基层事业单位档案管理现代化实现路径的探索

冯 晔 张英妹

（河北省农林科学院植物保护研究所，河北 保定 071000）

基层事业单位的档案管理工作与当地建设的发展是密不可分的，并且伴随着基层事业单位档案管理工作的持续优化与进步，档案管理工作的成绩日益突出的同时，在管理中遇到的问题却越来越多，这就给基层事业单位各项工作的开展造成了一定影响，进而对基层事业单位产生不利影响，损坏基层事业单位形象。

1 基层事业单位传统档案管理存在的问题

1.1 基层事业单位对档案管理工作不够重视

基层机关事业单位的档案管理工作是属于政府基层机关事业单位内部的“幕后”管理工作，所以相比于政府财务、人事等其他行政部门来说，档案管理工作并不受政府重视。很多位于基层的企事业单位可以通过基于互联网的档案信息系统对事业单位内各个部门档案进行实时信息化的检索，这样就可以让事业单位和编外人员对档案的信息进行获取，实现信息资源的共享性，提高资源的利用率。但是反观现状，目前基层事业单位的工作人员对于档案管理工作的重视程度较低，并且大部分基层事业单位仍然选择较为传统的档案管理工作模式——纸质档案管理模式，这样的管理模式在一定程度上会给基层事业单位带来巨大的工作压力，并且会使得工作效率减慢。另外，基层事业单位的档案管理工作相对较为简单，工作模式也是相对的较为乏味和枯燥的，但是这种表面看上去不具备任何技术的工作往往考验的是人们的耐心和细心，所以从事档案工作的相关人员不能消极怠工。

此外，目前基层事业单位对于档案管理的工作非常的不重视，所以部分单位会为了节省资金，聘请一些兼职来帮助打理档案管理工作的相关事宜，这就出现了一个问题，大多数兼职人员的自身修养普遍较差，并且也缺乏一定的档案管理工作的专业知识，所以在进行档案管理工作时也会因无法挖掘出企业潜在的价值而降低工作效率。

1.2 基层事业单位档案的价值无法体现

当前背景下，基层事业单位的档案管理工作的价值仍然无法有效的体现，这一定程度上与基层事业单位的领导对于档案管理工作的重视程度有关，当下，随着互联网的不断发展，档案管理的工作人员应该充分利用好当下的互联网信息技术和大数据技术，这样可以最大程度上的实现档案信息资源的有效利用，提供整体的办公效率。在档案管理工作时还应该注意风险的规避问题，在业务上应该清晰的分清哪些是潜在风险和危机，并且做好相应的规避措施，这样才能确保好未来的工作有序地开展，进而可以体现出档案管理工作的价值。

2 现代化建设对基层事业单位档案管理的必要性

2.1 转变管理观念

基层机关事业单位实行档案管理高度现代化建设，意味着档案管理战略思维、管理工作方式、管理信息技术与档案管理制度全部同步实现高度现代化。这就直接表示着一个档案管理工作人员首先必须要高度重视自己的档案工作，端正他的工作负责态度，不断加强自身的档案工作管理能力以及提高现代档案技术的综合应用创新能力。同时，要加快建立与国家现代化档案管理制度理念相紧密契合的档案管理制度，简化企业档案管理工作程序，缩短企业档案资料收集整理时间，不断完善优化企业档案管理工作流程，使企业档案管理更加高效、科学。

2.2 提高档案预测及前瞻性作用

在传统的基层事业单位档案管理中，档案管理趋于边缘化，主要表现在档案管理部门与财务部门、项目部门相比处于弱势地位，话语权较弱，因此，在进行档案管理工作中，难以与各个部门协调。档案管理工作作为最基础的工作之一，被普遍认为是简单的工作，因此，档案管理工作也逐渐演变为其他部门的“附属工作”。

目前，基层事业单位档案使用模式主要为“供给导向”的服务，即“档案管理部门有什么档案，则提供什么档案”。在现代化建设中，档案作为一种“数据资源”，具有较强的指导与借鉴意义，因此，基层事业单位档案管理人员需要将“供给导向”的服务模式转变为“需求导向”的服务模式，预测服务主体的需求，强化档案的预测与前瞻性作用。

3 基层事业单位档案管理现代化建设的办法

3.1 树立新型理念

基层事业单位档案管理信息化的基础是转变传统的基层事业单位档案管理理念。在互联网与信息技术飞速发展的背景下，基层事业单位档案管理需突出资源与大数据的优势，在坚持以服务群众为根本目标的前提下，兼顾统筹规划、资源共享，确保对外档案公开透明、档案记录实时准确，实现现代化信息技术与档案管理的交互融合。

3.2 完善信息化档案管理系统

现代化后的企业财务信息档案管理专业技术信息产品系统，能否在当前我国企业基层和大型企事业法人单位进行财务会计档案管理中，真正能够发挥最大化的应用性和价值，主要仍然直接取决于——当前我国企业信息化时代企业财务档案管理技术信息系统的产品、整体结构设计以及结构技术是否能够得到不断完善。

3.3 引进先进设备

基层机关事业单位行政档案管理服务现代化的顺利实现不仅需要先进的信息化档案管理服务系统的技术支撑，还需要不断引进先进的软、硬件管理设备。一方面，需要充分引进事业单位档案管理各项工作所必需的现代计算机、打印机、扫描仪等先进硬件技术设备，保证基层机关事业单位档案管理各项工作有序科学开展。另一方面，想真正实现事业单位档案管理与各职能部门的有效协同，还需要积极引入企业电子档案办公管理软件、手机智能办公软件app等，打破传统档案文件移交办理时间与查询空间的双重束缚，让事业单位工作人员随时随地可以移交、查询管理档案，进一步大力推进单位档案管理系统现代化。

3.4 完善管理制度

有了作为基础的计算硬件与应用软件作为支撑的管理条件，基层的企事业单位档案还要彻底改变传统的企业档案管理工作模式，针对当前信息化的档案管理需要系统重新制定档案管理制度和档案工作管理标准。在企业档案信息收集管理机制中，基层和企事业组织单位还需要探索建立较高标准的企业档案收集信息库，将企业档案以多种数字化存储形式进行存储。

4 结束语

综上所述，基层事业单位档案管理从业人员工作需要充分认识到档案管理工作重要性，树立新的现代化档案管理工作理念，适应当下现代化企业办公管理环境，强化企业档案的风险预测与管理前瞻性指导作用，充分体现企业档案管理人员工作的核心价值。