浅谈疾病防制档案室业务建设

韩卫卫

（滨州市疾病预防控制中心，山东 滨州 256600）

1 加强领导、落实各项制度

1）各级宣传贯彻《档案法》《科学技术事业单位档案工作目标管理考核办法》等文件精神，明确单位领导分管档案工作任务，列入分管领导岗位职责，把档案工作列入单位目标管理岗位责任制，列入单位发展规划、计划。避免由于领导不重视同，使档案工作无法制度化，档案工作者一厢情愿地制定档案工作规划和计划无法得到保证。

2）把档案工作列入各业务科室工作范围，实行科室主任分管责任制，各科室设一名兼职档案员，具体负责本科室档案材料的收集、整理和归档工作。避免各科室由于不了解、不理解档案工作，而得不到协助和支持。

3）把档案工作列入各科室工作人员岗位职责范围，每一位工作人员都应做好所分管工作档案材料的形成、积累、整理、归档工作，将工作中产生的文件材料按工作完成顺序，及时整理齐全，交科室兼职档案人员整理后归档。

4）加强专（兼)职档案人员的干部队伍素质建设。通过参加有关档案培训，业务部门之间交流、学习等形式，培养即具有档案管理技术，又具有专业知识的综合人才，并保持相对的稳定性。

5）业务档案管理的必要性。业务档案是国家档案的重要组成部分，是业务工作的材料积累，也是领导科学决策的重要基础和依据。为了提高机关企事业单位档案工作的科学管理水平，促进档案管理系统化、标准化和规范化建设，使之更好地为机关和社会大众服务，应在抓好文书档案的同时，重点狠抓业务档案的基础建设。疾病预防控制中心是一个专业性比较强的单位，业务档案是比较重要的档案，是本单位所有档案的主体，毫无疑问，必须加强业务档案管理。

6）健全监督考核体系。在年末的考核办法中应对把业务档案的立卷归档列为各位主管副主任、科室和科员的考核指标，与奖惩挂钩、与评先晋优挂钩。对不按时完成的，要监督完成，同时取消奖励资格。

2 提高认识，各方面要高度重视数字档案室建设

1）在建设数字档案室这个问题上，一些单位尚没有认识到数字档案室建设的重要性，认为是多余的，多此一举，没有必要浪费大量的人力、物力、财力来开展这项工作。我们单位要加大对数字档案室建设的宣传力度，提高对数字化档案室建设重要性的认识，争取领导和相关人员重视数字档案室建设，改变传统的管理理念，为数字档案室建设创造良好的发展环境。数字档案室建设只有取得各个方面的理解和支持，才能将数字档案室纳入议事日程，为其发展提供必要的保障。要顺应数字档案室建设要求，争取相关部门重视，创新工作体制机制，切实加强领导，统筹开展工作。集中各部门力量，有效地组织、实施数字档案室建设，加快数字档案室建设进程，全面提升数字档案室水平，以推动数字档案建设健康有序地开展。

2）各单位在建设数字档案室的过程中面临最大的问题是经费有限，导致档案数字化建设软硬件投入的资金不足，致使数字档案室建设举步维艰。应为数字档案室建设软硬件基础设施予以经费保障，给予长期的经费支持。只有加大资金投入，才能不断完善软硬件基础设施建设。数字档案建设必须配备齐全的基础设施，包括软件系统和硬件设备开发。在软件建设上，软件是数字档案室的核心，无论是档案的整理、收集，还是存储分享，软件都是这些工作开展的动力，因此在配备软件资源时，要选择购置运行稳定、安全可靠、与硬件选择相匹配的主流操作系统。在硬件设施上，要配置数字档案建设所必需的设施设备，包括存储器、档案服务器、扫描仪、打印机、复印机、计算机等必要的输入/输出设备，以满足少量的档案信息处理需求。

3）数字档案室的建设过程中一个重要的保障是相关的制度，制度建设是数字档案室建设实现制度化的重要前提，要结合《数字档案室建设指南》，制定既满足规范要求又适合实际工作要求的制度或者办法，使数字档案室建设有章可循，有法可依。各个单位要不断完善相关制度，不仅要求档案基础业务管理制度的健全，例如各门类档案收集、归档、利用、鉴定、销毁、统计等制度，还要建立健全数字档案室建设所需的各种制度，比如电子文件归档管理制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据网和信息设备维护使用制度、电子档案鉴定销毁制度......各档案室在数字档案室建设中，要切实贯彻实施严格执行这些规章制度、标准规范，保证数字档案室建设在法制化的轨道上有序推进。

3 落实综合档案室“三纳入”、“四通步”管理

“三纳入”即纳入本单位工作计划、制度、岗位。

“四通步”即：

1）档案工作与各项工作部署同步。各科室下达工作任务，同时提出文件材料的归档要求，根据本专业的特点和规律，确定本专业文件材料的归档范围，保证前期材料的资料完整，避免以往在开展各项工作中，因没有周密的计划和督署而带来工作的盲目性。

2）档案与各项工作检查同步。在每一项业务工作告一段落或者结束的同时，档案室及时配合，检查计划的落实情况，资料形成、完成情况，保证完成一项工作，都要有一整套齐全、完整的档案资料。

3）档案工作与各项工作总结同步。各业务部门在总结工作中，档案部门及时按照专业工作形成的自然规律，对文件资料的形成、收集、材料分类，规范立卷进行总结，保证各专业工作完成后形成档案材料的连续性、完整性和成套性。

4）档案与各项工作验收同步。各专业工作告一段落或者完成后，业务、档案部门共同进行验收工作。首先，看其档案资料的齐全、完整和具有逻辑性，在科技档案中，严格保持文件材料之间的内在联系，以时间先后顺序或内容关系有序的排序。其次，归档材料文字清楚，纸质较好，采用碳素墨水书写，以便档案材料能够长久保存。最后，装订立卷，及时与档案室办理移交手续，为丰富室藏和今后综合档案的信息开发利用创造良好的条件。

4 档案为领导决策及专业人员提供可靠依据

决策是一个分析、解决问题的综合过程，正确的决策来源首先或主要来自历年疾病防治情报信息，通过历年疾病防治档案资料综合分析，看出我市疾病防治工作实践过程中的优劣和不足之处，从而利用档案资料，统筹规划，制定计划，明确工作重点，提高办事能力和工作效率。

在各项疾病防制和管理活动中，利用档案资料，即达到各项工作计划的落实，又保证了档案前期材料归档完整和材料质量要求，避免以往在开展各项工作中，因没有周密的计划而带来的工作的盲目性。

通过档案编研把形成的科学结论，一方面可以为各级政府部门提供决策资料，当突发公共卫生事件发生后，通过科学论证所提供的有效的危机管理预案。把损失控制到最小的程度。另一方面，利用档案所提供的史料，对民众进行引导和心理辅导，帮助民众在突发事件中从容应对。

5 档案为撰写论文、科研项目研究提供全部资料

疾病防治档案涉及内容很丰实，它记录了全市疾病防治工作的全过程，所有这些经历经过整理、分析，均可作为撰写论文、科普稿件的素材，一种疾病最终被消灭，对历年形成的防治疾病成套档案进行整理、分析，形成具有时代意义的研究成果。

总之，综合档案资料的形成是整个档案管理工作中极为重要的一个环节，它是专业人员在防病工作实践中形成的第一手资料，是开展各级工作的依据，是综合档案室管理工作的基础。始终保持综合档案资料的连续性，完整性和成套性对今后防病治病工作，信息开发利用，对预防医学档案事业的发展是至关重要的。