浅谈纸质档案管理与电子档案管理的融合

张迪

摘要：档案是历史真实的记录，传统档案的记录载體主要是纸质，在科学技术不断发展下，档案保存的方式也从单一的纸质保存，转变成自动化和电子化的保存方式，在形成纸质档案和电子档案的同时管理过程中，将其两种管理模式进行长期的共存。因为纸质档案和电子档案的各自优势，管理方式的不同，还需做好管理利用的工作。本文主要从作者实际工作经验入手，简要的分析纸质档案管理和电子档案管理工作的融合，希望对有关从业人员带来帮助。

关键词：电子档案;纸质档案;管理

前言：电子档案因为自身的便捷性，成为社会发展过程必然的趋势，所以还需按照两种档案优势进行合理使用，使得档案管理的合理、兼容，实现共同的发展。下面就对其进行探讨。

1 电子档案和纸质档案的优缺点分析

1.1 电子档案的优缺点

1.1.1电子档案的优点

电子档案管理越来越受到欢迎，除了顺应时代发展之外，其自身也存在许多优势：第一，电子档案能够利用多媒体的形式，将档案的图片、声音等形象地展现出来，也更方便搜索和查询所需内容。第二，电子档案所需要的空间较小，但却能够存储大量的信息。第三，电子档案可以随时归档。随时归档的好处是可以避免档案的丢失和破坏。

1.1.2电子档案的缺点

电子档案虽然能够存储大量的信息，但是存储信息的载体却存在不稳定性，如果在存放过程中，受到外界环境影响而导致载体损坏，那么档案信息将一并损毁。此外，电子档案的安全性不如纸质档案，如果计算机遭到病毒或者黑客入侵，可能会出现档案信息被修改或者删除，并且很容易消除修改痕迹，档案信息的真实性受到考验。

1.2 纸质档案管理

首先，在纸质档案管理的归档环节，归档规范性和工作人员工作素质也会影响归档工作质量，由于归档范围不明确以及工作人员工作责任感不高，缺少归档意识，使部分单位的档案管理工作不规范，纸质档案不齐全。

其次，在纸质档案保管环节中，工作单位对档案保管工作没有足够的重视，“九防”措施不到位，而且档案保存工作人员缺少必备的管理理念以及专业知识，导致档案管理过程中，很容易出现酸化、虫蛀以及鼠啃等问题，严重影响纸质档案储存质量。

第三，在纸质档案利用环节中也存在一定的问题。档案的目的就是为了进一步开发利用，档案在借阅、复制时，很容易存在损坏的情况，甚至出现窃取、丢失等问题。而纸质档案向数字化转变时，如果档案扫描参数设施不合理，在档案管理中会出现模糊以及漏扫等现象，影响纸质档案的使用，而受损严重的纸质档案很难实现数字化。

2 电子档案与纸质档案的发展方向

电子档案的不稳定性体现在修改以及载体选择上，首先电子档案管理能够方便的实现数据分离，将不同设备上的数据共享到一起。

但是随着恶意攻击的频繁出现，电子档案中数据也很容易遭到攻击，在折弯、挤压等不同外力影响下，纸质档案的储存更加危险。纸质档案如果存在一定的规模的数据，信息就不会被轻易改动，因此档案工作仍然要以纸质文件为重要的工作方式。

从档案利用效果来看，电子档案具有传输方便、传输快捷等问题，可以提高档案管理工作速度，而传统纸质档案管理利用了档案文本，需要使用者前往档案馆寻找并利用，这种检索效率较低，而且面对的工作量较大。与电子档案管理方式相比，电子档案管理的信息稳定性以及存储设备依赖性较高，被入侵计算机后很容易泄露档案秘密。纸质档案的载体为纸，从墨迹上来看，能够轻易分别出新笔迹以及旧笔迹，通过分辨墨迹能够有效识别档案是否被改动过，纸质档案管理的稳定性较强，使档案管理工作中，纸质档案管理无法被替代。

纸质档案管理与电子档案管理各有优势，电子档案管理在利用、检索以及传输等方面具有明显的优势，档案管理工作人员可以更方便的进行操作，保存电子档案并且满足不同使用的需求。而纸质档案最明显的优势就是纸质档案的可靠性。因此电子档案管理与纸质档案管两种档案管理方式互相弥补缺点，形成良性循环系统，推动档案工作开展。

3 加强结合电子档案和纸质档案管理的措施

3.1 转变思想观念

加强电子文件的归档工作，归档工作人员需要转换自己的思想观念，加强宣传，提高电子档案管理的工作质量，为档案管理工作提供良好的工作环境以及基本保障。还需要建立完善的电子档案管理制度。对电子档案管理制度的薄弱环节，需要进一步完善制度，规范电子档案管理各环节操作质量，明确工作人员在每个环节中应尽的职责。

3.2 加强队伍建设

电子技术为档案管理带来新的发展方向的同时，也为档案管理带来新的困难，需要一批专业人才，需要对工作人员进行技能以及素质培训，不断提升档案管理专业知识和相关信息技术，成为档案管理工作的复合型人才。这就需要建立一套完善的方案，开展电子档案的归档工作，保证各方面的工作质量达到标准，而且也要提高自己计算机技术水平，实现现代化计算机操作，还要学习有关传输、多媒体以及管理等多方面的基础理论，能够熟练掌握电子文件的形成以及保管环节的工作内容，促进工作的顺利开展。

3.3 档案数字化建设

档案数字化建设的主要目的就是实现信息化管理，虽然目前纸质档案仍然占据主导地位，但是未来发展的主要趋势仍然是数字化管理，因此需要在传统纸质档案管理的基础上，不断加强现代化管理质量以及信息化水平，实现档案数字化管理，实现纸质档案管理与电子档案管理的同步管理，对传统的纸质文档进行检查，通过扫描等手段将纸质档案管理变成电子文件，在实现数字化的基础上，搭建管理平台，满足用户对档案管理的需求。

结束语：

总之， 档案管理工作应当搭建完善的管理体系，从创新档案管理工作到档案的回收，以完善的制度，解决档案管理过程中存在的问题，使导管管理的有效性得到提高，灵活解决档案管理中的问题。

参考文献：

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