企业文书档案管理的特点与创新策略分析

顾红梅

（中核环保有限公司，北京 100191）

所谓文书档案管理指的就是企业在开展行政管理以及经营过程中所产生的具备有保存价值的资料的总称。对于企业而言，其管理质量情况将决定这企业总体的管理水平，所以，企业应当增强对于文书档案管理工作的重视，尤其是相关管理人员的专业素养等，务必要确保其可以合理的管理文书档案，让其所具有的实效性得以发挥。

1 文书档案管理的主要特点

1）文书档案管理工作较为繁琐。具体来说，文书档案所囊括的文件种类以及数量都相对很多，综合性较强。若是文书档案之中的内容已经被执行，那么其所具有效用就会在短期内消失，不过长远来看，他仍然是企业发展过程中不可缺少的一部分，这代表着企业管理人员各个发展阶段所给出的决策以及思维方式等。所以，其基本内容就是把企业各个部门在各个时间段发出的文书，做好收集、整理以及储存工作，他们是企业发展的见证者，具有很大的历史意义。以往的文书档案收集以及整理方式均使用纸质形式，其各类信息资料都依赖于档案管理者运用手写的方式来完成记录工作，再根据规定顺序要求做好归类。要想让其后期查阅变得更为简单方便，一般都要将其分类，也就是根据部门、科室以及文书性质类型等将其编目成册。往往这个过程是最为艰难的，任务繁重，且对管理人员要求相当高，要有很好的耐心，且工作非常细心，经验充足，才可以确保企业内部所有的文书档案能够顺利完整的保存好[1]。

2）文书工作对文书档案管理的作用。文书工作和文书档案管理两者间的联系非常紧密。作为文件生命周期的前端，前者主要就是登记、收集与运转，还有文件的立卷、整理以及归档等，其工作过程也就是文书档案资料产生的整个过程。在实际生活之中，文书工作可以给文书档案管理供应有效的鉴定、保存以及编研等，他是文书档案管理工作得以开展的基本条件。文书工作把企业发展过程中具有一定价值以及历史意义的事件以及活动等记载在文件之中，并通过整理与总结，将其做成立卷，最后再转移到文书档案管理部门归类收档。文书工作质量会直接影响着文书档案管理质量，比如说，文书工作之中所书写的质量，可不可以正常归档，这均会干扰到文书档案的管理。

3）载体的形式多样化对于文书档案管理带来较大难度。随着社会的电子化、信息化进入5G时代，OA（电子办公系统）企业管理中使用的不断深入，许多企业已经进入了无纸化管理时代，记录企业发展的各种档案资料载体趋向于多样化发展，档案管理必须适应“双套制”（纸质及电子档案各一套）向纯电子时代发展，对于文书档案管理工作难度进一步增大，对于人员的素质和要求进一步提高，所以，应当要增强对其的认识，学会科学有效地对其进行管理，如此才会让其有效性得到保障[2]。

2 文书档案管理的创新策略

1）提升对文书档案管理认识度。文书档案管理工作能够划分成如下两种，也就是企业本级组织做构成的文档管理，以及企业上级组织所构成的档案管理。其共有特点就是均可以给予企业领导组织并指导工作一定的保障，所以企业应当增强对于文书档案管理工作的关注。第一，软硬件设施的建设与管理，建设齐全的软硬件设施能够让文书档案管理工作变得更为简单方便，工作人员的积极性也会相应提高，第二，企业领导也需要以身作则，主动加入到此工作之中，最好还能够按照企业发展具体状况，给出合理的改进建议以及自己独特的见解，从而确保其有效性。第三，定期组织团体活动，所有部门都参加，促使他们之间的凝聚力增大，员工也需要深入了解文书档案管理收集以及整理的意义以及作用，尤其是管理人员，应当准确掌握自己的工作，还能够根据各个部门的工作情况，收集有利的信息价值，从而使得文书档案管理质量得到提高。当然，管理人员也需要多和其他部门人员进行交流，如此的话，文档资料收集将会变得更为简便[3]。

2）构建文书档案管理制度。创建合理且规范的文书档案管理机制，这能够有效地提升文书档案管理质量。基于时代的进步，文书档案管理制度也需要改革创新，并将其落实到位，创造现代化文书档案管理模式，从而就可以让其实效性得以充分展现。第一，在基于以往文书档案管理制度的前提下，企业还需要根据我国给出的最新法律法规，以及自身发展情况，创建新型的现代化文书档案管理制度模式，充分将其所具有的实用性、灵活性以及科学性展现出。创建科学合理的现代化文书档案管理制度，可以优化改进其管理过程中所存有的缺点，使得其所面临的档案管理瓶颈问题得以顺利解决。不过，在管理制度设计以及编制过程中，务必要按照其具体状况，有计划且规范地对文书档案进行修编以及查阅，从而就使得其实用性得到提高[4]。

3）提升文书档案管理人员素养。文书档案管理质量能够直接反馈出一个企业档案管理水平的高低，而其质量情况主要还是取决于管理人员所具有的专业素养。企业应当增强文书档案管理人员所具有的专业素养，尤其是理论知识以及技术能力，让他们可以灵活运用现代化科技来开展相关工作，从而达到档案管理自动化以及智能化的目的。企业还需要定期组织相关培训活动，让相关管理人员的专业素养得到提高，创建一个优异的文书档案管理队伍。一方面，健全档案运行体系，指定一位领导者，并设置有因为专业人员来开展管理工作，在各个部门设置相应的管理员。档案资料必须由档案部门统一管理，各部门科室只要接手各种档案资料，并且所涉事务已经办结，就应当根据企业档案归档相关规定，按时向档案部门移交所管档案资料，切实做好档案资料的收集、保管、整理工作。另一方面，改进档案管理理念企业还应根据国家有关档案信息化建设的标准和要求，把档案信息化建设纳入企业战略发展规划，通过思维调整，将档案工作的定位由纸质档案整理向数字化管理的模式过渡，进而加大人力、物力的投入，积极探索建立先进、适用、高效的档案处理、利用档案软件系统，把档案资源的信息和价值充分加以开发和利用，完善信息安全管理制度，引进信息安全系统，包括建立数字化文档管理制度和人员安全管理制度，对易修改的数字档案进行加密操作，采取物理隔离的方式消除网络危险等。最终可以实现档案的收集、整理、编目、全文检索，以及内容介绍、档案统计、库房管理的网络化、便捷化、高效化，促进资源共享。总之，档案数字化建设是一项综合性的工程，它既凭借于现代信息技术的发展成果，也依赖于企业自身对档案工作的重视[5]。

3 结语

综上所述，文书档案管理是企业档案管理的核心，是一项技术性、服务性、政治性较强的工作。要提升文书档案管理质量，增强文书档案管理人员素质，使文书档案管理能够有效、科学、合理地进行，进而实现文书档案管理数字化的信息技术的有效性。