论人事档案在人力资源管理中的效用

刘 佳

（华阳集团煤层气开发利用分公司，山西 阳泉 045000）

企业在运营过程中，人事档案管理是人力资源管理的重要内容，如果人事档案管理不能得到很好地落实，人力资源管理的效果就会受到严重的影响。

1 人力资源与人事档案管理及其双方的关系概述

1）人力资源管理。人力资源管理是企业管理的重要内容之一，就是对人力资源信息进行收集、管理、审核和运用的过程。企业能否有效地实施人力资源管理，可以对企业的可持续发展产生决定性的影响，高效率的人力资源管理不仅可以提高企业的市场竞争力，同时可也有利于员工把自己的价值充分发挥出来。

2）人事档案管理。所谓人事档案管理，主要是企业通过搜集整理员工的个人情况、职场经历和社会关系的基础上，综合整理和利用上述信息的过程，能够让管理者对于员工的成长经历和现状有一个清晰的理解，企业在掌握员工的人生履历和思想品德的基础上，对单位内的人才做到人尽其用。企业通过开展有效的人事档案管理工作，非常有利于企业高层全面把握自己的员工信息，并运用于自身的管理中去。

3）人力资源与人事档案管理的关系。人事档案管理属于人力资源管理的范畴，人事档案管理可以对企业员工进行审核和评定，并有利于企业人力资源的科学调配，是企业规范有序的运营的可靠保障。因此人事档案管理环节对于提高企业人力资源管理效率是非常重要的。因此两者的之间也存在紧密地联系。由于企业从宏观上把控自身的员工队伍，能够更加科学合理的利用自己的人力资源。企业通过建立自己的人事档案，可以让管理者对不同员工的工龄、专长和特点有一个清晰的把握。这样企业高层在岗位用人方面就可以取得较好的效果。

3 人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性

1）为人力资源管理提供可靠的信息。任何一家企业的人力资源管理工作要想规范有序的展开，就必须掌握人事档案中每一位员工的基本信息。数据和信息支持可以显著的提供企业人力资源管理的效率，如果不能明确的掌握员工的个人信息，那么就无法管理和分配好自身的人力资源，也不能考量出适合每一个员工的工作岗位。人事档案管理主要负责收集员工个人信息并把它们记录在案，有利于企业对不同员工的业务能力和技能有一个宏观的把握，人事档案可以给人力资源管理提供可靠的信息，进而有助于人力资源管理取得较好的效果。

2）优化人力资源配置结构。在企业的众多部门和岗位中，要想实现每一个岗位都配置一个合适的员工，人力资源管理人员肩负着较大的责任。在员工招聘阶段，就需要检查和核实应聘员工的人事档案，了解员工社会经历以及工作能力，针对他们的兴趣特点和品德修养评析他们的综合素质，能够让企业对员工的具体情况有一个初步的认识。只有对每一个员工都做到了真正地了解，才能把他们安排到最合适的岗位上，进而实现优化人力资源配置的目标。随后，人事档案管理部门还可以根据员工在自身岗位上的表现，加深企业对员工的了解和把握，针对他们的优点和劣势，对不同岗位上的员工进行调整管理，争取将员工分配到最有利于他们发挥自己工作优势的岗位上，通过优化配置人力资源，使得企业自身的人力资源结构实现科学化与合理化。

3）科学合理的满足人力资源需求。企业的人力资源管理会受到诸多因素的影响，企业内部环境是导致这些因素出现的重要原因。人力资源部门在规划和编制员工的过程中，如果员工很好的契合了自身的岗位，那么员工的自我价值就可以得到很好地实现，让员工对自己的工作产生成就感，对企业产生归属感。而如果员工被安排到了与专业技能不符的岗位，就不利于他们工作的展开，员工的潜意识里就会对这项工作产生抵触情绪，造成工作效率处于较低的水平。因此，在企业人力资源管理过程中，必须做好人事档案管理工作，这对于科学合理的满足企业的人力资源需求的意义是重大的。

4 通过人事档案管理强化人力资源管理的意见和建议

1）建立健全人事档案管理体系。当今企业的竞争，说到底是人才的竞争，因此人才的管理是企业管理的重中之重，企业在人力资源部门建设中，必须建立健全自己的人事档案管理制度体系，完善自己的人事档案管理制度，并不断进行制度上的创新，同时建立自己的人事档案管理奖惩制度，把自身的人事档案管理水平提高上来，并加大人事档案管理人员的培训与考核力度，使他们熟悉自己的业务知识，并具备较高的业务技能，做到在管理中按时移交、记录、核对和补充人事档案内容，并制定规范的人事档案管理流程。企业的其他部门也应配置人事档案管理人员，在工作中要与企业档案管理部门密切配合，把整个企业的人事档案管理体系构建出来，有效地减轻人事档案管理部门的工作压力，并且把人事档案管理的工作效率提高到更高的水平。

2）重视人事档案内容的可靠性。在企业的人事档案管理过程中，要按照人力资源部门的要求搜集整理和更新人事档案，在这一过程中必须保证档案内容的可靠性，这样才能对人力资源部门工作起到有力的保障作用。企业员工的人事档案个人信息的内容要做到完善可靠，就必须具备以下方面的内容：员工自身工作能力、性格特征、家庭信息、外界的社会关系和个人喜好等，并掌握员工工作过程中的聘用、劳务劳动合同以及辞职、辞退、调薪、调岗等合同方面详细的资料。对于新入职的员工，要在其原有人事档案基础上核对其个人信息，确保这些信息准确无误，并根据其在工作岗位上的表现随时更新员工个人信息，这样建立起来的员工人事档案才可以在管理员工的过程中得到可靠的运用，并在人力资源管理中发挥较大的效用。

3）构建人事档案信息化管理系统。人事档案的管理的模式对于员工信息使用的效果可以产生决定性的影响，也会折射出企业人力资源管理的能力和水平。由于人事档案设计内容较多，管理起来比较复杂，为了降低工作量和工作压力，管理阶层在人事档案工作过程中，就必须与时俱进，充分利用信息化技术建立档案信息化管理系统。在整理纸质档案的基础上，把信息化技术融入其中，把自己的人事电子档案数据库建立起来，这可以对人事档案管理工作提供较大的便利，这样，传统的人事档案管理工作一般为人工手动记录模式的弊端就可以得到有效的克服，另外可以充分利用多媒体手段，在人事档案管理工作中，充分整合文字、声音、图片和视频手段，建立起质量更高、内容更全面的人事档案，并针对企业员工现状及时更新，这样人力资源管理就可以变得更加精准，同时人事档案的作用也可以更好地体现出来，促进企业实现自己的长久稳定发展。

5 总结

由上可知，人事档案管理在企业人力资源管理中可以发挥重要的作用，随着社会经济和科学技术的高速发展，我们必须采取有效措施，构建企业的人事档案信息化管理体系，对企业员工的整体情况进行科学精准的管理，进而推动企业实现自身的健康可持续发展。