医院人事档案管理的完善策略

陈淑艳

（福建省立医院人力资源处，福建 福州 350000）

1 前言

无论任何机构在组织开展各种形式的实践性活动时，均会产生一系列的相关数据或文件资料，其中的人事类文件资料则是机构档案资料建设与人事档案管理的主要构成部分，切实提升数据与资料的真实性、可靠性，才能最大程度促进机构人力资源的科学配置与合理利用，推动人力管理质量与水平的持续有效提升。对此，负责具体人事档案管理工作的相关人员，需要对人事档案管理工作的内涵、实质与要求等有全方位地了解及认知。值得注意的是，人事档案管理工作与其他管理模式不同，其所涉及范围比较广泛且纷繁复杂，如管理体系、管理模式、管理策略与管理队伍等等，且结合当前医院的实际发展状况发现，医院的人事档案管理工作在具体运作过程中，还存在诸多的瓶颈与问题。对此，我国医院需要从宏观视角，积极探索突破人事档案管理的瓶颈与存在的不足之处，借助于现代化管理手段与信息化技术促进医院人事档案管理工作取得新进展。

2 当前医院人事档案管理工作存在的主要问题

1）对人事档案管理工作缺乏足够的重视。对于医院而言，不断提高其医疗、保健与防疫等技术方面的水平是工作的重中之重，即通过优化医疗设备和改善诊疗环境，为广大患者提供安全、高质、高效的医疗服务。从这个角度来讲，医院的领导层更为重视医疗的质量提升与业务推进，往往将更多的精力与时间投放于临床一线，大多数行政后勤工作，也主要是为临床一线而服务。在这种背景下，人事档案管理工作通常处于被忽视的状态，针对人事档案管理的意识相对缺乏，且多数人事档案管理人员也仅满足于一般任务的完成，片面认为只要保证医院人事档案的完整性，并不出现较大的遗漏就行，极少积极主动地参与人事档案管理的现代化建设中[1]。与此同时，医院的领导、各科室以及医务工作者对有关岗位业绩、培训进修、科研成果等一系列资料的档案归档，也没有充足的认识，导致这些信息资料无法及时、全面地储存到人事档案中，而人事档案也难以将医疗人员的业务表现与能力水平等动态性信息予以表现，造成医院的人力资源真实状况无法在人事档案中进行全面反映与展现。

2）人事档案管理模式相对陈旧与落后。医院人事档案管理工作的专业性、机密性与政治性特征十分突出，对于新世纪的医院人事档案管理工作而言，只有与大数据信息技术相接轨，才能保障其与时俱进。然而，根据当前大多数医院的实际情况来看，医疗设备是医院资金投放的重点方向，而人事档案管理设备的资金投入则少之又少，这就导致人事档案管理工作的基础设施相对落后[2]。相当一部分医院的人事档案还停留在纸质文件资料层面，档案管理模式也是以传统的人工收集资料、整理资料与保存资料为主，信息化水平偏低，缺乏必要的信息化技术设备，人事档案管理工作的科学化、系统化与标准化建设相对缓慢。

3）人事档案管理人员力量较为薄弱。人事档案管理人员作为医院人事档案管理工作的直接作用者，其管理能力与管理水平的高低，对医院人事档案管理工作的成效有着重要影响。但是，目前诸多医院对于医务人员的素质与能力更为重视，对人事档案管理人员的业务能力并未予以足够重视，且相当一部分医院人事档案管理人员都是兼职，极少接受过专业的、正规的人事档案管理教育，医院也鲜有组织相关的人事档案管理培训活动。人事档案管理人员在专业知识方面的匮乏，以及薄弱的档案管理法律意识等，导致现有医院人事档案管理人员的知识结构较为陈旧，档案管理效率也相对低下，一定程度上阻碍了医院人事档案管理工作的稳步有序推进。

3 医院人事档案管理的完善策略

1）充分认识档案管理工作的重要性。只有对人事档案管理工作的重要意义有着充足的认识，才能最大程度确保医院人事档案管理工作的积极有序运行，才能为医院的科学决策与可持续健康发展提供强有力的信息支撑[3]。对此，无论是医院管理人员，还是医务人员与从事人事档案管理工作人员等，都需要对医院人事档案管理工作予以充分的了解与重视，并将人事档案管理工作纳入医院重要发展战略当中，积极借助于医院内部网络、日常会议、医院报刊等渠道，加大对人事档案管理常识的宣传力度，让广大医院工作人员对人事档案管理工作有着正确的认知与了解，使其充分意识到人事档案管理工作的重要价值与意义，进而树立正确的人事档案管理思想，以此积极主动地参与到医院人事档案管理工作之中，为人事档案的完整性、全面性以及及时性贡献自己应有的力量，齐心协力提升医院人事档案管理 水平。

2）改善与优化人事档案管理模式。将网络信息技术作为新时代医院人事档案管理工作的重要载体是大势所趋，实施现代化的人事档案信息管理模式也逐渐成为各医院人事档案管理模式优化的重要举措之一。这就需要医院，一方面做好人事档案管理的信息数字化工作，积极建立信息化人事档案管理平台，通过信息化的电脑储存方式解决传统的纸质性文件存储，电脑存储量大且便于检索查阅，尤其是节约办公用地，且绿色又环保，大大提升了医院人事档案管理的整体质量与效率[4]。另一方面医院要做好人事档案信息管理的安全性工作，创建存档、查询、调阅、登记等操作方法，实现人事档案信息化管理的高安全、高效率工作目标。坚持信息化管理模式的实施与优化，不仅是人事档案管理工作自身发展的要求，也是医院实现更好更快发展的基本保障。

3）强化人事档案管理人员力量。提升医院人事档案管理人才队伍的整体质量，是当前医院亟待解决的重要任务之一。这就需要医院，一方面增强人事管理工作者的专业素养，即从计算机技能操作、档案信息安全意识、职业道德等方面进行强化；另一方面提高人事档案管理工作者的专业知识与技能水平，如巩固相关人员的档案管理专业知识、必备的医疗基础知识与较强的档案管理技能等[5]。同时，医院也需要不断建立健全人事档案管理人员培训体系，定期对人事档案管理人员进行专业知识与技能培训，不断更新其知识结构，进而满足现代化人事档案管理工作需要。

总而言之，随着我国社会变革的持续推进与深入，医疗卫生行业的改革也随之进入攻坚克难阶段，现代群众的新需求与市场的新发展，也对医院人事档案管理工作的传统运作模式产生了严重冲击与挑战。因此，只有突破传统的医院人事档案管理方式与滞后的管理手段，才能真正构建起系统化、科学化与市场化的档案管理观念与管理模式。所以，大力创新医院人事档案管理工作的新体系与新方式，紧紧围绕运作过程中出现的缺点与不足进行意识、模式、人才队伍等方面的建设工作，着力促进医院人事档案管理工作的不断优化与革新，进而为人事档案管理工作的高质量发展与高效率运作提供坚强的基础与前提。