企业档案管理的问题与策略

颜朝旭

（山西晋设拓凡建筑设计咨询有限公司，山西 太原 030013）

档案管理是指储存、管理档案实体、档案信息，并加以利用，为其他业务服务，多由企业档案部门负责，企业档案是企业改革和快速发展中不容忽视的工作内容之一。档案管理是集管理与服务为一体的工作，对企业而言，档案管理与其经营生产直接挂钩，而档案管理质量不高或者泄露，则会严重影响企业的经济效益。我国经济体制发生变化，信息技术在各行各业的应用，给企业发展带来了新的发展机遇，也带来了许多严峻的挑战，企业在变革过程中，不仅要重视体制改革，更加应该提升档案管理能力，从整体上优化内部结构，提升服务生产经营的水平。

1 企业档案管理的重要性

1）促进管理现代化。为能真正促进档案管理的质量提升，需要企业管理者能从创新的角度出发，融入新管理理念和高新技术，与时代发展的要求相契合，从整体上提升企业档案现代化管理的发展进程，在这一基础工作方面得以强化，才能真正提升档案管理的质量水平。企业档案管理创新发展是企业现代化管理发展的重要体现，通过实现档案管理创新目标，也能影响和促进企业其他业务的管理发展。

2）提高企业竞争力，企业的档案是企业生存发展的重要资源，将档案管理工作按照相关要求进行落实完善，才能真正促进企业的可持续发展，为企业市场竞争力的提升起到积极作用。企业档案记录着企业生产经营管理中各项重大活动的原始情况，也是企业发展中积累管理经验和创新发展历程的珍贵资料。通过做好这些记录性资源的管理，能从整体上提升企业发展的质量，促进企业竞争力有效提高。同时，企业档案也是国企深化改革的重要证明，能够对提高企业管理水平起到参考作用。所以，创新档案管理机制，能够为企业的可持续发展打下坚实基础。

2 企业档案管理的问题

1）档案管理的方式落后。就目前的多数企业而言，其信息化建设过程较为复杂，需要考虑的因素十分多，而企业在管理中，多将资源管理、人员管理、设备管理等放在首位，忽视档案的重要性，因此许多企业依然侧重于传统的档案管理方式，以纸质的档案为主，由档案部门进行专业的分类、存储，因此在储存之处会消耗较多的人力和时间，且需要特定场所进行档案存储，而在档案利用阶段，需要人工查阅，因此也费时耗力。在信息爆炸、工作内容多的当下，传统的工作方式已无法满足工作需求。甚至部分企业没有专门的档案管理部门，档案管理归属行政附属工作，导致工作无人管，或者无专人 管理。

2）档案管理员的专业性不足。现代企业档案管理工作需要极强的专业性，以提高该项工作的质量，因此人员的技术能力和综合素质会影响档案管理的效果。目前许多学者提出档案管理应实现更高水平的标准化、规范化，因此对工作者的能力、素质、道德等提出了更高要求。而现实中，企业档案管理无专人、专员负责，缺乏专业科班出身的管理人员，或缺乏专业培训，综合素质不高，再加上领导不重视等因素，使得部分人员的工作态度更加消极、缺乏责任感。

3）档案管理信息化程度不高。国企在改革发展中面临着诸多的挑战，要想更好应对来自各方的挑战，其中，如何加强档案管理创新也是挑战之一。注重信息化的管理发展方式应用，和当前的信息化发展的要求紧密结合起来，从而才能真正为实际档案管理工作顺利开展打下坚实基础。在档案管理信息化的发展过程中，需要有专业化的技术人才，只有如此才能将档案管理的效率和质量得以有效提升。但从实际档案管理信息化的建设现状看，其中存在的问题是比较突出的，很多国企的档案信息化系统的建设还不完善，档案管理信息化程度低等问题比较突出。

3 企业档案管理的问题的策略

1）改善档案管理条件。国有企业档案管理效能的提升，也是现代国有企业制度建立的内在要求。因此，国有企业经营者、管理者要切实在思想上高度重视国有企业档案管理工作，加大档案管理所需人财物的投入力度，改善档案管理的现代化、信息化水平，为提升国企档案管理效能提供必要的技术支持。要根据国有企业档案管理实际需要，严格按照国有企业档案数字化、信息化建设标准和要求，改善档案管理环境，为国有企业档案管理配置先进的管理设备和器材。提前做好国有企业数字化档案馆建设规划、科学研究档案馆建筑结构和布局要求，因地制宜地做好功能分区，严格按照“八防”的标准和要求，确保档案库房安全。探索利用网络云、办公自动化App、档案检索网络化、智能化等，切实改善国有企业档案管理软硬件条件。

2）培育信息化档案人才队伍。国有企业档案信息化建设离不开一支高素质的复合型人才队伍作为支撑和保障。国有企业管理者要高度重视档案人才队伍建设，既要加大专业人才引进力度，通过人才招聘，及时在人才市场中招聘具有一定信息素养、掌握扎实档案理论知识的专业人才，及时补充到档案管理工作岗位中。同时，也要注重复合型人才队伍的培养，有针对性地开展业务知识培训，通过定期举办业务知识培训，信息技术专业知识讲座、业务竞赛等形式，大力培养熟练掌握档案、网络、信息、安全等综合业务知识的复合型人才 队伍。

3）确立档案管理信息化目标。要从创新的角度出发，将新的技术引入档案管理工作中，为实现既定发展目标打下坚实基础。在企业档案管理工作的开展中，要融入新的技术以及思维，将信息化技术和档案管理工作紧密结合起来，实现信息化的管理目标。企业领导层要在档案信息化建设方面加大投入，满足档案管理信息化在基础设施建设方面的实际需要。信息化技术的融入要能和企业档案管理的实际需要进行有机结合，把企业档案信息全部录入系统数据库，纸质档案资料在技术手段应用下转变成影像资料进行存档，保障档案管理的信息化，从整体上提升档案管理工作的效率。只有从这些基础工作方面得以强化，才能真正实现既定的工作目标。在日常工作岗位，不断优化档案信息资源管理水平，建立科学的档案信息服务系统，从而确保档案信息的收集、保管及使用能够充分满足企业实际工作的要求，做好科学编目、方便检索；提高档案信息管理人员的职业素养，加强对档案信息资源管理工作重要性的认识，不断提升岗位责任感，更好地为本企业各部门提供服务。

4 结语

综上所述，企业档案管理对于企业正常工作发展而言十分重要，信息技术在档案部门中的应用使其更能适应现代化的管理工作，但也带来了不少问题和挑战。数字化建设是档案管理工作的必经之路，因此需要各企业积极转变态度，认识到档案管理和信息化建设的重要性，分析自身存在的问题，采取针对性的措施，提高档案管理的质量、效率和实际效益。