事业单位人事档案管理的必要性与策略

吴思忱

（烟台市芝罘区竞技体育学校，山东 烟台 264000）

事业单位管理工作中的核心内容便是人事管理，只有充分发挥人事档案管理价值，才能实现事业单位良好发展。事业单位中的人事档案管理主要是记录工作人员的基本信息及工作情况，为事业单位人力资源等工作提供数据支持。现阶段，我国事业单位中普遍存在人事档案管理问题，这些问题严重阻碍了事业单位有序发展，需要事业单位积极采取合适手段解决问题，以实现自身良好发展。

1 事业单位人事档案管理必要性

1.1 提高事业单位管理能力

人事档案作为事业单位档案管理工作中的重要内容，其中涵盖了单位工作人员的基本信息，为事业单位利用人才提供可靠依据，做好人事档案管理工作，可以对事业单位各项管理工作起到优化作用，进而提高事业单位管理能力，实现事业单位有序合理的发展。

1.2 优化事业单位人力资源配置

事业单位的稳定运营离不开人力资源，在社会经济快速发展背景下，人才竞争更为激烈，对于事业单位来说，优化人员配置的主要方式为外部引进与内部提拔，而人事档案涵盖工作人员基本信息内容，对事业单位优化人员配置具有重要参考作用，利于单位正确认知每个员工的工作价值，保证员工在最合适的岗位上工作，从而优化事业单位人力资源配置。

1.3 实现员工动态跟踪

现代社会背景下，人才是保障事业单位可持续发展的重要因素之一，人事档案详细记录了事业单位所有工作人员的工作表现以及奖惩情况等信息，不仅可以为员工自我提升提供参考，还可以帮助事业单位准确掌握员工的思想动态，进而实现员工动态跟踪，为事业单位储备人才、利用人才提供基础条件[1]。

2 事业单位人事档案管理工作中存在的问题

2.1 管理缺乏规范性

我国大多事业单位中的人事档案管理体系不健全，存在员工职责不明确现象，人事档案管理工作缺乏规范性。另外，人事档案管理部门人员流动性较强，始终没有形成专人专责的工作模式，管理工作较为懒散，造成了人力资源与时间的浪费，这严重影响了人事档案管理工作价值。

2.2 档案管理人员管理能力不足

档案管理人员是人事档案管理工作中的重要因素，管理人员的管理水平直接影响人事档案管理效率，但部分事业单位对人事档案管理工作重视程度不够，分配的档案管理人员缺少系统性培训，管理能力不足，无法及时整理归纳各种档案资料，降低了人事档案管理效率。同时还存在人员兼任管理的情况，一定程度上影响了人事档案管理工作质量，不利于人事档案管理有序开展。

2.3 信息化建设水平较低

随着事业单位不断发展，事业单位中的人事档案资料越来越多，人事档案管理工作压力随之增加，大量档案资料的收集、整理及储存等工作难度逐渐加大，对事业单位的信息化建设提出了更高要求。但目前来看，人事档案管理信息化建设水平较低，很多事业单位仍然使用传统管理办法，不利于人事档案管理工作有序高效开展，同时也间接影响了事业单位中其他部门的正常工作。

2.4 人事档案资料利用价值低

自改革开放以来，我国经济飞速发展，事业单位的人事档案资料呈现指数型增长，但由于长期以来人事档案资料管理混乱，存在有用资料与无用资料混淆保存的现象，并且诸多人事档案资料中，绝大部分为低价值档案资料，这不仅无法发挥人事档案资料价值，更给人事档案管理工作带来了困难，阻碍了人事档案管理工作效率的提升。

3 提高事业单位人事档案管理工作效率的策略

3.1 完善人事档案管理模式与管理制度

提高人事档案管理效率，需要事业单位根据自身发展情况，及时优化人事档案管理模式，不断完善管理制度。首先，应构建合理科学的档案管理工作平台，设立人事档案工作委员会，强化对人事档案管理工作的监管力度，实现单位内部档案信息资源共享；其次，设立人事档案科室，并选用经过系统培训的科室管理人员，依托专业人才开展人事档案管理工作，从源头保证人事档案管理质量[2]。另外，还应成立人事档案管理领导小组，定期对人事档案管理人员进行检查培训工作，不断提高档案管理人员业务素质与管理能力，从而提高人事档案管理工作实效性，以满足现代化信息社会发展需求。最后还应完善人事档案管理制度，以管理制度为指导方针，落实人事档案管理工作，从而提高人事档案管理价值，充分发挥人事档案管理作用。

3.2 提高人事档案管理人员的综合素质

人事档案管理工作在事业单位运营中占据重要地位，人事档案管理工作人员的综合素养，直接影响着人事档案管理工作质量。因此，事业单位应不断学习优秀的人事档案管理法和理念，定期开办档案管理培训活动，培训内容不仅要包括管理知识，还要涉及信息技术操作知识以及职业道德素养，以此提高人事档案管理人员的综合素质，使其更好地开展人事档案管理工作。同时，事业单位还应重视人事档案管理人才队伍建设，积极发掘单位内部档案人才，并吸收外部档案人才，不断提高人事档案管理水平。另外，还应建立合理的奖惩制度，规范管理人员的工作行为，并调动管理人员工作积极性。

3.3 加强人事档案管理信息化建设

近年来，信息技术的快速发展，使其广泛应用于各行各业中，事业单位应紧跟时代发展步伐，充分利用信息技术，将信息技术与人事档案管理工作有机融合，从而提高人事档案管理工作效率，推动事业单位有序发展。事业单位需要结合自身发展情况，合理利用信息技术，开展人事档案管理信息化建设工作。首先，事业单位应配置信息化管理必需的硬件设备，为人事档案管理信息化建设提供硬件支撑；其次，应加强人事档案资源库建设，在传统文字档案资源的基础上，融入音频及视频等新型形式，推动人事档案管理数字化发展，从而减少纸质档案资料的管理成本，全面提高人事档案管理效率。

3.4 提高人事档案资料的利用价值

如上文所述，大部分事业单位的人事档案资料管理混乱，有利用价值的档案资料占比较小，一定程度上影响了人事档案资料价值，所以事业单位在开展人事档案管理工作时，应结合实际管理情况，筛选甄别有用档案信息，放弃无效档案资料，在此基础上，应尽可能删除不必要的人事信息，提高有效人事档案资料的占比，从而提高人事档案资料利用价值。

4 结束语

综上所述，人事档案管理工作对于事业单位发展具有重要作用，事业单位应提高对人事档案管理工作的重视程度，不断探寻有效措施，提高人事档案管理工作水平及效率，实现事业单位良好发展。