浅谈提升基层机关档案管理实效的有效策略

倪康宁

（山东省莱阳市关心下一代工作委员会办公室，山东 莱阳 265200）

基层机关档案管理主要是对基层机关部门的档案信息进行信息存储管理。在现阶段基层机关的档案管理中要求工作逐渐向信息化、高效化转变。有效提升管理服务水平，提升档案检索速率，发挥档案信息作用。

1 档案管理的作用

在基层机关档案管理过程中，通过对信息档案有效管理使用定制化管理方式，延长档案储存期限，帮助档案需要检阅时进行快速检索，实现精确档案精确定位。同时，对档案按类别划分，将所有信息按不同类别进行整理，实现档案的快速重构，比如将档案信息分门别类划分成个人档案、部门档案、工作档案等。在数据库中构建相应的数据表，方便管理工作人员进行管理。同时，档案管理的应用使得提升机关在工作过程中符合现代化发展标准，改变过去人们对基层机关的工作死板的印象。

2 现阶段基层机关档案管理的现状

由于时代发展，基层机关在档案管理中需要改变原先的管理思想，使用新的管理方式进行档案管理。但在管理方式转变过程中，由于对管理方式以及现在计算机技术应用不熟练，导致现阶段基层机关档案管理中存在一些问题，影响基层机关管理档案的效率。下文先简要对现阶段基层机关档案管理现状做分析与介绍。

1）基层机关的管理基础业务比较薄弱。由于基层机关在工作过程中不能很好地重视档案管理的作用，所以在管理思想中逐渐形成不正确的认识，认为档案管理工作作为基础工作任务的补充部分，只需要进行简单管理就行了，不能正确的认识档案管理工作的重要性，造成档案管理过程中的基础业务与工作流程比较低效率，甚至出现管理混乱的现象，主要体现于档案管理过程中不能对档案的类别进行精确的划分，影响档案的查询与查找，而且由于管理制度的缺失，导致工作人员在工作过程中不能按照问题发生的情况进行档案制度的参考，将问题解决。同时，在档案管理过程中的监督工作也十分缺乏，管理人员本身管理工作态度不负责任，将所有档案随意摆放，影响工作效率，浪费了巨大的人力资源与时间资源。

2）工作人员管理水平待提升。现阶段在基层机关的管理过程中，管理人员的管理水平还有待提升。在档案管理中，管理人员始终使用传统的管理思想对档案进行管理，将所有的档案收集过后，按照档案标签进行划分，然后将对应的档案放进不同的分组，以此完成档案工作，但在整个过程中，由于时间标签及档案信息的不同，需要做更细化的整理。然而由于管理人员的管理水平不高，不能精确的划分，导致在后期档案查找过程中，很难根据客户所需要的档案类别进行档案的快速定位。其次，基层档案管理工作人员对于档案管理的重要性认识不足，不仅不利于档案工作管理意识的建立，还会降低档案工作管理有效性，影响管理工作的开展，而且管理人员管理水平不高，会使档案出现遗失、收集不全等问题。

3）管理方式落后。在现阶段的基层档案管理过程中，管理机构仍使用纸质的管理方式进行信息填写与管理。但随着时间的流逝，纸质档案在保存过程中容易出现腐烂或者虫噬的现象，影响基层档案管理工作的有效性。同时，档案长时间积压在仓库管中心，容易产生大量的灰尘和粉尘，影响管理人员在找寻档案过程中的寻找效率。而且传统化的管理方式导致档案的利用率不高，主要体现在基层机关档案的工作过程中工作效率低、业务能力差、档案收集不全。严重阻碍了档案管理的发展，让人民群众对基层管理机构的工作认识不足。

3 如何提高基层机关档案管理工作有效性

在如今的基层机关档案管理过程中，为提高档案管理工作有效性，必须使用新的管理方法与管理模式进行档案管理工作的升级。同时，管理人员要正确认识到档案管理工作的重要性，加强管理水平、提升管理意识。本文简要介绍如何提高基层档案管理工作有效性，希望档案管理机构参考本文的档案管理措施实现档案管理工作有效性提升。

1）加强档案管理工作意识。为提升基层机关档案工作管理有效性，在管理机构的发展过程中，要逐步加强档案管理工作意识的构建，通过管理工作的教育与指导，提升基层档案管理工作人员在档案管理过程中的积极性，不断扩充档案管理的综合建设，加强档案设施的建造，使现阶段档案管理能够符合现代化管理要求标准。

对于管理机构中的档案管理人员，可通过培训、学习、专业管理人员指导等方式提高档案管理工作人员的综合素养，加强工作人员的工作水平。并且，在管理工作档案由纸质转变为电子档案的过程中，工作人员要学会相关软件的使用，做到熟练掌握并高效处理档案管理问题，将档案信息输入数据库，并有效管理，实现档案快速精确定位，提高档案管理工作的有效性。

2）建立现代信息化管理平台。随着科技技术的发展，现阶段信息技术在各行各业的使用范围越来越广，而在基层的档案管理过程中，可通过建立线上管理平台系统，实现档案信息化流程，不仅完善档案管理网络，建立有效的管理制度，使管理制度真正落实到工作过程中。在信息化档案管理过程中，需要建立信息化管理平台，通过软件的开发以及平台的搭建，让管理工作人员在工作过程中实现信息系统的掌握使用，通过信息化的管理手段，能够帮助管理工作人员实现档案的快速建立以及查找，减少档案查询过程中的时间浪费，提升工作效率。同时，电子信息档案相较于纸质档案，更加容易管理，不仅在保存过程中可以提升保存期限，同时也可以进行实时的更改以及档案的调动、查阅。保证在第一时间快速、准确的提供档案材料。

3）建立档案管理工作制度。在现阶段的档案管理工作当中，由于管理工作人员工作态度不认真、不负责任，导致档案管理工作有效性降低。并且，管理人员在档案的建立、管理、运输过程中的工作态度不端正，容易导致在工作过程中出现档案损毁、档案遗失的现象，影响档案管理工作的正常进行。而在基层档案管理工作转变过程中，通过档案工作制度的有效建立，让管理工作人员在管理过程中对发生的问题参考管理制度快速解决，同时管理制度的建立，也能时刻监督管理工作人员的工作状态，提高员工工作积极性，使档案管理工作在工作过程中实现快速开展，帮助基层工作提高工作效率，推进档案管理工作快速发展。

4 结束语

综上所述，虽然现阶段的基层档案管理过程中存在非常多的问题，影响档案管理工作的正常进行与档案的安全保存，但通过在管理过程中管理制度的确立，使用相应的管理方法或者搭建信息网络管理平台等方法，优化档案管理工作，提高档案管理工作有效性，加强基层机关部门对档案管理工作的认识，改变人们对过去档案管理工作部门的认识。促进档案管理工作朝着信息化与现代化方向发展，帮助档案管理工作在现实生活中有效开展，提高管理效率。