新时期基层档案馆档案接收工作

林 丽

（山东省枣庄市峄城区人力资源和社会保障局，山东 枣庄 250000）

基层档案馆的档案管理工作具备重要的历史价值以及利用价值，是国家的宝贵财富。档案工作对基层建设至关重要，倘若县级档案馆的档案接收工作并未代为，档案接收存在不及时等问题，便会直接影响到矛盾纠纷与权属争议等各种事件的处理，导致政府工作陷入被动，影响到各项政策法规的落实与执行，无法有效地保障群众切身权益。

1 新时期县级档案馆档案接收现状

1）档案的损毁与丢失问题严重。基层档案馆档案接收工作中，因为部分镇街与市直部门的档案馆基础建设欠缺，并未配备完善的设备设施，档案室内部温度与湿度无法有效控制，档案的分类与整理工作不到位，极易造成档案的损毁与丢失。部分档案馆欠缺充足工作人员，部分档案员属于兼职，人员流动性较大。基层档案馆的工作量与工作压力较大，由于档案员无法熟悉，导致各项工作无法有序展开。机构改革并未做好档案的移交工作。档案清点与移交工作不够重视，双方并未做好档案的交接，主管部门并未及时监督指导，进而导致档案的损毁与丢失问题[1]。

2）部分单位不重视移交档案。档案馆中接收档案的类型与载体相对较多，然而目前接收档案的种类相对单一，主要以文书档案与照片为主。主要因为档案馆的档案接收工作主要以文书档案为主，对于其他类型的档案并未有序接收。此外，档案的移交单位并未正确认识档案管理，部分单位觉得文书档案有移交的必要，而其他类型档案无须移交。档案接收工作中，部分单位对于移交档案存在抵触情况，部分单位认为档案是本单位的资料，无须移交到档案馆，因此影响到档案接收工作的有序展开。

3）电子档案接收难度较大。基层档案馆的无纸化办公建设力度不足，各个单位的电子文件数量较少。由于传统档案管理思维的影响，基层档案馆的立卷工作中依然以纸质文件为主要的归档材料，并未认识到电子档案的重要性与必要性，立卷工作中主要把电子文件全部打印为纸质文件随后归档，并未落实电子文件鉴定与归档工作，部分单位并未配备电子文件的管理设备。无纸化办公所产生的电子文件和档案馆内部管理系统无法有效衔接，档案馆接收档案时，并未考虑到电子档案。部分基层档案馆需要在接收纸质档案之后做好数字化处理，进而造成了资源以及成本等方面的浪费问题[2]。

2 新时期基层档案馆档案接收工作的开展策略

1）增强监督执法力度。为了保证基层档案馆档案接收工作的有序展开，保证各项工作能够满足于新时期的新要求，首先必须重视以及做好相关法律法规以及规章制度的宣传以及落实工作。基层档案馆的上级主管部门可以利用电视、广播、宣传册等宣传渠道，结合新媒体宣传途径，做好档案工作相关法律法规以及规章制度的宣传工作，引导移交单位的管理层与基层档案员能够充分了解相关法律法规的具体内容。立档单位必须提高档案接收工作的重视程度，保证各项档案管理工作能够有法可依、有据可循，提高工作效率的同时，保证各项工作的规范性。此外，必须增强日常业务的监督与指导力度。结合现阶段基层档案馆存在档案丢失等问题，增强档案业务监督以及指导力度。基层档案馆的主管部门必须定期的检查基层档案室的建设，保证问题的及时发现与解决。考虑到现阶段基层档案馆内部欠缺充足的高素质档案管理人员，为保证档案交接工作以及档案安全管理工作的有效性。基层档案馆必须定期组织档案管理人员的专业培训工作。及时地了解与掌握各个档案馆内部档案工作人员的变动情况，做好新入职档案工作人员的岗位培训工作，确保档案接收工作的有序展开。针对重组合并的单位，档案主管部门必须全过程的参与到档案移交工作当中，做好档案数量的清算等工作，明确各个相关方面的工作职责、工作范围以及工作任务等，保证后续档案接收工作的有序展开。

2）建立健全基层档案管理的基础设施体系。为保证基层档案馆各项档案管理工作的顺利展开，相关政府部门必须增强财政投入力度，省档案局以及省级财政厅应当结合区域内档案馆运行情况与建设需求，制定针对性且科学的档案馆财政投入计划，以此来确保县级档案馆的档案接受工作能够有序展开。相关政府部门必须加大财政、政策以及技术等方面的扶持力度，将档案馆数据库等基础设施建设全面纳入县级政府的工作考核当中，引导县级政府部门加大档案馆的建设力度。上级政府部门必须协调好下级档案馆的基础设施建设。积极引进现代化的技术设备来提高基层档案馆的现代化水平，提高数字化建设力度，保证基层档案馆各项工作的高效完成。积极引进专业且高素质的档案管理工作人员，组建高水平的现代化档案管理工作队伍，为基层档案馆的档案接收工作提供基础保障[3]。

3）适当扩大档案接收范围。目前，我国基层档案馆的行政管理职能主要归于县委办公室，必须增强档案指导以及管理工作力度，明确各方的行政关系。结合区域内实际情况，扩大档案管理工作的深度与广度，保证档案整理的完整与规范性，从而为后续档案接收进馆工作奠定基础保障。基层档案馆必须由被动转变为主动，适时地扩大撤并单位档案接收的涉及范围。需要主动和涉及改革的部门以及单位沟通与联系，综合各个因素来建立健全档案管理以及接收的工作计划，保证档案材料的收集、整理以及交接等各项工作的高质量完成，严格遵守相关的规定针对不达标的档案保管单位必须及时做好接收进馆工作，针对满足要求的单位必须督促其向基层档案馆移交档案，进而严格控制档案的失泄密等问题。

4）增强电子文件的接收管理。随着无纸化办公工程的不断推进，纸质档案与电子档案之间的过渡是档案工作的主要发展方向，所以基层档案馆必须重视以及做好电子文件的归档以及接收。基层档案馆必须严格遵守《档案法》以及《电子档案移交与接收办法》等各项法律法规以及规章制度，重视以及做好电子文件的归档以及接收工作，增强机关办公系统和档案馆之间管理系统的相互衔接，做好技术对接等工作，制定统一化的档案管理与接收标准，从而防止数字化的重复浪费等问题。此外，还应当落实档案分类管理与接收机制。基层档案馆组织档案接收工作的过程中，必须重点防控档案管理存在的丢失以及无序保管等问题，必须最大限度地接收档案进馆，减少档案在单位中的保管时间，最大程度上的防止档案出现毁损以及丢失等问题。基层档案馆组织档案接收工作的过程中，应当采取多元化的方式来组织开展档案接收工作，并且坚持具体问题具体分析的原则，基层档案馆针对重组合并需要及时开展档案接收进馆工作。可以首先选择单位试点的方式来不断推行，如此不但能够提高基层档案馆档案接收工作的质量与效率，并且能够发现各个方面存在的问题与不足之处，从而采取针对性地解决对策加以处理，促进基层档案馆的可持续发展。

3 结束语

综上所述，基层档案馆的档案管理工作具备重要的现实意义，而档案接收工作属于基层档案馆的重要工作内容，必须明确现阶段基层档案馆档案接收工作存在的问题与不足之处，加大档案馆基础设施建设，推动数字化与电子化档案馆建设力度，全面落实相关的法律法规以及规章制度，落实分类管理原则，提高基层档案馆档案接收工作的质量与效率。