拓展档案利用价值发挥档案社会服务功能

陈景云

（无棣县档案馆，山东 滨州 251900）

档案资源的社会服务功能，是指面向社会和公众的档案资源具有服务功能，档案资源的社会服务功能充分地发挥出来，就是为社会经济建设提供利用价值，创造社会效益，同时也是我国在新时代的社会背景下构建和谐社会的关键。

1 档案工作服务现状分析

1）档案服务现状分析。档案馆内部的档案服务对象主要是组织内部的机构，社会公众所能利用的档案寥寥无几。而造成这种现象的主要原因有以下几点。（1）档案自身特点的限制。在档案馆内保存的大部分文书和科技等档案的保密性较高，组织内部的工作人员要想利用档案资料，需要经过严格的手续和审核，并且具有相关的权限认证才能够对档案进行使用。在档案的保密期限内，其他社会公众难以对这一部分档案进行使用，如果档案的解密不及时，那么就难以实现档案的社会化服务。（2）人力、财力的制约。虽然近几年档案馆的规模在不断地扩大，但是，档案馆日益扩大的规模与人员编制和管理经费形成了鲜明的对比。虽然在档案管理工作开展的过程中，人们已经走出了传统的自我封闭的服务方式，但是由于受到人力和财力的制约，档案工作的服务手段依然停留在半封闭的状态，难以实现档案资源社会化服务。

2）档案信息与社会公众缺乏沟通。由于档案工作宣传的力度较低，导致已经保存的信息难以快速的向社会公众进行传递，社会公众对档案信息的具体内容不明确，不知道该通过哪种途径获取档案信息，要想能够获得有用的信息，往往需要通过各个部门的审核，不利于档案信息社会化服务功能的体现。

2 发挥档案社会服务功能的措施

要想使档案信息的开发利用价值得到进一步的提高，更好的服务于社会，首先要做的就是丰富档案资源。因此，档案工作人员应该进一步拓展档案信息的利用价值，使档案信息能够广泛地应用到社会各个行业当中。

1）做好档案信息资源的征集工作。档案收集工作的主要开展方式就是对档案资源进行征集，同时也是使档案馆收藏迅速丰富起来的重要途径。经过工作人员的实践可以得知，档案征集工作的开展不会受到时间的限制，而且征集方式也更加灵活，可以征集任何具有利用价值的资源。除此之外，在开展档案征集工作的过程中，除了要面对领导机关之外，更应该面向社会进行档案资源的征集，使档案信息资源的价值更加丰富，确保档案资源能够发挥社会化的服务功能。

2）重视档案资源的质量。在对档案资源进行征集和整理的过程中，应该重视档案资源的质量。丰富档案资源的种类，并不仅仅是为了增加档案资源的数量，更重要的是要提高档案资源的质量，克服档案资源质量不过关的缺陷，征集更加具有保存价值的档案资源。

3）做好档案资源开放、改革工作。档案资源的开放和改革是应该在保证集体利益不受到损失的情况下，向社会公众开放档案资源，最大程度的使档案资源的社会服务功能发挥出来。因此，能否实现档案资源的社会服务功能，做好档案资源改革和开放工作是关键。工作人员在开放档案信息资源的时候，应该根据相关法律法规筛选档案资源，向社会开放符合条件的档案资源。同时，工作人员也应该做好相关的宣传工作，通过各种宣传方式向社会公众公布开放档案的目录，向社会公众介绍档案资源的具体内容，以便于社会公众能够明确的知晓开放的档案资源所具有的利用价值。

4）完善档案社会服务的相关政策。档案服务的发展与当今社会的发展政策有着密切的联系，科学合理的档案利用政策能够使档案信息面向社会公众，实现社会化的服务功能。如果没有制定相关的规定，那么就容易使档案资源服务功能出现偏差，难以实现社会化的服务目标。档案部门应该根据国家的法律法规，面向社会出台新的档案服务社会服务政策，明确各类档案之间的界限，并且处理好档案利用和保密之间的关系，在做好档案鉴定和降密工作的过程中，也应该拓展档案信息的利用价值，使档案资源能够面向社会公众，为社会建设作出贡献。

5）建立网络化的信息服务体系，实现档案资源共享。档案管理部门应该建立完整的资源信息库，创新传统的档案收集方法，根据各地区的特色来征收档案信息，并且能够利用互联网技术建立网络化的档案目录中心，对征集的各项档案资源信息进行优化和整合，并与各部门之间进行资源共享，最大程度的拓展档案信息的利用价值，实现档案资源信息社会服务的目标。

6）更新观念，增强社会化服务意识。改变传统的工作观念是拓展档案利用价值、实现档案社会服务功能的关键。更新传统的思想观念能够使工作人员的思维更加活跃，开放管理思想能够改变自我封闭的陈旧观念，将档案工作的服务对象转变为全体社会公众，实现档案工作社会化服务的功能。同时，在工作开展的过程中，也应该克服人力和财力缺失的困难，建立网络化的档案服务体系，使档案信息的社会化服务功能得到进一步的拓展。

7）档案信息资源的开发利用。（1）记录人类社会的职能活动所形成的资料信息就是档案，是国家的资源财富，档案信息所具有的基本价值就是资源的原始性和记录性，而资源信息的这两个基本属性也使档案信息产生了凭证价值和信息资源。要想使档案信息资源的作用充分开发和利用起来，就应该根据档案的发展规律，充分地利用档案资源的价值，将档案信息的价值转变为经济效益和社会效益。拓展档案信息资源的利用价值，需要根据档案资源的性质来进行，不同档案资源的覆盖面和具体内容都有所不同，而能够对社会发挥的作用也是不一样的，能够对社会发挥的作用越大，服务社会的面积越广，那么档案信息资源的影响和地位就越高。（2）档案信息资源的服务对象是全体群众，根据社会经济建设和各种项目的需求，社会公众可以按照相关规定来对信息资源进行利用，档案信息要想得到充分地利用，就需要面向社会公众。在社会不断发展的过程中，政治、经济、文化方面的社会活动也在不断地增加，人们对档案资源信息的需求也越来越大，因此应该拓展档案资源信息的利用价值，改变传统的主动提供档案信息动力不足的现象，避免受到效益约束的影响，从社会效益的角度来看待档案信息发挥的作用，使档案资源信息的社会服务功能逐渐强化。

档案与商品不同，但是却可以将档案资源信息转变为商品，使档案资源信息具有使用价值。档案资源的最终价值，就是能够将使用价值转化为社会财富，充分利用潜在的档案资源信息，对社会经济建设作出重大的贡献。

3 结束语

拓展档案信息资源的开发利用价值，是能够促进档案工作持续发展的关键，同时也能够适应当今社会的发展，建设经济社会的关键。如果只对档案信息资源进行保管而不能开发利用，那就不能实现档案信息资源的利用价值。因此，应该拓展档案信息资源的利用价值，使档案信息资源能够在经济社会建设的过程中发挥出应有的作用，使档案信息资源的社会服务功能得到最完整的体现。