人事档案信息化建设的初步探讨

王欣恺

（黑龙江省绥化市绥棱县劳动人事争议仲裁院，黑龙江 绥化 152200）

1 前言

人事档案主要用于对干部进行选拔任用、教育培养及管理监督及对人才进行评鉴等方面具有基础性作用，是对干部人才权益进行合法维护的有效依据。中共中央颁布的《干部人事档案工作条例》中对档案信息化建设与规划信息资源及其开发管理等方面的要求进行了明确，提高采集传输及处理利用档案信息的能力，建立的人事档案信息化管理体系健全便捷、安全高效。应特别关注，构建人事数字化档案网络，促进业务与档案管理的共同发展，逐步建设与人事档案发展相适应的信息化系统，使人事档案工作水平不断提高。人事档案中主要存有履历、学历学位、职称材料、思想类、教育培训类、鉴定考核类及自传材料等各类个人材料。一体化档案信息化服务可提供快捷利用人事档案的有效途径及空间，在档案管理方面，人事档案信息化可在线管理日常收集零散材料、整理审核、转递、查（借）阅管理等整个业务过程，对最初形成档案直至保存的整个过程进行展示。

2 人事档案信息化建设的主要优点

一是实现信息化的人事档案可对使用的原件进行代替，使人事档案原件得到一定程度的保护，即便发生导致原件毁损的意外意见，不同介质保存的信息化档案可避免受到损坏。

另外，还能采用技术手段在数字化人事档案上高清处理修复档案材料中存在的发黄纸张及模糊字迹等问题，对于档案查阅及持续保存具有重要作用。二是实现信息化后的人事档案，人事档案管理可统一标准及工作过程，对管理存在复杂层级的单位，可在管理上采用多维立体模式的构建。通过信息平台上级单位可对下级单位人事档案管理工作实时进行在线检查和监控，对各级人员直接调阅其人事档案，使人事档案管理提高效率及规范性。三是利用信息化管理系统可对待办事项设置提醒。诸如数字化制作档案、转递、查（借）阅及转递归档材料等工作，可在操作界面中利用智能引导方式处理相关任务。系统可实时提醒未及时反馈转递回执、超时借阅未归还、审核将退休人员档案等有关信息。四是对系统功能科学合理设置，提高系统界面的便捷性，使档案管理整个过程联系紧密，使纸质档案管理中比较常见的碎片化、繁琐化及离散化等问题得到妥善解决。归档材料新形成后可随时进行归档，使人事档案确保的全面性、准确性及实时性，进而使人事档案提高规范化管理水平。五是在系统功能模块中为相关业务之间建立关联关系，结合工作需要及主要节点之间的关系，在模块间开发相应的数据接口，产生自前端节点的数据，相关工作及业务报表可生成在后端，管理人员审核操作后可将档案内容更新。另外，可利用模块之间数据的迅速推送，建立穿透式业务管理体系，使人事档案实现一键式操作管理，进而使档案提高管理效率。诸如工资变动审批表由前端移交，相关人员档案目录信息可自动产生在系统中，经管理人员审核没有问题进行归档后可对新的目录进行生成，对归档直接进行打印，明显减少重新制作纸质档案、目录打印的工作量。六是在人事管理中可提供便捷的档案信息化管理平台，实现统一调度资源、一键查询及多维印证等功能，使人事档案明显提高查阅信息利用的效率及审核信息的准确性，在选拔任用干部、调配人员、评价考核等工作中，使人事档案充分发挥重要支撑作用。诸如采用创建采集关键信息功能，建立对评优评先、援疆援藏及交流挂职等关键信息字库进行建立，提高定位查询的及时性，使图像检索难题得到彻底破解，人事档案信息充分发挥出重要价值。

3 人事档案信息化建设中的常见问题

一是由于人事档案具有一定的特殊性，数字化标准较高，应确保档案原件及电子文件具有较高的安全性。大部分单位采用服务外包方式完成人事档案数字化工作，确保信息安全具有关键性作用，因操作人员存在不同的业务水平及责任心，容易使档案材料扫描后产生无清晰顺序、装订目录不正确等问题。二是人事档案应遵循涉密档案管理要求，档案管理及存储服务系统应与外界保持物理隔绝，配备存储服务器只能连接局域网，避免泄露人事档案信息。因此，档案信息化安全方面的不确定因素较多。应基于档案法律法规及政策标准、信息安全管理等方面综合考虑，在信息化环境、基础设施及信息网络等方面提出严格要求。三是建立档案信息化体系，档案基本使用原则及方法较为复杂也非常严格，各环节之间存在比较紧密的关系，在采集数据、操作及统计扥各方面有很多亟待解决的问题，应在财力方面提供相应的投入支持力度。四是电子档案信息存在很多问题，在档案信息服务、信息共享及信息公开等方面深入分析构建的信息化服务指标。

4 人事档案信息化建设的主要对策

一是在管理机制的建立方面应规范，的约束管理制度应严格。诸如，在人事档案信息化管理方面制定管理办法、人员岗位职责、出入库交接办法、信息化保密协议、信息化应急预案等与信息化建设相适应的管理制度。二是对人事档案信息化健全管理流程并在应用中不断完善，严格遵循相关技术标准对工作环节进行细化，提供操作规范性，将纸质人事档案采用扫描等技术方法向数字图像和文本进行转化。数字化工作应对档案目录建库、扫描、处理图像、存储数据、数据交换、备份及验收数据、等整个过程提高规范性，确保数字档案完整性及真实可用性，与纸质档案保持一致提供重要保证。三是档案管理人员应提高信息化意识。对规范管理电子文档及其状态特征深入了解，对计算机及网络安全专业知识加强学习。从事人事档案管理的人员应为党员，具有较高的政治素质、较强的专业能力及正派作风，加强业务知识培训，提高工作水平。将档案管理工作有效结合信息技术，提高人事档案管理效率。

5 总结

综上所述，人事档案信息化建设优势明显，应严格按照中央对干部人事档案管理的总体部署要求，与人事档案信息化发展趋势相适应。针对档案信息化工作中的常见问题，深入思考应对措施，推进人事档案信息化建设，对档案信息有机整合其他资源进行有效利用，使档案功能与人事数据库实现实时联动，提高档案信息的充分利用 成效。