浅议不动产登记档案整合和集约化管理

王桂燕

（夏津县自然资源局，山东 德州 253200）

不动产登记条例与人们的生活和财产息息相关，这一项条例守护着单位组织和个人的房产、土地、海域等不动产权利。不动产登记资料装订成档之后，可以依法查询该房屋的产权归属，在房屋买卖交易中，有益于避免一房多卖的风险发生。所以，不断地完善不动产登记条例，能够增加不动产管理的工作效率，保护合法权利，促进社会稳定和谐发展。

1 不动产档案集约化管理与整合的重要性

《不动产登记暂行条例》的开始实施已经有六年时间，国内的不动产管理制度的完善程度并不高，因此，在我国很多大型土地以及房屋管理等有关的档案登记都不能得到规范的管理，问题在于相关部门的体制还不完善。现阶段，原房屋管理中心、国土资源管理部门都存有很多房屋产权档案和土地登记档案，这些档案信息都来源于之前的房屋和土地分别登记的工作中，这样一来，档案资料信息比较分散，资料重复的问题屡屡可见，这一现象极大地影响了不动产登记档案管理工作的工作效率。对此，相关部门需要积极开展档案整合工作，将大规模分散在不同部门的档案资料进行集中管理。集约化管理有利于档案管理工作有序进行。如果不进行资料整合，不动产登记中心需要投入更多人力、物力和财力去解决。所以登记档案的整合是非常重要的工作，资料的整合以及集约化管理能够提高相关部门的工作效率，减少不必要的各项投入。

社会上对不动产的纠纷问题十分常见，问题主要是出自人与人之间的利益关系，当人们对不动产以及物品所有权解释不清楚时，需要通过查询不动产登记档案才能解决该问题。以一起民间不动产权纠纷为例：在二零一零年，某工厂房屋因某些原因被法院查封，次年，该工厂管理人委托拍卖公司对厂房进行拍卖，并成功售出，拍卖的钱也已经到账，厂房随之在法院的许可下解除查封，在二零一三年双方进行过户手续时，该工厂房屋管理者以“拍卖查封房地产以及合同无效”等原因拒绝过户。该案件是不动产权的纠纷，后来不动产登记部门协助法院查询了相关的不动产权档案，所有登记的信息一目了然，有效地维护了权利人的合法权利，使双方纠纷得到解决。所以说，不动产登记档案的完善，规范，对解决产权纠纷也是很有力的证据。

整合不动产档案资料是完善不动产登记制度的一个要素。群众在解决个人不动产问题时，需要的是一个方便、快捷的服务通道，如果原来的登记部门中的档案信息没有得到整合，那么群众在办事的时候需要跑很多地方，甚至不能得到完整的信息，相关部门应该考虑到这一点将原有部门中的档案信息统一规划，避免群众办事的时候产生不必要的麻烦。我国的《物权法》也规定过，被侵权人可以向相关部门申请，查询并复制不动产权资料，相关部门应当向该权利能提供相对应的资料。不动产登记机构需要对该档案信息进行永久保存，如果资料中有损毁或遗失的，需要根据原有的资料进行重新编辑，相关土地变更或者登记机构需要进行调整的时候，相关部门应该接收该机构的不动产登记档案。由此可以得出，对不动产登记档案进行整合有利于法律活动的开展，有助于各方面工作的开展。

2 进行不动产档案资料整合的关键要素与方法

为了不动产登记档案整合工作能够有序进行，有关部门需要从上至下进行调整。首先是部门制度的规范，在部门机构统一之后，需要及时构建不动产登记资料的档案馆，为避免登记资料分组不明确，相关部门需要开设多个科室来对所有的档案进行分工管理。资料分类的方法有很多，可以根据地域的多样性开设不同的科室，而且，由于不动产权登记条例开设不久，根据年份进行归纳也是一种很好的方法，将之前在老档案馆的资料进行收集，将这些资料与当前所储存的档案进行整合，用合并整理的方式来减少工作中出现的问题。整合资料的方法有很多，但他们的相同性在于都是朝着管理规范化发展。

再从部门职工方面来说，不动产权登记工作直接影响到人们的产权权利，所以对档案资料进行整合是一件重要的工作，部门需要提高职工的工作能力，例如对各方面资料的熟悉程度，对计算机技术的操作能力等。对于一些新招聘的员工，为他们专门开设档案资料整理工作的实习期，这样一来，既能增加部门资料管理的效率，又能为未来培养出一些专业的管理人员。现在的档案资料整合工作中，使用最多的设备大概是计算机了，计算机可以储存大量的资料信息，在数据和信息的整理时速度要比人工整理快得多。所以每一个档案整理人员应当配备高水平的计算机技术，工作时职员运用计算机对资料进行整合，能够极大地增加工作效率。除此之外，帮助人们查找个人不动产权资料时，计算机查找毫无疑问是最快捷的方式。所以对于职员技术能力的提升有利于资料整合工作的开展。

最后是对档案馆进行调整，在制度和人员这些方面完备之后，要考虑的就是档案的存储。以山东省夏津县为例，该县的不动产登记档案存量巨大，自房产条例颁布以来，该县所存有的资料档案超过了200多万卷。不动产登记档案资料受法律规定，必须做到永久保存，完好保存，由此可以推出，今后该县的档案资料数量将以一定的速度递增。当前不动产登记档案资料一般以纸质文件为主，电子文件作为备份文件，为了能储存越来越多的资料文件，相关部门需要对储存的场地进行扩建，可以从多个方面入手。首先是利用好“云端技术”和“互联网技术”，云端技术具有很大的数据储存容量，能够长期的对档案信息进行保存，将电子档案存入云端当中，在利用互联网技术，对档案信息进行计算统计、防遗失监控等。当前储存了大量的档案纸质文件，要同时管理这么多文件需要相当多的人员，并且难免会发生档案资料遗失的问题。借用云端技术对档案资料进行管控，当纸质档案发生遗失，缺页、纸质老化等问题的时候，可以通过云端储存的电子档案信息进行数据备份。这样一来，纸质文件仪式的问题得到了很好地解决。扩大纸质文件储存区域，将一些老化的资料进行改造，建设档案资料备用储存室，对于一些即将过期，或者即将失去效用的纸质文件放入备用储存馆中，这样有便于废弃资料的处理。

3 结束语

开展不动产登记档案整合与集约化管理，其根本是为了辅助不动产登记工作的进行。为了保证权利人的合法产权，国家开展各项政策来帮助该工作顺利进行，不动产资料档案管理制度还有很大的进步空间，虽然档案整合的任务十分艰巨，甚至直接影响到登记工作能否进行的顺利，但是我们要坚信在各方人员的努力之下，该项工作一定能越做越好，绝不会让每一个群众的产权利益受到侵犯。