高职院校档案管理队伍建设策略探析

沈建蛰

（南京财经高等职业技术学校，江苏 南京 210001）

当前，档案管理工作中产生了许多课题，诸如档案信息化资源开发、个性化信息服务、针对性编研工作等，但受人员结构不合理、人才培养制度不完善等问题的影响，这样的档案管理工作很难满足时代发展需求。对此，高职院校需要提高对档案管理的重视程度，定期对档案管理人员进行培养，增强档案管理交流，建立学习型档案管理队伍，进而满足当前档案管理工作要求。

1 高职院校档案管理队伍建设的必要性

对于高职院校档案建设与管理而言，属于学校整体管理工作的主要构成部分之一，同时也是对现代化校园进行构建的关键，在促进教学质量提高、创设校园文化氛围等方面发挥着重要作用。 对此，应更加关注高职院校档案管理，和学生自身情况相结合，对科学、合理的发展规划进行制定，同时在考核指标中将其纳入。在这一过程中，优秀档案工作队伍的构建十分关键。

其一，档案管理队伍建设在调整、完善高职院校档案工作组织结构中发挥着极为重要的作用。相关规定明确指出，高职院校档案管理人员必须掌握丰富的专业知识，获取到工作资质。现阶段，在高中院校中，负责档案工作的专业性人才不足，进而难以确保高职院校档案建设的实践性和整体性，对此项工作的开展造成了极大的影响。

其二，素质高、能力强的档案管理队伍，其是高职院校开展档案信息化建设工作不可缺少的力量。不断发展的信息技术，显著改变了社会生活，基于此背景，信息化和智能化成为高职院校档案建设的重中之重，这就越来越需要具有实践技能和专业知识的人才，其对档案工作顺利达到智能化和信息化标准极为有利[1]。

其三，高职院校要想促进档案管理工作水平的提高，需要加强对档案管理队伍建设的重视。并且，高职院校档案建设离不开专业队伍的帮助，队伍人员专业能力与实践水平，与档案建设效果、发展紧密相关，也会直接影响学校的文化氛围、办学以及教学氛围，直接决定了校园现代化建设和文化建设能否顺利实现。

2 高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路

2.1 提高档案管理人员素质

就高职院校领导，特别是主管组织工作的领导而言，需要形成科学的档案意识，充分保证机构设置与人员编制。档案经费方面，则需要对相应软硬件设施进行增添，主动对档案工作人员的工作和生活等予以密切关心，让他们取得良好成绩，亦或是顺利完成工作任务时，主管领导需要给予其充分的表扬与认可，并为他们创造同等升迁机会，进而让档案管理工作绩效得到全面提升。同时，促进档案管理工作人员综合素质的提高，属于落实好此项工作的主要依据。为了能够加强档案管理工作，需要进一步促进相关人员专业能力和业务素质提高，对在岗人员开展业务培训，学习党与政府建立的相关政策、法规、理论知识等，通过先进知识武装头脑，并开阔眼界，指导各项工作的顺利进行[2]。

2.2 理顺档案管理交流与沟通渠道

良好的交流渠道属于构建相互理解、支持氛围的基础，也是建立管理团队文化的主要构成部分，对提升档案管理人员的能力以及业务素质极为有利。就高职院校档案管理交流渠道而言，主要涉及档案管理人员与其他管理人员之间、档案管理人员之间、档案管理人员与其他高校之间等相关层面。从事档案管理工作的人员需要对学校档案管理与研究进展进行全面地掌握，熟悉国家与地方政策法规，以便于将这些信息的优势展现出来，主动向主管部门领导汇报，进而得到支持。同时，第一时间告知档案管理人员主管部门给出的意见，协助其调整和优化档案管理工作。并且，只有构建科学的横向、纵向交流渠道，才可以将档案管理人员的枢纽、桥梁作用展现出来，构建相互交流、彼此了解、支持的局面，实现优势互补以及资源整合，推动档案管理工作的开展[3]。

2.3 规范档案管理人员培训

高职院校档案管理人员需要拥有爱岗敬业的精神、优质服务意识、丰富专业知识、组织协调能力、计算机运用能力等，并且档案管理技术骨干等，除了应具备以上素质之外，还需拥有创新意识，掌握最新档案管理和改革方向。基于此，高职院校对档案管理人员开展继续教育与业务培训就显得十分重要。高职院校对档案管理人员进行培训时需落实好以下方面：其一，积极革新思想观念。以培训为基础，确保档案管理人员心态良好，将服务自豪、服务光荣的观念形成；其二，加强综合素质。借助培训，促进档案管理人员组织协调能力以及文字表达能力等增强；其三，积极开展业务培训，组织档案人员学习档案政策、管理学专业知识，借助培训活动，充分了解档案管理状态，以此促进档案管理中现代管理意识以及竞争创新意识增强。

2.4 建立健全相关机制

高职院校档案管理人员开展工作的过程中，需要一定动力，此种动力需要有关部门领导进行调动。所以，只有在了解员工具体需求与工作状态之外，才可以建立科学的方式。同时，需要结合工作情况建立合理机制，确保档案管理工作能够和学校绩效考核、职称评定等环节联系在一起，通过物质、精神激励的方式，加强员工使命感和主动精神，进而组建一支优秀的档案管理队伍。另外，应优化档案人事管理制度，全面落实聘用制，让管理队伍向着职业化、专业化的方向进行发展。完善档案管理硬件设施，改善档案工作条件，适当提高资金投入，并对档案管理所具备的重要作用进行宣传，形成良好管理文化氛围，通过各类方式让档案管理人员思想得到转变，激发工作热情。和其它档案管理工作相比之下，高职院校档案管理涉及极强的政策性，应结合档案管理有关规定进行严格处理。所以，就高职院校档案管理人员而言，应不断加强自身法律意识，积极学习《保密法》、《档案法》，以及高职院校办学宗旨、规章管理制度等，确保做到知法守法，维护档案材料历史真实性。并且，针对工作中导致档案出现丢失，亦或是损坏的情况，需追究相应人员法律责任，如此一来便能够规范档案管理队伍整体工作调度，并让档案管理工作有效的得到法律保护[4]。

3 结语

综上所述，高职院校档案管理队伍建设意义重大，具体建设时不能够一蹴而就，而是应立足于学校实际状况与档案人才队伍建设规律，结合科学发展思想，全面建设本校档案人才队伍，并在建设的过程中加强思想建设，促进整体素养与工作能力的提高，夯实档案建设效果提升的基础。