县级医院人事档案管理的现状分析

翟 路

（金乡县人民医院，山东 济宁 272200）

人事档案是职工工作经历的具体体现，是职工个人经历、学历水平、技术职称、社会关系、业务能力、工作奖惩等方面的原始记录，同时还是职称评审、干部选拔、人员流动、社会保险办理、工资调整、退休手续办理、政治审查等工作的重要参考依据。当前县级医院人事档案水平严重滞后于医院发展战略，所以如何让医院人事档案工作更加规范化、科学化，以此更好地服务于医院发展显得尤为重要。

1 县级医院人事档案管理中存在的问题

1）人事档案管理意识不足。在当前县级医院发展过程中，单位领导更注重医疗水平的提升、医保资金管理、药品经营、大型设备采购等方面，人事档案无法直接为医院发展产生经济效益和社会效益，因此医院不愿投入较多的人力物力在人事档案管理工作上。很多县级医院缺乏专门的人事档案室或档案室环境远达不到档案存放标准，目前在档案保管工作中的许多问题亟待解决。比如：纸张老化、字迹褪色模糊，有相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，到了不能再用的程序。档案虫害也影响档案的保存，档案保管处所条件得不到改善，库房建筑不合档案保护标准，需要复制的档案数量大，复制档案的手段也比较落后。

2）人事档案管理制度不健全。许多县级医院没有相应的人事档案管理制度或相关制度只是对《档案法》、相关条例照抄照搬，没有结合医院实际，导致无法推行、实施，最终使人事档案管理流于形式，没有真正发挥人事档案对医院发展应有的作用。具体到实际工作中，由于缺乏健全的制度和工作流程，使得人事档案管理中把关不严，导致档案材料内容不完整、质量不高，缺少有价值资料，甚至存在人事档案造假、涂改、笔记潦草等现象，无法全面、真实反映职工个人经历和品德情况，严重影响了档案使用价值。

3）人事档案管理方式落后。信息技术的应用极大地解放了劳动力和生产力，在医院工作中，更多应用到了医疗诊断、药品管理、财务管理的方面，唯独人事档案管理系统是一片空白。人事档案管理手段还相对落后，大多采取手工编辑、检索或简单地使用了电子档案，但人事档案材料仍不能及时归档整理，档案存放混乱、使用效率低、内容不完整，信息化保密软硬件质量偏低，尚未完全实现档案管理信息化建设。

4）人事档案管理人员素质不高。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，大多档案管理工作都是人事科人员兼职管理，档案管理精力不足，导致工作积极性不高，把档案管理简单地认为是资料存放。县级医院档案管理中，人事档案管理缺少必要的专业知识培训，缺乏档案管理创新精神，“重藏轻用”现象普遍，忽视了人事档案资源的开发利用，对档案潜在的发展价值缺乏科学、全面的认知。

2 县级医院人事档案管理的相应对策

1）强化人事档案管理意识。人事档案工作的好坏关系到职工提拔、晋升、调动等切身利益，同时对医院重大决策和发展起着深远影响。人事部门要将人事档案的作用向相关领导及时陈述，强化单位领导人事档案管理意识，一方面按照档案室建设标准，加大人事档案室资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作；另一方面，要提高档案管理人员责任感、积极性，认真按照档案管理规定，及时、完善收集归档材料，把好人事档案质量。

2）完善人事档案管理制度。医院人事部门应根据国家《档案法》、中央组织部《人事档案管理条例》等法律法规要求，结合医院实际情况，制定符合自身特色的人事档案管理制度，包括档案内容鉴别、分类归档、材料排序与编目、复制与技术加工、装订与验收入库、保密制度、借阅制度、管理人员职责和科学奖惩机制等一系列的规章制度，依照规章制度开展工作，使档案管理工作制度化、规范化、灵活化。人事档 案管理制度重在实施，仅仅制定出来并没有用，关键是如何有效利用，并在实践的过程中不断补充和完善，使其发挥最大作用。医院应将人事档案管理纳入医院的绩效考核体系，建立科学的指标评价标准，定期对人事档案管理工作人员进行考核。

3）改善人事档案硬件、软件设施。（1）医院应增加对人事档案管理的资金投入，引入现代化技术和设备实现档案现代化管理。将现代先进的存储技术、防护技术、复制技术和装订技术等应用到档案管理工作中。根据需要购买电脑、扫描仪、复印机、打孔机、碎纸机等设备，为档案存储室配备空调器、除湿机、吸尘器等，以改善档案室环境，延长人事档案寿命。（2）充分享受信息化人事档案管理系统带来的红利。引进现代化技术和设备建立医院人事档案数据库，对医院的上千名职工进行统一管理，通过系统可以方便的检索、查阅、审核每一个职工的人事信息，并能对人员的素质状况、人才结构等进行及时准确的分析，为人才引进、培养，职务晋升，职称评审，津贴发放和调整提供各种科学的依据，为医院管理提供便利的服务，有效地保障职工和医院利益，使档案管理工作科学规范化。及时更新，动态化管理人事档案信息，保障档案信息的时效性、真实性和准确性。人事档案管理信息系统的运用减轻了人事档案管理工作的负担，提高了工作效率，更好地为医院发展服务。（3）基于人事档案管理信息系统，实现财务系统、医疗质量管理系统、pacs管理系统等系统的无缝对接，同时应注意职工档案保密性与安全性，将重要资料权限设在人事档案部门，将通用数据、信息实现共享共用，使医务科、护理部、党办、财务科、经济运营管理科、工会、计划生育、后勤等部门可直接从相应系统获取有效人事数据，真正提高医院工作效率，减少不必要成本。（4）人事档案管理系统应考虑到网络环境下的信息安全、档案的长期保存、日后的软硬件升级、信息查阅的便利性和效率等 方面。

4）不断提升人事档案管理人员专业技术水平。当前形势下，要提高档案管理水平，就要提高档案管理人员专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。医院应为档案管理人员提供更多专业知识培训机会，更加积极主动去学习一些好的经验和做法，不断提升工作人员服务意识和创新精神，采取科学管理方法开展工作，提升人事档案管理有效度、效率、准确度。此外，引入竞争机制，通过择优录用、竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。

3 结束语

时代在进步、社会在发展，人事档案管理工作应当与时俱进。未来医院竞争归根结底是医疗人才的竞争，人事档案作为考察医院人才的一面镜子和窗口，对如何建立健全科学人才培训使用机制，进而全面提升医院核心竞争力至关重要。

下一步县级医院人事档案管理工作中，人事档案管理专员应从自身医院实际情况出发，建立健全医院工作制度，不断改善档案工作设施，科学运用信息化手段，不断提升个人业务能力和素质，对本单位人事档案进行一次全面的查缺补漏，实现医院人事档案管理的科学化、社会化、规范化、专业化，从而为实现医院经济价值和社会效益奠定坚实的基础。