新形势背景下事业单位档案管理存在的问题与对策

钱 瑛

（南平市产品质量检验所，福建 南平 353000）

事业单位是我国市场经济体制的重要组成部分，对于国民经济的发展具有十分重要的推动作用。事业单位的档案管理是我国文献信息管理中的重要组成内容，事业单位的档案涵盖范围广、内容多，因此管理起来难度较大。针对事业单位档案管理中存在的一些实际问题，需要加强对档案管理工作的重视，完善事业单位档案管理机制，充分利用现代化的档案管理工具，从而切实提升事业单位档案管理的水平。

1 事业单位档案管理的内容概述

档案管理是事业单位管理体系中非常重要的一个部分，档案管理就是通过管理事业单位的相关档案信息所开展的工作。事业单位的档案管理主要包括了档案的收集、整理、鉴别、分类、检索、统计、编研、调阅、检查等工作内容[1]。由于事业单位的档案管理内容繁多，涉及的领域也非常广泛，因此对于档案管理的专业化程度要求较高。档案管理人员既要对档案信息进行收集归档，同时还需要辨别真伪，合理分类、编排，以便于更好地为事业单位的相关人员提供档案调取和借阅的服务。此外，档案信息也是事业单位制定经营管理决策、调整工作重点及方向、进行人事任命及晋升等工作的重要依据。在进行事业单位档案管理工作时，要遵循一定的规范和原则，要按照不同档案的类型、内容等进行科学合理的分类，对档案进行编号和排列，以便于更为快速便捷地检索档案信息，为事业单位的管理工作提供更为优质的服务。

2 新形势下事业单位档案管理工作的作用和价值

2.1 事业单位档案管理工作的作用

档案管理工作是企业单位管理架构中不可忽视的一项工作内容。事业单位档案管理工作的作用主要可以体现在以下方面：

首先，档案管理工作进行具有十分重要的参考作用。事业单位的档案信息是事业单位成立发展以来所有活动和决策的最为真实、全面和可靠的反映。通过具体的数据信息形式，可以快速完整的了解事业单位的整体发展情况，通过这些档案信息，可以为事业单位的未来发展战略、经营管理规划等提供一定的数据参考，保障事业单位的各项决策科学合理，并符合事业单位的实际情况。

其次，档案管理工作具有借鉴的作用。事业单位的档案与其他文献、资料相比更加真实和客观，其真实可靠的反映了事业单位的发展历程，因此具有较强的公正性；同时，事业单位的档案信息还具有一定的法律效率，这就使得档案信息造假和失真的情况得到了有效控制，档案信息的形成和积累过程比较透明和公正，因此档案信息的权威性和说服力也就相对更大，可以在必要时候提供一定的借鉴参考 价值[2]。

2.2 事业单位档案管理工作的价值

事业单位的档案信息真实、详细地记录了事业单位的发展历程，通过对档案信息进行查阅可以完善地了解事业单位发展期间所取得的成果、积累的经验和总结的教训[3]。因此，档案信息是事业单位经营发展最为真实地反映。并且，通过对这些档案信息进行深入的研究和分析，也可以发现事业单位在发展之路上存在的诸多问题，全面综合的评估事业单位的发展现状与未来的发展潜力，从而及时调整事业单位的各项战略发展决策，将事业单位带入更加健康、稳定的发展之路上，这对于事业单位的长期可持续发展至关重要。

3 新形势下事业单位档案管理工作中存在的主要问题

3.1 对档案管理工作缺乏重视

档案管理工作虽然对于事业单位的发展意义重大，但是在实际的档案管理工作中，很多事业单位的管理者都将档案管理简单的定义为对档案进行保管，但是对于档案管理的参考及借鉴价值却缺乏正确的认识。更不愿投入过多的精力、资金、技术和人才去完善档案管理的体系。这就使得事业单位档案管理工作的定位模糊，档案管理人员缺乏创新性与学习性，工作积极性较差，档案信息资料管理比较混乱，数据信息缺乏价值，难以体现事业单位档案管理的价值。

3.2 档案管理业务水平有待提升

档案管理是事业单位管理体系中一项非常重要的工作，但是在实际的工作中很多事业单位针对档案管理工作都没有建立完善的制度和规范，对于档案管理人员也没有提出非常明确的岗位要求和考核措施。这就使得事业单位档案管理的基础业务能力比较薄弱，档案管理体系的根基不稳，执行能力差，在实际的档案管理工作中错漏频发又缺乏有效的监管与奖惩[4]。例如，很多事业单位的档案卷宗失真、档案资料的移交程序不完善，甚至档案信息造假或擅自销毁档案。这些问题都反映出了事业单位档案管理业务能力的不达标，给事业单位档案管理工作埋下了一定的隐患。

3.3 档案信息更新不及时

在事业单位的档案管理工作中，对档案信息进行及时更新也是档案管理的重要工作内容。档案更新可以保障事业单位档案信息的先进性和适用性，能够真实反映事业单位在某阶段内的发展情况。但目前，很多事业单位的档案管理工作都具有一定的滞后性，对于一些档案信息未能及时地进行检查和更新，很多档案信息已经非常陈旧落后，其中的数据资料也缺乏准确性与完整性。这就使得事业单位的档案信息无法真实全面地反映出事业单位的实际发展情况，事业单位的档案资料与现实情况不符，档案信息的参考价值不高，难以为事业单位各项决策的制定提供可靠的参考。

3.4 事业单位档案管理的模式比较落后

在全新的社会形势之下，信息技术与大数据技术在各个领域的广泛应用颠覆了原有的工作模式，在给企业的发展带来了巨大的便利和机遇的同时；也给企业传统的运营管理模式带来了极大的冲击和挑战。在此背景之下，事业单位要在激烈的竞争局势中保持优势，就需要不断加强内部管理与控制，通过加快转型力度，顺应新时代的发展形势大力创新变革来满足事业单位发展的需求。而从档案管理的角度而言，传统的档案管理模式主要以人工为主，这种模式下档案收集、整理、分类和编排的效率较低，且在实际的档案管理工作中难免出现一定的错漏，造成档案信息的失真。而针对档案管理的信息化建设，很多事业单位缺乏重视，也没有积极地引进新技术和新工具，也就使得档案管理工作的创新与发展比较缓慢，难以迎合事业单位快速转型升级的要求。

4 新形势下提升事业单位档案管理水平的对策

4.1 加强对档案管理工作的重视

新形势下事业单位档案管理水平的提升必须从思想和认识层面出发，要加强事业单位管理层对于档案管理工作的重视，加大对档案管理工作的意义及作用的宣传，将档案管理工作与事业单位的长远发展及管理紧密地结合在一起，保持对社会形式和市场变化趋势的高度敏感，充分认识到事业单位档案管理的改革与创新是新形势下事业单位发展中亟待解决的重要问题。才能够自上而下的开展事业单位档案管理工作的改革，加大对档案管理技术、设施和人员的投入；这只有从思想上加强重视才能够引发事业单位档案管理人员的重视，增强工作积极性，提高责任心，为事业单位档案管理工作的创新改革做好充分的准备。

4.2 制定完善的档案管理制度

制度的建立是为了更好地规范事业单位档案管理工作的开展，保障档案管理人员能够遵照制度和规范开展档案管理工作。首先，事业单位要结合实际的档案管理工作现状和需求，制定完善的档案管理制度，对档案管理的权限、方法、流程进行有效的分配和落实，从而保障档案管理工作有制可依；其次，要对事业单位档案管理部门的职能、岗位的设置、人员的安排及具体的工作任务及考评方案进行全面规划，确保档案管理责任落实到岗、落实到人，将档案管理工作的制度建设、执行能力与人员的绩效考核相联系，从而提升档案管理人员的责任心，提高对制度的执行能力，确保档案管理工作的规范化和专业化；最后，要制定相应的监管机制，尤其是对档案信息数据的真实性、完整性和准确性，要制定一定的监管方案，设置专门的监管人员定期进行检查，针对事业单位档案管理部门在实际工作中存在的不规范行为，或档案信息丢失、错漏、造假等行为应当严格进行查处，深入分析其原因，制定相应的奖惩措施，以有效规范档案管理工作[5]。

4.3 提升档案管理的信息化建设

要确保事业单位档案管理工作能够迎合时代发展的需求，就要正视当前事业单位现代化建设与发展的需求，充分借助创新的科学技术开展档案管理的信息化建设。首先，要补充完备档案管理信息化所需的软硬件设备，加大资金投入引进先进的档案管理技术和平台，从物质层面为档案管理信息化建设做好；其次，要加强人才的培养，结合档案管理信息化建设的实际需求，开展档案管理信息化的相关培训，帮助档案管理人员掌握信息化档案管理工具和平台的操作方法，补充优秀的复合型人才，满足事业单位档案管理信息化建设的实际需求；最后，要不断提升档案管理部门的信息素养，重视档案管理的安全性，加强档案管理信息化平台的安全建设，尤其是对一些重要信息数据要设置一定的安全防护措施，避免重要数据信息的泄露或篡改，提升网络防护等级，提高档案管理信息化建设的整体水平。

4.4 加强档案信息的安全管理

事业单位的档案信息反映着事业单位真实的管理及发展数据，具有一定的法律效力，其中不乏一些比较重要和私密的档案信息。针对事业单位档案信息的性质，档案管理部门必须加强档案信息的安全管理。首先，要重视对重要档案资料的管理，可以通过设置不同的借阅权限来对档案资料进行分级管理。对一些比较私密的档案信息要做好保密工作；其次，针对现有的档案信息要加强日常的检查和防护，做好防火、防水、防盗、防虫等工作，提升安全管理的意识和水平，确保档案信息不被损坏或窃取；再次，要加强档案管理信息化平台的安全管理，借助设置登陆权限、访问权限、防火墙等工具防止不法分子或网络黑客的攻击，保护档案资料的安全；最后，针对重要的档案信息要注重备份，以防档案丢失或损坏带来严重后果[6]。

5 结论

在全新的社会经济形势下，对事业单位档案管理工作提出了更为严格的要求。事业单位档案管理工作的开展需要依托完善的制度，明确的流程和先进的技术得以不断创新改革，从而有效提升档案管理的水平，确保档案信息的安全，提升档案信息的真实有效性，从而为事业单位的稳健发展提供有力保障。