事业单位人事档案管理的特点与问题思考

唐 辉

（通榆县政协办公室综合保障中心，吉林 白城 137200）

近年来，随着时代的进步和经济的发展，我国的事业单位的工作受到了相关部门的重视，其中事业单位的档案管理问题格外突出，并引出了一系列的问题。事业单位人员是其中的决定因素和生产的主力军，要想提高事业单位的工作效率，便必须盘活事业单位的工作人员，激发他们的工作活力，使得他们能够发挥自己的力量为社会上提出更多更好的政策，并积极开展。因此，事业单位必须提出相关的政策，以更好地管理事业单位的人事档案和资源。

1 基层事业单位档案管理的特点

1）机密性。事业单位进行档案管理时需要遵守一些原则，首当其冲的便是严格执行保密制度。由于事业单位的特殊性，一旦当事业单位的档案出现泄漏，造成的后果难以设想。因此必须加强对事业单位的档案管理的机密性。

2）真实性。档案管理的另一特点便是真实性。在事业单位的档案管理过程中，必须保证真实性，由其真实地展现事业单位的发展现状。同时，在对档案进行管理时，工作人员也必须确保各项资料的真实，避免出现任何的造假和违法行为。

3）动态性。在对档案进行管理时，还有一个特点便是动态性。由于事业单位的人员是流动的，因而事业单位的档案管理是处于不断更新与变化的过程中，并需要随着时代的变化而进步，积极应用一些先进技术，提高档案管理的效率[1]。

2 基层事业单位档案管理工作中存在的问题

1）档案管理制度较不完善。我国的事业单位隶属于国家单位，由直属的上级部门进行负责。从社会角度来看，事业单位属于面向社会的公益性事业，但是在具体的工作过程中，有些事业单位面临的问题和任务与企业无异，同样较为繁杂，事业单位需要花费大量的资金进行任务的完成。从事业单位的角度看，以往的单位尽管人数众多，对于人力资源的管理也并不是引用的现在的事业单位的制度，而随着时代的进步，有些事业单位在转型过程中仍然沿用以往的管理体制，这便导致员工内部的奖金和福利得不到应有的保障。基于以上的讨论，事业单位人才管理出现问题有一部分是历史遗留问题，人才体制的不明确在一定程度上阻碍了事业单位的人事档案的管理工作[2]。

2）人事档案管理方式陈旧。传统的人事档案管理方式多是采用最原始的整理归档方式，这样的形式耗费了巨大的人力物力，这样的管理方式不仅耗时长且容易出现错误。因此，在融媒体时代背景下，管理者们应该挖掘新技术，引进先进的科学技术人才进入管理队伍，将管理体系与信息技术相结合，构建完整、健康的人事档案管理体系，为高校的管理工作提供技术手段，以此创新人事档案管理形式，使得人事档案管理工作向着多元化、体系化的方向发展。由于人事档案的管理工作内容庞杂，所以在管理过程中会碰到许多问题。

3）人事档案管理的专业人才匮乏。人事档案的管理工作由于其工作的特殊性需要由专业度较高的人员执行，但是目前事业单位的档案管理人员的专业素质和实际操作水平良莠不齐，且档案管理人员的流动性较大、档案管理人员很多都是从别的普通岗位调过来的。由于这些人员的学历水平较低，因而在知识结构和思想观念上都较为落后，不利于档案的收集和整理。

3 基层事业单位档案管理工作的优化建议

1）建立健全完善的档案管理制度。要想进一步促进人才的工作活力，首先便是需要建立起符合当代发展的人事档案管理体制。在管理体制的改革过程中，事业单位可以适当地引进企业的人才管理制度，并将该制度应用于事业单位，如果在应用过程中出现问题，也可以及时进行修正。总而言之，需要在原有的基础上，将管理制度进行不断的创新，来激发事业单位员工的工作积极性，管理制度需要秉持公平公正公开的原则[3]。

2）构建档案信息管理网络平台，加强资金投入。传统的人事档案管理方式多是采用最原始的整理归档方式，这样的形式耗费了巨大的人力物力，这样的管理方式不仅耗时长且容易出现错误。因此，在融媒体时代背景下，管理者们应该挖掘新技术，引进先进的科学技术人才进入管理队伍，将管理体系与信息技术相结合，构建完整、健康的人事档案管理体系，以此创新人事档案管理形式，使得人事档案管理工作向着多元化、体系化的方向发展。由于人事档案的档案管理工作内容庞杂，所以在管理过程中会碰到许多问题。因此，需要创新人事档案的管理内容。首先，管理人员可以将信息登录系统进行简化，只需要通过自己的手机号和密码便能进入人事档案查询系统，对自己的人事档案信息进行查阅。此外，对于人事档案总结和的工作学习情况都有很大的作用。传统的人事档案管理工作还存在没有做好人事档案的开发利用工作。在人事档案管理工作的开展过程中，不能简单地只是对人事档案进行整理和保存，而应该对档案工作展开积极的研究。运用信息技术将其中的一些信息进行筛选和提炼，最终形成电子档案，以便于事业单位进行管理查询。此外，建立起科学的人事档案查询系统也是很有必要的，能够有效提高事业单位的服务质量。

3）提高安全保护意识，防止档案信息外漏。人事档案工作是事业单位管理工作中十分重要的部分，但是由于人事档案的管理形式长期以来没有创新，导致工作枯燥无味。管理人员也没有具备较强的管理意识和相应的法律意识，导致管理工作频频出现问题，例如人事信息泄露、档案时间填写不准确等情况出现，这都是管理人员安全意识不强导致的不良后果。为了有效改善这一现在，作为事业单位的管理者，应该打破陈旧的管理理念，树立“以人为本”的人事档案管理观念，通过现代化信息技术，重塑管理网络，将纸质的人事档案电子化，提高档案管理的效率。

4）加强人才队伍建设。对于复杂且单一的档案管理工作，每天的工作量较大，导致档案管理人员的队伍不稳定，管理人员调度频繁。这种情况也使得档案管理过程中出现一些不规范的问题，例如人员在交接过程中对于档案的遗漏情况。随着时代的发展，事业单位也应该对于档案管理人员进行严格的筛选和培训。首先可以定期开展培训活动，组织档案管理工作人员进行相关档案管理政策的学习，以提高管理人员的综合素质。此外，事业单位还应该营造积极、健康的管理环境，尊重管理人员个性发展，使得管理人员能够在和谐的氛围中展开工作，也能有效促进事业单位的各项管理工作效率的提升。

4 结束语

综上所述，事业单位的档案管理是事业单位工作进程中重要的一步，通过对于档案资源的利用，能够帮助事业单位有效工作，但是在传统的档案管理中存在诸多问题，例如单位领导对于档案管理的意识不强、档案管理制度不完善以及档案管理人员素质参差不齐等问题。因此事业单位需要展开相应的措施积极应对以上的问题，保障人事档案的高效管理和高利用率，促进事业单位的现代化变革。