人事档案管理的重要性及优化途径分析

钟 玉

（烟台市牟平区公共就业和人才服务中心，山东 烟台 264000）

作为人事管理工作的重要环节，人事档案管理工作也得到了社会的关心和重视，做好人事档案管理工作为人才市场节约了时间、降低了成本，能有效地为人才市场提供最佳合格的人才，从而为社会创造效益，因此本文从人事档案管理的重要性及优化途径进行分析，制定高效、合理的管理措施，通过优化和改进人事档案管理工作，进一步提高人事管理水平[1]。

1 人事档案管理工作的重要性

人事档案在一个人的生活过程中发挥了重要的作用，人们无论从生活还是学习工作等各个领域都离不开人事档案，从出生到入学，孩子的姓名、生日、户口方面的信息，以及就读经历，在校取得的成就，以及入团、入党等这些重要时刻，都会被记录在档案里，所以我们可以通过人事档案来全面了解一个人的总体状况，所以人事档案要保证数据真实、准确、有效。

首先，人事档案为个人工作升职、加薪都提供了重要的依据，企业在改善职工工资待遇、晋升职位等工作时，不仅要参考工作表现，也要根据人事档案记录的工作时间来计算工龄，为职工调整等级、晋升提供了有利依据，因此，人事档案具有不可替代的社会作用。

其次，人事档案是合理使用人才的有效依据。人事档案管理工作随着我国改革开放的不断发展，也取得了重大进展和突破，人事档案管理工作有了更高的要求和规范，人员本身的原始材料和历史信息全面客观的记录了一个人的思想品德、性格、学习经历和工作情况等，有利于单位和社会客观、全面的考察一个人的过往经历和业务能力，因此，真实性、原始性、机密性是人事管理档案工作的重要特点，为企业选拔考察人才提供了重要的途径。

最后，社会公共信息的重要组成部分之一就是人事档案，通过人事档案我们可以快速的确定一个人的生活、工作履历、社会关系和成就过失等。因此，人事档案为人力资源管理工作也提供了形象、生动、准确和真实的原始资料和信息，为单位招聘和个人求职都提供了重要的依据，人事档案内容覆盖了人们生活、工作的各个领域，例如人事档案管理部门可以为人员办理护照和港澳通行证提供相关依据和条件，通过档案我们可以详细确定职工的退休年龄，也可以办理失业保险以及为员工代缴养老保险等[2]。

2 人事档案管理工作的优化途径分析

2.1 要不断改进和完善档案管理制度

人事档案工作比较琐碎、复杂，要建立比较规范的制度来制约和规范其工作。加强和健全保密制度势在必行，档案机密工作是单位机密工作的重要组成部分，也牵扯到员工的个人隐私，因此我们工作人员要妥善保存员工的人事档案，并且保证人员档案材料完好无损，这样才能为单位招聘、选拔人才提供真实、有效、准确的个人资料信息；加强对人事档案材料的信息审核辨别工作，采集人员材料信息是人事档案工作开展的基础，因此档案管理人员要认真搜集档案相关的各类信息，并对信息加以整理和鉴定，保证材料的完整、准确、真实，并具有权威性；建立相关的检查审核制度，及时对人事档案材料进行审核和检查，对不合格的材料要及时处理，材料部门要对手续不齐全的材料要重新审核并补办手续；档案管理人员要对档案数量、材料补充收集、档案保存等情况做好统计登记工作。

2.2 提高人事档案管理人员的整体素质

管理人员的综合素质决定了档案管理工作的水平，个别人员素质差、工作态度不好、工作效率低，导致了工作结果差强人意，因此我们要从以下几方面来提高档案管理人员的综合素质：1）合理安排和配备档案管理人员，招聘有活力、充满工作积极性的员工，从而提高人事管理工作的效率。2）加强档案管理人员的外部和内部培训工作，新员工通过内部培训学习到老员工的经验和管理方式，更好地适应和融入到工作环境中，再通过人事管理部门的专业知识培训，进一步提高管理人员的知识水平和管理能力。

2.3 推动人事档案的信息化管理工作

当今时代是信息化和大数据时代，信息化发展为档案管理提供了很多便利条件，信息化的参与让数据可以以电子信息形式呈现，电子档案的建立也方便了档案管理人员，改善了以往工作复杂、任务繁重的局面[4]。

加大信息化管理工作的应用范围，加强人员和设备的配置，招聘一些年轻的擅长网络工作的信息人才，建立信息化管理系统可以更好地提高工作效率，为后续的查询和保密工作打下了良好的基础。

让工作人员快速掌握最新、及时的信息资料，为相关部门提供有权威性的数据。不断完善档案收集归档制度，管理数据要做到和实际相符，及时更新，把员工在日常工作中的最新进展情况包括知识水平、技能水平和奖惩情况等，都要及时更新和增加最新内容，为信息化管理工作提供了重要内容[3]。

2.4 定期对档案进行修复和检查

由于人才市场的档案数量多、比较繁杂，在档案管理过程中可能会出现信息丢失和材料损坏的情况，所以工作人员要及时做好修复和检查工作，档案管理要规范，按类别放置，并固定时间或周期性进行修复和核查工作。

2.5 加大对档案鉴别工作的投入

档案信息鉴定工作对档案的寻找、信息查询都有着重要的作用，档案管理工作比较复杂，任务繁重，因此工作人员难免会有疏忽。为档案查找工作增加了难度，因此加强档案鉴定工作的投入尤为重要，档案管理人员要严格按照档案鉴定标准来确定鉴定规则和鉴定程度，从而做好档案细化分工工作[5]。

2.6 档案管理方法要与时俱进，不断创新

档案管理人员要不断改进和完善自己的人事档案管理方法，只有不断创新才能改善工作不足，从而提高工作质量和效率，节约成本和时间。

3 结语

综上所述，人事档案管理工作是做好人事管理工作的重要基础。人事管理部门必须要引起足够的重视，不断改进和优化人事档案管理工作，从管理制度、管理措施以及管理人员配备等方面来改进，从而让人员管理水平踏上一个崭新的台阶，为企业和社会提供真实、全面的档案服务。人事管理部门要不断查找并改正自身存在的不足，不断对档案人事管理工作进行改革，多学习先进的管理经验，并改善自己的资源配置，从而真正满足社会和单位对自己管理工作的高要求，从而源源不断的为用人单位提供和选拔优秀的人才。用人单位和人才市场选拔和招聘人员最主要的途径就是看人才的简历信息，根据信息来选出和公司发展需求相匹配的职工。本文从人事档案管理的重要性进行分析，并论述了人事档案管理工作的优化途径，为人事管理工作的改革和发展提供了借鉴。