公共就业和人才服务档案规范化管理思考

崔 霞

（无棣县公共就业和人才服务中心，山东 滨州 251900）

近年来，在社会经济稳步发展的背景下，我国事业单位的工作任务及目标日益明确。而对于公共就业和人才服务中心，在日常工作开展过程中，旨在为劳动者求职就业与用人单位招聘用人提供便利。从现状来看，我国已基本形成覆盖城乡的公共就业服务体系，且基本构成统一规范的公共就业服务制度。但是，在公共就业和人才服务档案管理方面的工作还有待完善，特别是受到档案管理电子信息化的影响，使得此方面的档案管理工作面临较大的挑战及机遇[1]。由此可见，从提升公共就业和人才服务档案管理规范化水平角度考虑，本文围绕“公共就业和人才服务档案规范化管理”进行分析研究具备一定的价值意义。

1 做好公共就业和人才服务档案管理工作的必要性分析

从公共就业和人才服务档案中心角度考虑，做好其内部档案管理工作非常有必要。总结起来，其必要性具体体现在以下两大方面：

1.1 有助于单位服务水平的提升

公共就业和人才服务档案的内容繁多，比如：自由职业或灵活就业人员档案、机关事业单位工作人员档案、非公有制企业和社会组织聘用人员档案以及其他实行社会管理人员的档案等。而做好公共就业和人才服务档案管理工作，势必构建完善的制度，聘请专业的管理人员，加强档案监督管理等等，这些举措均有助于单位档案管理水平的提升，进而有助于单位服务水平的提升。由此可见，做好公共就业和人才服务档案管理工作刻不容缓。

1.2 有助于提升单位整体管理工作质量

在公共就业和人才服务中心，档案管理是整体管理工作中非常重要的一个环节。在此环节管理工作开展过程中，也面临一些现实障碍。众所周知，传统模式下采取的是纸质管理方法，但是随着网络信息时代的到来，大部分单位的档案管理转向电子信息化管理模式。这一转变，势必改变公共就业和人才服务档案管理的方式方法[2]。而树立规范管理模式，则会从档案管理的信息化建设作为切入点，在完善档案管理设施设备、所需人才的基础上，通过计算机软硬件技术、安全加密技术的应用，能够提升单位档案管理的质量水平，进一步有助于提升单位整体管理工作质量水平。

2 公共就业和人才服务档案规范化管理的具体策略分析

如前所述，认识到做好公共就业和人才服务档案管理工作非常有必要。而从此项档案管理规范化水平提升角度考虑，还需要重视规范化管理策略的实施。总结起来，具体策略如下：

2.1 构建档案管理网络，完善目标考核制度

为了提升公共就业和人才服务档案管理规范化水平，有必要构建档案管理网络，具体做法为：其一，在工作议事日程当中，把档案管理工作纳入其中，并定期对档案工作进行分析研究；其二，对组织领导体系进行构建，采取1名领导分管的方式，明确档案机构人员责任，并在每一个科室配备专业档案员若干名，共同构成档案管理网络体系[3]。此外，为了使档案管理工作的规范化、科学化程度提升，还需完善目标考核制度，构建完善的档案人员岗位目标考核办法，仔细布置档案工作，加强过程检查及考核，使档案管理及服务工作质量得到全面有效地提升。

2.2 完善档案管理设施设备及相关管理制度

在公共就业和人才服务档案管理工作开展过程中，少不了档案管理设施设备的支持。因此，需完善档案管理设施设备，比如对于档案密集架、消毒灭菌机、灭火器、温湿度计、去湿机、空调等设备需配置齐全。同时，合理设置档案库房、阅览室及办公室等；需重视档案现代化设备的购置，比如录像机、录音机以及复印机等等。当然，还有必要重视劳动事务代理管理系统软件的应用，通过数字技术，对人事档案信息进行动态管理，使档案查询效率提升，使原始档案得到最大限度地保护。此外，还有必要完善档案管理相关制度，需以《档案法》为依据，进一步对《档案借阅制度》、《档案保管期限表》、《各类文件材料归档制度》加以完善；以《人事档案整理规范》为依据，对《人事代理档案管理制度》进行构建并完善，以此为公共就业和人才服务档案规范化管理工作提供有效制度保障支撑[4]。

2.3 加强档案日常管理，体现档案利用价值

档案日常管理是非常重要的工作环节之一，需以《档案法》为依据，并结合单位档案管理制度的具体需求，做好档案收集、整理、归档方面的组织工作，使档案体现出齐全、完善等特征。与此同时，结合单位以往的工作及发展，根据相关材料，并以档案行政管理部门的相关要求为依据，对全宗卷进行构建。并且，需加强库房管理，每日坚持检查，并做好库房温湿度控制工作。以具体需求与方便查阅为基本原则，对多类检索工具进行编制，进一步应用数字技术，使全息输入、关键字检索功能得到有效实现。此外，为了体现档案利用价值，需重视档案信息资源开发利用各种的开展，对相关专用材料认真编撰，比如《机构沿革》、《档案利用典型事例》以及《人事代理指引》等，从而使档案的利用价值得到有效体现。

2.4 加强档案监督管理，提升管理人员综合素质

除上述策略以外，为了提升公共就业和人才服务档案管理工作的规范化水平，还有必要加强档案监督管理，提升管理人员综合素 质[5]。以目前的《档案法》、上级业务部门相关规定、单位相关规章制度为依据，聘请档案行政管理部门专家，对档案管理人员给予专业技术方面的指导，提升档案管理人员管理技术水平。与此同时，针对各个科室的文件材料，加强收集、保管等方面的监督检查，针对监督检查过程发现的问题，及时查明原因，并及时采取有效解决措施。此外，为了进一步提升管理人员综合素质水平，服务中心还有开展档案管理业务培训，理论知识、实践管理技能培训并重，在保障管理人员素质水平的基础上，进一步为档案管理规范化水平的提升起到保驾护航的作用。

3 结语

综上所述，从近年来我国公共就业和人才服务档案管理工作内容及方式的变化、档案管理水平的提高等方面考虑，有必要采取有效策略做好公共就业和人才服务档案管理工作。一方面，需构建档案管理网络，并完善目标考核制度；另一方面，需完善档案管理设施设备及相关管理制度；此外，还需加强档案日常管理及监督管理，并提升管理人员综合素质，以此全面提升公共就业和人才服务档案管理规范化水平，最终为公共就业和人才服务中心整体管理工作效率及质量的提高奠定夯实的基础。