浅析医院财务档案管理面临的困境及解决办法

孙 博

（寿光市口腔医院，山东 潍坊 262700）

随着社会经济的不断发展，医院内日益增多的财务档案管理方式也在发生变化，同时，也出现了一些影响档案管理的问题。为了将财务档案管理得井井有条，医院应重视并改正目前的问题，加强财务档案管理，将其价值发挥到最大化。

1 医院财务档案管理面临的问题

1）管理流程不完整。财务档案是医院中最重要的数据库，不仅记录了医院的发展进程，还彰显了相应时间下社会与人类发展的特征。但由于医院没有设立独立的管理部门、没有建立基本的管理流程，导致管理人员分工不明确，很可能出现多个人反复处理相同的信息而降低工作效率，录入无用信息。即使在财务信息成功地被收集输入并上传下载后，也会因为管理流程不完整，没有对财务信息的储存整理等后续操作，导致财务档案无法长期保存或者档案遗失不全，影响财务档案的综合利用，极大地降低了对未来医学研究工作的参考价值和借鉴意义。

2）管理制度不完善。医院本着“治病救人，救死扶伤”的原则，把全部精力放在提高医疗技术、加强科室管理、优化医院环境、配备医疗机器等方面，这一点很好地体现出医院对病人的责任心与专业性。但是，医院却忽略了对财务档案管理方面的规整，没有起完整的管理制度。很容易出现管理工作混乱不条理、管理人员工作懒散不积极，从而造成财务档案核对不及时、整合不彻底等问题，同样是不利于医院的进一步发展，产生负面影响。

3）管理人员不专业。随着信息化时代的不断发展，利用网络进行档案管理很明显是方便快捷的首要选择。但由于大多数医院里的财务管理人员已接近中年，他们更加熟悉以前利用纸张进行人工管理档案的模式，而由于学习能力相对下降，短时间内无法学会熟练利用计算机网络进行档案管理，出现工作效率低、工作专业度不够等情况，甚至有的医院需要招进临时的工作人员，无论是专业度还是责任心，都达不到合格的要求。再加上没有完善的管理制度，管理人员不具备良好的职业素质，不利于医院财务档案的进一步管理。

4）管理设施不齐全。由于医院部门没有足够重视医院的财务档案管理情况，也就没有投入充足的资金进行规整，造成档案管理的基础设施更新不及时、计算机内存不足、硬件老化等问题，档案输入速度自然降低。再加上档案工作室条件简陋、基础设施老化严重，严重影响管理人员的工作，目前还有一些医院仍然采用传统低效的人工方式进行档案管理，使档案的检索环节不断被延误，影响了档案的进一步核对和利用。

2 如何做好医院财务档案管理

1）规范管理流程。医院财务档案管理是一项内容复杂但过程很明晰的工作，如果想有条不紊地管理档案，首先要做的就是规范管理流程，分配管理任务，使每位管理人员各司其职，提高工作的效率和精准度。比如，每两位管理人员分别负责财务档案的收录、分类、整合上传、储存，每一个过程都由一人操作、一人审核，以免随后调取财务档案时出现档案错误杂乱的情况，可以极大地降低财务档案的出错率和重复率，增加了档案信息的参考价值。并且，由于管理档案需要管理人员细心、耐心、有责任感，所以在分配任务时也要根据不同工作人员的特质进行分配，细化工作流程，保证档案信息的真实度与准确性。

2）完善管理制度。每一个行业都有属于自己的制度。国家的制度是法律，以约束公民行为，树立价值目标。因此，作为医院发展的重要凭证，财务档案管理也应成立一个部门，并完善管理规章制度。“没有规矩，不成方圆”。一套完善的制度不仅使部门管理规范化，避免管理人员行为的随意性，提高他们的综合素质和业务能力，端正工作态度，还能最大化地保护工作人员的合法权益，对医院和工作人员双方都是一项保障。比如，工作时间不能处理私人事务，每人每天负责录入、核对、储存、上传等相关任务，既能避免人员懒散的情况，提高工作效率，还能降低财务档案的出错率和遗失率，为后续工作提供了极大的便利。同时，医院还可以建立相应的奖惩制度，做到奖惩分明，提高管理人员工作时的活跃度，使管理人员更加注意规范自己的工作行为，增强责任意识和职业道德观念。最重要的是，制度的关键在于执行，管理制度完善后，就必须严格根据医院单位的财务管理制度执行。医院可以进一步细化工作人员的职责，安排专门的人员负责监督、记录、综合评价执行情况，提高管理人员的执行力，尽量做到“立刻录入财务档案”，而不是把工作任务堆在一起最后处理。

3）培养管理人才。“学如逆水行舟，不进则退”，在我们所处的数字化网络社会，学习的重要性更是不言而喻。为了提高财务档案管理人员的工作效率，医院应该主动安排他们学习计算机基本技能，提高专业水平，对于医院里年龄稍长的信息管理人员，医院可以专门组织一个培训小组，对工作人员进行针对性地教学，顺应新时代发展的要求，熟练掌握计算机使用的基本操作，还可以定期进行技能考核，提高工作人员学习的积极性与重视度，为下一步工作做好准备。除此之外，医院还应重视年轻人才的招聘引进，培养管理人才，为档案管理工作注入新鲜血液。身边有了优秀的技术人才作为榜样，老员工也会更有斗志学习掌握新技能。管理人员对工作充满热情，是财务档案管理工作能够顺利进行的关键。

4）更新管理设施。随着大数据时代的到来，医院要与时俱进，顺应新时代发展的潮流，掌握使用网络技术管理信息档案的技能，最大化地实现档案信息数字化管理，提高管理人员的工作效率。“巧妇难为无米炊”，医院应该尽快淘汰档案工作室的陈旧设备，购置性能更优秀的设施为管理工作服务。除了更新相应设备外，还可以利用计算机网络方便快捷准确的特点，编写信息自动分类程序、建立信息多层查询系统，建立起一个完整、准确、真实的数据库，为之后进行疾病研究调取相关信息时奠定坚实的基础。

5）加强管理学习。除了加强医院自身的档案管理能力，为了更好地利用财务档案包含的信息，医院还应加强与其他医院的学习交流，在财务档案管理方面各取所长、共同进步，深究互联网隐藏的功能，探讨如何不断完善档案管理系统。同时，由于不同地区、不同环境的医院财务档案信息不同，其他医院可以根据相关信息采取预防措施，为居民的健康加上一项保障，真正意义上实现了财务档案的价值最大化。

3 结束语

综上所述，财务档案是医院成长进步过程中最重要的见证者与参与者，面对目前所出现的问题，医院领导应重视财务档案管理，及时采取措施，做好档案管理工作，为医院以后的发展做好铺垫。