数字化档案建设给企业带来的优势与问题研究

张 娜

（中国石油西部钻探工程公司，新疆 乌鲁木齐 830011）

1 企业档案管理的现状

首先是档案收集对象定位狭窄。多数企业档案室目前采取以纸质档案为主的档案管理模式，不适用于大量电子文件的管理与利用。因为文件归档仍以纸质文件归档为标准，由此造成OA系统等归档产生的电子档案无人问津，大量电子文件数据堆积在档案管理系统中，造成系统数据混乱、冗杂。在企业中并非所有的文件都能够成为档案，归档文件要经过鉴定筛选，筛选出具有价值的文件进行归档。因此档案资源是具有价值的信息资源，同一企业不同部门的各类档案之间存在着千丝万缕的联系，既有横向关系又有纵向关系，对庞大档案资源之间的关系进行分析梳理，需要以电子文件为基础，运用数据挖掘与数据分析等新兴技术去实现。其次是档案数字化水平较低。从目前企业数字化工作的现状来看，主要人力、精力集中在对纸质档案扫描形成电子文件，转化成双层PDF文件后挂接在档案系统中。虽然实现了对数字档案资源的积累，初步完成档案信息化管理，但无法实现全文检索功能，需要投入资金升级现有档案系统才能实现；无法全文检索、不能对档案进行加工和利用，成为档案信息资源建设进一步发展的制约。OA系统产生的电子文件理论上能够在线归档，但实际只是一个资料的堆积，并没有进行整理和管理，以至于在线电子文件归档失败或故障的情况总是后知后觉。纸质文件归档后也需要重新扫描成电子版文件，浪费了人力物力。重视档案保管、轻视档案利用的观念，造成对档案资源的深度挖掘与投入不足，档案接收与保管在工作中得到充分的重视，但档案资源整合与分析严重欠缺。

2 数字化档案建设的途径

2.1 树立档案资源观念

在企业中树立档案资源的观念，档案文件不仅包括纸质文件还包括电子文件，应改变仅重视纸质文件的归档而不重视电子文件归档的现状，尽早处理好业务系统电子文件归档问题，避免电子文件堆积对日后工作造成的困扰。对数字档案资源体系建设做出长期规划，从做好存量档案数字化到增量档案电子化，再到档案业务网络化、档案资源深度分析整理，建设健全的企业数字档案资源体系。

2.2 夯实归档基础，实现归档信息化

为适应数字化背景下档案归档工作的实际需要，应大力推进信息化建设进程，建立档案数字化管理平台，配备相应的档案管理软硬件设施，按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《电子文件归档与电子档案管理规范》《中国档案机读目录格式》等，对及时收集到的档案进行数字化信息采集、录入、归档。细化档案归档流程，建立具体的档案目录数据库，确保应归尽归，防止文档遗失。

2.3 强化档案资源建设，提升档案管理服务效果

信息资源是档案管理的基础，要构建规范化档案管理体系，首先要加强信息档案资源建设工作。为了确保档案资源在收集、整理环节达到规范性和完整性，就需要建立相关的规范标准，以此为参照，在各个环节对档案进行重组。在档案管理初期，工作人员需要针对容量较大、内容复杂的档案资料重新组合处理，这意味着要分析档案信息间的关联性，分门分类进行组合。对于目录混乱、缺少页码、内容错乱的档案需按照目录、编码等详细的标准整理编著，从而确保重组后的档案达到规范性要求，在基础上优化档案资源，为后期提升档案管理效率奠定基础。要注意的是，按照各主体所处的位置与性质，著录工作的规范需要参照行业规则，并且以信息化建设管理为目标，以保证著录工作稳定开展。另外，档案管理在后期需要开展服务活动，提供资料的查询职能，为使计算机在检索中达到一定的质量和效率，档案管理部门需要以我国档案分类法规为条件，分类处理档案，使其具备规范化、便捷性且标准化的检索系统和程序。档案管理最终要提供资源共享、查询服务的职能，所以建设规范化管理体系过程中要充分结合单位本身的性质和需求，采用科学的管理模式，积极配合单位战略发展和研究需求。在档案管理工作中，根据需求和性质的不同，存在多种难点问题，从而影响了规范化体系的建设。

2.4 高效应用信息技术，构建现代化档案管理体系

对自身管理工作的革新是时代社会行业发展的必然趋势，而新信息技术和数字化技术的应用则是关键。档案管理规范化体系的构建，必须要富有时代特色，融入科学的信息技术，使其向自动化、数字化管理方向转变。首先，规范化的档案管理需要拓宽应用范围，在多个领域凸显自身的价值。因此要借助数字化处理技术对档案资源进行整合，在网络上实现共享。档案管理部门要主动建设档案管理系统，按照需求不断地优化，如导入档案电子数据，和单位的主要业务系统，使相关的部门之间借助网络连接，对资源进行全面整合，然后为档案管理人员提供稳定的条目检索和全文检索业务，以达到规范化管理要求。其次，档案技术管理人员需要配置传播速度快、信息容量大、处理效果好的软硬件设备，不断地开发档案业务和档案管理系统连接的平台，为多元化需求和自身的发展创建数字化档案室。最终形成具备网络化收集、储存、分析、管理以及服务的系统化档案管理体系，按照相应档案管理的制度对数字档案进行优化，以达到稳定的应用效果。要注意的是，信息技术在档案管理工作应用中，并不意味着要完全淘汰传统档案管理体系，而是要优化和创新管理手段，完善制度标准，将管理模式和现代化信息技术有机融合，从而形成健全且高效的档案管理规范化体系，促使现今的档案工作能够顺畅、安全地运行。最后，现代化档案管理规范体系的建设强调资源的共享，那么档案管理部门需要在内部形成标准化的使用规则，明确各个环节的管理责任，以保障档案资料在收集中达到准确性，同时能够在使用中实现安全性和便捷化的要求。

2.5 坚守底线，严格把控文书档案的安全

为了更好地保障档案安全，坚守安全底线，一是要严格实行文书档案管理系统内外网隔离，落实安全管理责任，提升文书档案管理人员的安全意识。同时，应采用防火墙来对访问IP以及U盘等介质进行严格化管理，及时发现病毒和非法程序入侵。二是要应用区块链、数字水印、云加密、数字加密等新型的信息技术对文书档案进行加密处理，适应新形势下信息技术的发展趋势。同时，也要对文书档案管理人员进行培训，确保其能够熟悉应用各种信息技术，打造复合型人才队伍。三是要重点关注涉密类文书档案的安全管理，充分保障企业的利益和商业秘密。对于涉密类的文书档案，还应当进一步进行加密处理，并设置相应的访问权限，严格保守档案机密。

3 结语

在大数据时代，社会各行各业都愈加关注海量数据的价值。运用信息技术、网络技术、数据库技术对档案资源进行收集整理分析是档案工作今后的前进方向。应处理好资金不足、人才欠缺、历史数据不规范等困难，促进档案工作向新的阶段发展，不断发掘档案资源的现实价值。