基于互联网技术下高校新校区建设资料管理的探究

潘江兰

广西国际商务职业技术学院后勤管理处基建科 广西 南宁 530007

引言

十九大报告指出，建设教育强国，加快教育现代化，是实现中华民族伟大复兴的中国梦和实现人民对美好生活的向往的必然要求。许多高校为满足自身办学需要和发展要求，拓展办学空间，实现长远发展，开始新建新校区。高校新校区建设形成的资料繁多、复杂，且新校区建设资料既是施工及竣工验收、交付和使用的必要条件，也是日常监督检查、汇报上级部门及高校追溯历史的重要依据。因此，注重新校区建设资料的规范管理、完整归档是必须的。随着互联网技术的发展、无纸化办公盛行，项目建设资料管理依托互联网也是值得探究的。

1 高校新校区建设资料管理内容

高校新校区建设资料管理从项目立项开始到项目竣工验收交付使用止，贯穿项目建设的整个过程。新校区建设资料除了工程常规建设涉及的项目建议书、可行性研究报告、修建性详细规划方案、地质勘查报告、初步设计图、施工图等前期相关的报建资料及施工过程中发生的工程联系函、签证单、设计变更与监理通知书等资料外，由于高校自身存在的社会性、公益性，且高校同时受上级部门的分管监督，因此高校新校区建设资料还包含上级下发的会议通知、会议纪要、答复文件及高校上报上级部门的请示报告、协调函件、进度报表及校内各职能部门提交的需求建议等相关资料[1]。

2 高校新校区建设资料管理存在的问题

2.1 资料管理介入晚

高校新校区项目资料管理都是由行政部门主要负责，由于缺乏专业项目资料管理人员，导致项目资料收集不及时、不完整，且高校对项目资料归档要求没有事先学习了解，导致项目资料缺失、遗漏。以我参与的S高校新校区建设项目为例，S高校新校区建设资料收集的明确起点是施工阶段，但实际S高校新校区建设前期有很多准备工作，包括学校领导带队外出考察、校内讨论会、请示上级部门等，各项准备工作同样会形成各项资料，但S高校由于资料管理介入晚导致前期准备工作部分资料缺失或分散到各职能部门。因此，高校新校区建设资料管理应从项目前期立意调研开始介入。

2.2 资料管理制度不完善

在建筑领域，以施工单位为出发点的资料管理制度更为完善，对于以建设单位为主的资料管理制度相对欠缺。以S高校新校区建设为例，前期由于没有制定资料管理制度，没有明确资料表格使用模板、报送份数，导致施工过程中使用的联系函、签证单及材料送审表等反复修改，做了多次无用功。制度是方向标，资料管理的规范性在于建立完善的资料管理制度。

2.3 资料报送不及时

高校新校区建设时间紧、要求高，也因为缺乏专业性人员，同时涉及的部门单位多，资料审批时限长，导致资料报送不及时。S高校新校区建设就是多边工程，边设计边报建边施工，报建及施工过程中时常以承诺书方式后补资料，部分资料后补的时限会在事件发生后一个月、两个月、甚至半年。至此，严重影响项目资料收集的及时性、完整性，且资料后补不利于项目建设的整体推进，且容易导致资料遗漏、出错[2]。

2.4 资料管理人员配备不专业、不齐全

在高校，负责管理校园基本建设项目的人员，本质定位是属于行政人员，主要工作是协调各行政部门配合完成相应的项目建设，缺乏对施工现场的了解，缺乏专业实践性，从而导致对项目资料的重要性认识不够，以至于没有将资料分门别类及时归整。另外，高校不同于建筑施工企业，高校各个岗位的人员配置是有明确规定要求的，大部分高校新校区建设配备的资料管理员基本上是1个。但高校新校区建设投资额往往是几个亿以上的，是属于大项目，只配一个资料管理员是完全不够的。

2.5 资料监督制度不健全

以S高校新校区建设为例，S高校在新校区建设前期已制定资料档案管理制度，但资料档案是否已按照制度执行并没有相应人员监督检查，整个资料收集过程全凭资料员的自觉性。为及时发现资料收集过程的困难问题，应建立健全监督制度，明确以新校区项目负责人或者校内纪检监察人员为牵头人，定期检查各个阶段项目建设资料收集情况。

2.6 资料管理归口部门不统一

以S高校新校区建设为例，参与新校区建设的主要行政部门有后勤管理处、财务处、审计室、资产管理处。其中后勤管理处下挂新校区建设指挥部办公室，统筹新校区建设的各项工作，重点工作是施工现场的管理。财务处主要负责新校区建设相关的各项资金筹措与支付。审计室主要负责新校区建设的预结算、签证复核等相关工作。资产管理处主要负责新校区建设相关的各项服务招投标工作。各个行政部门在工作开展过程中会形成对应业务的各项资料，对于这些资料，各个部门各自为政、各自留存，没有明确统一的归口管理部门。从资料整体关联性考虑，在参与新校区建设的各个行政部门中应明确一个资料归口部门，各个行政部门在各个阶段发生的重要资料应同时备份留存在资料归口部门，待项目竣工验收结算后，由资料归口部门统一将资料移交档案室[3]。

3 基于互联网技术下新校区建设资料管理的探究

鉴于上述S高校新校区建设资料管理存在的问题，可以看出，制度完善是资料管理的前提，提前介入资料管理是关键，加强资料管理人员的培养是重要举措，重视过程资料及时收集是必须，落实监督制度不可或缺，明确资料管理归口部门是必要。那么，如何依托互联网技术有效解决高校新校区建设资料管理的问题，从而形成资料集成、共享的新局面呢？以下是我的探究。

互联网的主要特点有云端服务、资源共享、数据集成。结合互联网的这些特点，我们可以构建一个互联网项目建设资料管理平台，管理平台可划分为以下五个模块：项目概况、参建单位概况、资料管理规章制度、项目过程资料审批、项目成果资料，各模块是相互关联关系。各模块内容解析如下：

3.1 项目概况

“项目概况”模块，由建设单位进入平台创建，主要是录入项目的基本信息，包括项目建设规模、总平规划、投资估算、工期、批复文号等。

3.2 参建单位概况

“参建单位概况”模块，由各参建单位登录平台录入，参建单位包括可行性研究报告编制单位、初步设计及施工图设计单位、地质勘察单位、施工单位、监理单位、跟踪审计单位等。参建单位在此模块主要录入公司资质材料、项目负责人授权书、项目资料管理平台负责人授权书、项目组织机构人员名单、职责及联系方式等。本模块设置的主要目的是便于建设单位管理，也便于工作的追溯。

3.3 资料管理规章制度

本模块，由建设单位、施工单位及监理单位等单位在平台上传针对项目的资料管理规章制度，同时上传各方认可的资料表格模板。另外，资料监督部门在此模块上传资料监督制度。本模块设置主要目的是制度衔接统一，以促进资料管理的规范性、及时性[4]。

3.4 项目过程资料审批

在现实施工过程中，设计变更、签证索赔、工程联系函、预结算送审等相关资料，往往是通过纸质版流转各相关单位签署意见，审批延续的周期长，不利于资料及时归档收集。“项目过程资料审批”模块就可以打破传统纸质版模式，在云端审批完成。此模块由各参建单位针对自身负责的事项发起审批流程，流转相关单位负责人签批意见并加盖电子公章。审批流程分两类，其一是建设单位内部审批流程，比如高校各行政职能部门可以就项目相关事项发起审批流程，包括后勤管理处发起工程款支付申请审批、审计室发起项目预结算审核流程、教务处发起对新校区建设功能布局需求建议流程等；其二是综合审批流程，主要是由参建五方中的任一方发起，涉及审批事项是需要两个单位以上的负责人签批意见的，例如施工过程中发生的签证，可以由施工单位在云端发起审批流程，将签证单、预算书、现场记录及照片上传至审批流程，然后分别流转给监理单位、跟踪审计单位、建设单位相关负责人会签。

同时在此模块中，应明确各个单位审批时限，避免审批拖延影响工作进度。“项目过程资料审批”流程发起者及签批者由各参建单位授权明确并报建设单位确认。本模块签批完成的资料电子版最终存档至“项目成果资料”模块中[5]。

3.5 项目成果资料

以高校为例，“项目成果资料”模块可按照实际需要下设行政部门建议需求资料、上级会议通知及会议纪要、高校上报文材料、项目建设资料等小模块，其中“项目建设资料”小模块由参建各单位上传本单位负责的项目相关的成果材料电子版，包括各项报建批复文件、项目涉及的合同、项目建议书、初步设计图、施工图、竣工图、监理报告、跟踪审计报告等项目相关的各项成果资料。本模块设置的主要目的是数据集成、资源共享，电子存档也便于资料管理、查阅。

3.6 互联网项目建设资料管理平台的管理

互联网项目建设资料管理平台由建设单位主要负责，并授权各参建单位注册登录，可通过电脑、手机客户端进行登录操作。建设单位可针对资料的保密程度不同对各资料设置为开放型、加密型。开放型是资源共享，各参建单位登录平台就可阅览下载，加密型资料由需求方在“项目过程资料审批”模块提出申请流程，转交建设单位签批许可并通过建设单位提供的临时密码进行查阅下载。

3.7 互联网项目建设资料管理平台的意义

构建互联网项目建设资料管理平台，就好比是为资料建了一个永久的“家”，“家”在则资料永存。依托互联网实现项目建设资料无纸化管理、实现资料的集成与共享，有利于资料的检索查询。高校采用互联网项目建设资料管理平台，可提高工作效率、减少劳动力，使项目建设资料管理更趋于信息化、规范化、永久化。

4 结束语

随着国家对高等教育人才培养的重视、高等教育的普及，高校新校区建设是促进国家教育事业发展及扩招人数的有效选择，广西壮族自治区南宁教育园区建设就有十多所高校入驻新建新校区。高校新校区建设涉及面广、项目资料繁多，打破传统资料管理观念，依托互联网技术，打造互联网项目建设资料管理平台，有利于实现资料管理的精细化、制度化、流程化、信息化。