工程建设项目档案创新管理探究

田 琼

（内江市公共资源交易服务中心，四川 内江 641100）

工程建设项目档案记录着实施工程建设项目全过程的情况，是不可缺少的资料。档案管理的规范与创新是工程建设项目顺利实施的基础，是实现工程建设目标的保障，加强工程建设项目档案创新管理势在必行。

1 工程建设项目档案管理的重要性

在市场经济体制日益完善的时代，国家针对工程建设项目不断加大投资力度，突出工程建设项目档案的价值，档案创新管理成为重要的研究课题，不仅有助于提高工程建设项目档案管理效果，还能优化档案资源配置，帮助提升工程项目建设质量。在工程建设项目的实施中，从立项到审批再到招投标、勘察设计、施工、竣工和验收等都会形成大量文件、资料，需要档案人员根据工程建设项目的特征和档案管理规范落实档案资料收集、整理、保管等工作，推动档案管理与工程建设项目的高度融合，保证有序开展项目建设工作，满足工程建设与管理需求。而且档案创新管理可以将工程建设项目实施情况充分体现出来，明确安全与质量形势，为安全管理、质量控制和应急救援等提供参考依据，加上档案可以作为工程建设项目的合同纠纷与索赔的关键性凭证，其中记录的原始数据能够大大降低工程建设风险，为各部门、各单位履行好岗位职责提供保障。

2 工程建设项目档案创新管理的技术要点

2.1 档案收集技术

工程建设项目档案收集指的是把分散在工程建设项目各参建单位的文件材料、图纸等集中起来，专门指定人员管理，档案收集质量直接决定着工程建设项目档案的完整性[1]。根据档案创新管理的要求，应超前收集工程建设项目档案，即将档案收集起点提前到形成档案的阶段。因此，档案部门要对参建各方管理档案的人员提供收集文件材料的指导，协助他们编制与本单位实际情况相符的档案归档范围、收集制度和工作流程等，提升档案收集的规范性、完整性。例如在工程建设项目的立项、设计、施工、竣工、验收等阶段明确档案收集流程的控制点，指导各单位的档案人员根据收集文件材料、图纸的范围全面收集各自工程建设项目活动中形成的材料，做到材料形成、使用与收集的同步，仔细检查材料的准确性、完整性。如此一来，档案收集工作就伴随工程建设项目实施程序趋于流程化，整合档案的收集与质量控制，将日常档案工作落到实处。

需要注意的是全过程收集电子档案，这与收集纸质文件材料是一样的，根据工程建设项目参建各方的工作进度及时完整地收集电子档案，确保电子档案的原始数据和信息完整。而且收集时要防止电子文件被删除、修改，保证档案安全。对于纸质档案和电子档案的收集应同时进行，因为工程建设项目实施过程涉及很多行业、部门，资料来源广泛，一些单位有时候只能形成纸质文件，应重视做好纸质文件的文字、数据、图表以及图纸、计算书等资料的载体转换处理，例如扫描，并根据收集档案的要求、规范转换不符合标准的电子文件格式。

2.2 档案整理技术

工程建设项目往往具有涉及面广、参建单位多、建设周期长、项目实施复杂等特征，在整个过程中形成的资料多且繁杂，完善档案创新管理制度是将资料从零散状态整理为形式标准的工程建设项目档案的基础。所以要根据工程建设项目的单项工程分类法进行档案分类，例如在大类下根据专业设置小类，主要包括前期档案、综合档案、会议档案、水文和地质档案、施工档案、监理档案等[2]。分类编号可以用工程代号混合阿拉伯数字的编码方式，科学整理所收集的资料，并按照材料形成规律，结合成套性、系统性的特征确定资料归属类目、保管期限，把有联系的资料组合起来进行档案组卷，方便后续的保管。例如同一阶段或者同一专业、同一分项工程的案卷要整理在一起排列，前面是文字材料，后面是图样；前面是打印件，后面是定稿文件；前面是译文，后面是原文；前面是正式批件，后面是请示报告；前面是总报告，后面是分报告；按照原报告编号顺序排列成套的报告，按照原编号排列附件与附图，按照时间期次排列期刊和简报等。

2.3 档案保管技术

收集整理好工程建设项目档案之后就要妥善保管，在档案出入库房时应执行登记制度，建立管理总台账、分库台账，保持库房实体档案数量和目录档案数据的一致性。一般情况下，调卷档案人员要负责进行总台账登记，分库管理人员负责进行分库台账登记，前者主要有档案接收、借阅、销毁的出入库登记，后者主要根据档案全宗与类别或者库房设置。在利用档案之后归还入库时，库房管理者要细致核对实物和目录，保证档案案卷数、文件数及页数等与目录一一对应，检查案卷有无破损[3]。

对于工程建设项目档案库房的管理也要符合档案保管技术要求，加强防火、防尘、防潮、防霉、防虫、防盗等处理，尽可能延长档案寿命；在库房配置相应设备，对库房内的温度、湿度等进行实时的监控和自动化的控制；统一规划档案的存放，在入口处张贴示意图，保证档案的有序排列，有清晰的标识，方便存取和利用；禁止在档案库房存放其他无关于档案管理的物品，严禁烟火；原则上只有库房管理者可以进入档案库房，如有特殊情况，库房管理者应陪同非管理人员进入；在保管电子档案时以在线磁盘备份为主，辅以光盘备份，并定期进行电子档案的读取检查登记，一旦发现问题要及时恢复数据。

3 工程建设项目档案创新管理的促进措施

3.1 落实管理制度，实行三个同步管理

为了进一步促进工程建设项目档案创新管理，应根据档案管理规范实行三个同步管理，全面落实档案管理制度，提高档案管理工作质量。一是从工程建设项目的立项和招投标开始就将建档工作和项目实施工作放在同行地位，落实各自的责任，如上所述；二是在工程建设项目的实施中同步进行档案的收集和施工资料的整编、审定；三是在竣工验收环节同步进行档案资料的验收和工程项目设计、施工图等的验收。为此，在制定工程建设项目实施规章制度时要同步构建档案管理制度，和施工单位签订合同时将档案管理要求附在合同里，促使施工单位明确档案工作总要求，明确在竣工验收时需要提供的资料，消除过去工程建设项目档案管理职责不清、无章可循的混乱现象，让工程建设项目档案走向正规化、制度化。

3.2 引入信息技术，提高档案管理效率

在网络信息时代，信息技术高速发展，信息化、数字化档案管理方式得到广泛应用，借助信息技术可以大大提高档案管理效率，促进档案管理的现代化发展[4]。在工程建设项目档案创新管理中引入信息技术，从录入档案到归档的全工程实施智能化管理，这和传统档案工作相比实效性更强，方便档案信息的增添与实时查询，基于档案管理信息系统形成信息化模式，加快目录数据库、全文数据库建设，弥补传统档案丢失缺陷，快速规范数字化管理。

这就需要档案部门加强软硬件建设，增加资金投入，推动工程建设项目档案管理尽快升级，促进档案信息化管理。例如工程建设项目参建各方要统一使用专业软件管理档案，奠定规范编制档案资料的基础。主要原因在于工程建设项目的资料较多，文档备份量较大，需要通过先进的技术和方法管理材料档案、图表档案、电子档案，加强档案信息的开发、利用，提高档案信息服务质量。另外，要进一步加大推行多媒体形式档案的力度，例如电子档案、磁介质档案、缩微档案等，重视工程建设项目实施中出现的各种电子文件，把建设期间的纸质文件和照片、声像等档案制作为多媒体进行刻录、保存，从而依托信息技术保管好工程建设项目档案信息，大力开发、利用档案，扩大档案利用的广度和深度，充分共享资源。

3.3 管控安全风险，提供档案管理保障

工程建设项目档案创新管理的信息化与数字化建设存在安全风险，因为网络是开放的环境，在共享档案资源时容易受到外部攻击，例如病毒、木马等，导致档案信息被篡改或删除，破坏档案的准确性、可靠性，一些重要的工程建设项目档案还有可能被泄露、窃取。所以在工程建设项目档案创新管理中要以信息化、数字化建设为基础落实安全风险管理与控制工作，例如安排专人负责管理档案计算机，设置复杂的开机密码，同时设置身份认证和防火墙。档案创新管理要完善安全控制，档案人员必须对档案负责，只要档案信息泄露或者遗失，必须按照规定追究管理人员的责任，执行惩罚机制[5]。在录入档案信息时务必谨慎，不能有任何遗漏，防止数据信息出错，保证工程建设项目的数字化档案准确无误；无关人员不得进入数字化档案室，管理人员必须提高安全意识和识别危险的能力，当工程建设项目档案存储计算机遭受外部攻击时有效应对；做好档案备份工作，在档案信息被删除或篡改时要启动备份档案，或者利用云技术实现档案信息的自动化存储，提供可靠的档案创新管理保障。

4 结语

工程建设项目实施活动未曾停歇，为了加快工程建设行业转型与发展的进程，档案人员在整个项目实施过程务必要落实档案创新管理工作，通过规范档案管理、挖掘档案价值促进工程建设项目质量的优化。特别是在当今的网络信息时代，档案信息化建设是必然趋势，在工程建设项目档案管理工作中要注意发挥信息技术的作用，全面创新档案管理，保证提高工程建设项目的综合效益。