数字化档案建设给企业带来的优势与问题研究

张 娜

（中国石油西部钻探工程公司，新疆 乌鲁木齐 830011）

1 企业档案管理的现状

首先是档案收集对象定位狭窄。多数企业档案室目前采取以纸质档案为主的档案管理模式，不适用于大量电子文件的管理与利用。因为文件归档仍以纸质文件归档为标准，由此造成OA系统等归档产生的电子档案无人问津，大量电子文件数据堆积在档案管理系统中，造成系统数据混乱、冗杂。在企业中并非所有的文件都能够成为档案，归档文件要经过鉴定筛选，筛选出具有价值的文件进行归档。因此档案资源是具有价值的信息资源，同一企业不同部门的各类档案之间存在着千丝万缕的联系，既有横向关系又有纵向关系，对庞大档案资源之间的关系进行分析梳理，需要以电子文件为基础，运用数据挖掘与数据分析等新兴技术去实现。其次是档案数字化水平较低。从目前企业数字化工作的现状来看，主要人力、精力集中在对纸质档案扫描形成电子文件，转化成双层PDF文件后挂接在档案系统中。虽然实现了对数字档案资源的积累，初步完成档案信息化管理，但无法实现全文检索功能，需要投入资金升级现有档案系统才能实现；无法全文检索、不能对档案进行加工和利用，成为档案信息资源建设进一步发展的制约。OA系统产生的电子文件理论上能够在线归档，但实际只是一个资料的堆积，并没有进行整理和管理，以至于在线电子文件归档失败或故障的情况总是后知后觉。……