，县级单位不断深化改革。许多单位各项工作需要归档与借阅档案资料，因此档案管理始终处于一个不稳定的状态。这是因为档案管理人员对档案管理工作缺乏正确的认知，管理理念比较落后，甚至认为档案管理不过是简单的收集、整理及归档，并没有将深层次的管理理念运用到实际工作中，传统的理念对县级部门档案管理水平造成了直接影响。

2.2缺欠稳定统一的档案管理标准

主要有四方面体现：首先是省市县机构设置和管理职能不统一;在县级档案局与馆职能交叉，多年的实践证明县级档案管理适合局馆合一，一个机构两块牌子，再分就不利于档案工作的开展。其次管理系统不统一。县直各单位所有类型的档案材料都不能归纳到统一系统中，不同系统的档案目录与档案信息内容很难有所关联;三是档案分类不准确，县级部门档案管理方法不够科学，虽然有一些部门制定了综合档案分类标准，然而大多是沿用以往的归档管理方式;最后是县级区域内档案没有统一集中管理，有些单位多年积累的档案资料积压在文件柜和纸箱中。许多县级部门档案管理相对混乱，未能实现统一管理[3]。

2.3档案管理工作人员素质达不到要求

在机构设置和人员管理机制问题上，近40年来机构改革多次分分合合，个别工作人员对档案事业前景迷茫，专业知识不足，缺乏行政执法和信息技术能力。就算是档案馆根据现代化管理标准配备了计算机等先进设备，由于缺少专业操作人员，先进设备也难以充分发挥作用，以至于县级档案管理难以实现现代化发展。此外，除了需要具备一定的计算机操作基础，还需要对档案管理模式进行优化创新，这需要工作人员具有较强的职业能力与素质。

2.4对档案管理的重视程度还应提升

当前，在县级部门管理体系中，因为档案管理工作和其他部门并没有密切关系，往往是等有需要的时候才会被记起，加之有关部门工作人员与档案管理工作人员将更多精力与时间放在经济工作上，档案管理工作并未受到足够重视。最终导致县级部门档案管理工作人员的工作积极性降低，同时对档案管理工作的重视程度也降低了，影响到了县级档案更好地发展。

2.5对档案现代化管理存在认知偏差

因为认知理念上存在偏差，部分县级部门进行档案管理时，并未透彻理解现代化管理的含义，觉得配置先进的设备、做好档案数据录入工作就是对档案进行了现代化管理。但这是种片面化的观念，现代化档案管理并非是达到设备与技术等硬件要求，还需要转变管理理念以及创新管理方法等方面，也就是从建档到销档、从人员到机构、从政治待遇到工资福利全过程都需要实现现代化管理[4]。

3当前县级档案管理优化措施

3.1从根本上改进档案管理体制

档案管理工作质量的好坏，在一定程度上是受档案管理体制健全与否的影响，主要体现为档案局与档案馆的机构设置，职能划分，责任明确，奖惩兑现等，档案管理工作人员的档案资料整理、收集、归档等各项工作是否科学与规范。实践证明县级档案管理局馆合一方式比较合理有效，能保障行政执法和业务指导的顺畅开展。所以，要想从根源上减少出现不良的管理行为，需要对档案管理工作实施科学、严谨的管理体制。

3.2采取科学有效的日常监管机制

对县级部门档案管理工作应该加强监管，对县以下基层加大档案执法检查次数和奖惩力度，以此确保档案管理工作能够有序推进。要重视档案管理工作人员政治待遇和工资福利，在管理岗位职数、级别，高级职称数量，晋升渠道，给予支持关心。切实做好对档案管理人员的日常考核和年度考核评价机制建设，用制度约束人，调动人的工作积极性。落实谁损坏谁负责原则，因工作失误而导致的档案流失与损坏的，要严格查处和必要的惩罚。

3.3加强领导并提高认识

提高领导干部和全社会对档案管理工作重要性认识，使县级部门档案管理工作水平进一步提升。首先，让所有人员都认识到做好档案管理工作不仅是自身职责，更是法律法规的要求，从而真正认识到档案管理的重要性;其次，需要将档案管理工作与单位的组织建设、经济建设及其他各种社会事业放在相同地位，将档案管理工作作为单位建设的组成部分[5]。

3.4加速推进档案现代化管理进程

在县级档案现代化管理工作中，加大互联网、物联网、数字化和大数据等先进技术应用，特别是一些建管较久的档案馆，馆藏卷宗较多、种类复杂、资料陈旧等问题在一定程度上提高了数字化、信息化、编研和利用工作难度与工作量。在进行档案现代化管理过程中，县级档案馆需要充分掌握馆内所有档案的具体情况，依照档案文件的重要程度、不同作用、利用率等标准進行筛选，确定开放利用范围及顺序。

3.5建立一支高素质、专业能力强的档案管理队伍

当前的县级部门档案管理工作中，首先需要对人才引进方面不断加大力度，引入一批高素质、专业技能强的档案管理人才，充实档案管理队伍。其次需要对已有的工作人员加强培训与继续教育，提高他们对现代技术的的掌握应用能力，把他们打造成具有理论知识与实践能力的档案管理队伍。其次要用事业吸引人才，稳住人才，要用优厚政治经济待遇留住档案人才。

3.6实施标准、规范的管理流程与方法

要想提高县级部门档案管理工作水平与效率，应该从档案收集、归档、保管等各个环节出发，制定相配套的工作标准流程。以往的档案管理工作中，因为技术手段与管理方式同日益发展的档案管理要求不相符，这使得许多县级部门档案管理工作出现档案保管期限不准确、相同文件重复保存、保存的档案没有利用价值等问题[6]。为此，需要定期对档案进行整理，从系统中剔除没有利用价值的档案资料。规范化的目录能够保障档案检索的准确率，避免检索过程中出现文不对题的情况，有效节约检索时间，真正提高档案管理工作效率。

4结语

总的来说，县级部门档案管理工作作为县级部门管理体系中一个重要构成部分，构建科学合理的档案管理体制机制，调动档案管理人员的积极性主动性，对于发挥档案资源化作用，促进地方经济社会发展具有重要的意义;而县级部门档案管理体制机制的改革、发展和演变，又为各级机构改革、职能转变、建设开放型服务型政府提供重要参考。档案管理人员应把握机遇，对档案管理模式与技术进行探索和创新，从而强化县级部门档案管理工作。

参考文献

[1]加雪晶.全国档案查询利用服务平台建设存在问题分析与对策研究[D].郑州：郑州大学，2020.

[2]杨芳芳.如何在机构改革中做好自然资源档案管理工作的思考[J].兰台内外，2020（32）：19-21.

[3]时环环.县级档案馆档案管理现代化的问题探究[J].办公室业务，2021（7）：119-120.

[4]谭娜.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].文化创新比较研究，2018，2（31）：131，133.

[5]孔祥新，王惠敏.县级档案管理工作现状及对策研究[J].中国市场，2019（10）：101-102.

[6]冯娅.事业单位档案管理工作的优化路径探讨[J].文化创新比较研究，2019，3（16）：166-167.

作者简介：盛萍（1965-），女，本科，副研究馆员，从事档案管理工作。

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