档案信息化与数字化的发展趋势分析

王利霞

（中国石油西部钻探工程公司，新疆 乌鲁木齐 830011）

随着数字化档案馆建设的发展，纸质底图档案数字化成为数字化档案馆建设工作的重要内容。纸质底图档案数字化，就是将现存纸质底图进行收集整理，并利用电子扫描等技术将其转化为数字化的档案信息，建立电子底图数据库，并将所有电子底图纳入软件系统管理，全方位解决目前传统纸质底图由手工管理模式向计算机系统控制的自动化模式的转变，实现由封闭式管理向开放式管理的转变。纸质底图经过多年积累数量巨大，同时原来手工管理方式的制度及流程也不适应数字化管理的要求，导致纸质底图数字化过程中存在诸多需要变革的问题。笔者结合本单位纸质底图档案数字化工作实际，对纸质底图档案数字化工作中需要关注的问题进行汇总整理，分析提出切实可行的实施要点，为实现纸质底图档案数字化工作的规范、安全、高效开展，为档案同行提供一些参考借鉴。

1 构建档案管理规范化体系的重要性

档案记录、收集了大量的信息和事件，是人们了解、查询信息资源的重要途径。而档案管理即是对繁杂信息的管理，其中涉及档案资源信息的收录、档案价值的鉴定、档案编辑和研究以及档案的利用等内容。因为其承担着信息汇总以及信息查询等责任，构建规范化档案管理体系成为必要的需求。这不仅可以提升档案管理的质量，而且也可以高效率地为相关人员提供服务，更好地发挥档案管理的价值。在知识经济时代，网络和信息技术得到了广泛普及，任何管理活动都需要大量的信息支持，而要快速获取信息必须要有规范、高效的模式来支持，档案管理中传统的人工模式不仅成本高，且管理效率低，要满足时代发展需求，必须要运用网络和信息技术优化档案管理体系，以对档案信息资料实施规范化和信息化的管理模式，使其迈入规范化行列。规范化体系是指达到有章可循、明文规定的标准结构，档案管理规范化是在管理档案工作中，对于档案相关的内容、程序、质量等工作形成相应的制度和标准，以此为依据开展管理活动，保证最终取得理想的工作效果。对于任何企业而言，档案管理规范化体系的建设无疑是自身发展的客观需求，通过规范化的管理，不仅可以强化信息化建设程度，完善自身的数据库，同时也可以为相关部门和人员提供更优质的信息支持和服务，使得档案信息资料得到有效应用.

2 档案信息化与数字化的应用

2.1 加强宣传教育，确保归档及时性

通过举办业务培训班、业务知识讲座等形式，利用微信、微博等新媒体平台，切实加强对项目施工单位、设计单位，以及监理单位档案管理人员的业务知识培训，尤其是要重点做好《档案法》《企业档案工作目标管理办法》等有关档案管理领域相关知识的宣传普及，还要明确针对每个工程项目制定的档案归档范围。通过宣传教育，不断提高项目设计方、建设方、监理方等各参与方对于档案，尤其是档案工作中的归档工作重要性的认识，形成各参与方在归档工作中的合力，提高档案收集、归档、移交的主动性。思想上重视，有利于加大档案归档软硬件设施的投入资金力度，以及专业人员力量配备，为档案及时归档奠定扎实基础。

2.2 完善规章制度，实现归档规范化

项目建设周期长、参建主体多，使得档案数量庞大、类型多样。为此，首先要将档案管理纳入合同签订范畴，约束各方在项目中关于归档的责任承担，以及相应的违约责任。其次要根据每一个项目的实际情况，制定详细的归档细则和归档范围，明确工程项目阶段，不同阶段的归档文件、归档单位，以及归档移交人、接收人和具体日期，并针对各个环节所产生的文件材料特点，明确相应的归档责任主体和责任人。要求档案管理人员提前介入，根据项目建设进度，实时做好档案移交归档。

2.3 积极建立档案信息化网站，加快企业档案管理信息资源数字化建设

对于企业档案信息化建设，首要在是构建与自身发展相符合的档案网站，保证具有单位特色，时效性较强，便于提供更加有效的档案服务。基于专业化的网站，能够为档案使用提供便利，借助网站搜索、查询等功能，在最短时间内找到所需档案信息，突破时空限制，提升工作效率与档案管理的利用率。依托档案信息网站，便捷性与高效性增强，避免人工方式的复杂流程以及资源浪费。信息网站逐步实现了对传统手工操作的替代，代表了企业档案管理信息化改革的发展方向。在信息化网站建设中，要积极构建完善的档案管理体系，加快机构建设，强化档案管理体系与行政机构管理体系的融合，保证整体上与行政机构发展中战略的一致性，切实提升档案信息共享的有效性，从而提高档案管理的水平和能力。另外，鉴于信息化发展的不断深入，档案信息资源的数字化建设成为重点，强化对档案原件的保护。数字化建设需要先进的信息手段，根据原始档案建立成数据库，并不断对构建的数据库进行及时地更新和内容整理，为人们的查询和检索更加便捷。对不断更新的数据要进行信息整合，在整理和分析中提出信息的重点内容，促进档案管理信息资源数字化建设模式的构建，使得企业的档案管理体系更具科学性和规范性。

2.4 提升档案管理人员信息素养

作为现代化档案管理的主要执行者和实施者，档案管理人员的信息素养和综合素质与档案管理工作的效率和效果密切相关。因此，档案管理部门应当加强对工作人员的培训，提升他们的计算机操作能力，使他们能够掌握数字化操作技能，并将之运用到具体的档案管理工作中。此外，档案管理人员自身也要加强学习，不断提高自身的信息素养，为推进档案管理现代化贡献自己的一份力量。由于安全性是档案管理工作的基本要求，为此档案管理人员还需要提升自身的安全意识和能力，做好档案安全保护工作，为档案的安全性和可靠性提供基础保障。在信息时代的背景下，计算机技术的运用对于推进档案管理现代化是不可或缺的。在档案管理工作中，采用数字化管理模式，能够显著提升档案的管理效率，促进我国档案事业的可持续发展。为了加强这方面工作，档案管理部门应及时更新硬件设备，加快档案管理信息系统建设，构建信息技术支撑系统，并提升档案管理人员的信息素养和综合素质，使计算机技术更好地运用于档案管理现代化中。

3 结语

以上就是针对企业档案数字化管理等相关内容进行的论述。简而言之，从目前企业的发展情况来看，数字化的管理模式在档案中运用已经成为一种十分普遍的现象。这一种管理模式对于企业来说也是十分的简便。因此，在企业中，需要对数字化档案管理这一工作不断的进行优化，寻求切实可行的发展之路。