事业单位档案管理中电子档案管理研究

徐云峰

（太仓市社会体育管理中心，江苏 太仓 215400）

电子档案是通过数字化的方式存储纸质上的重要信息。相较于纸质档案而言，电子档案的优势可谓十分明显，比如能够借助计算机硬盘完成资料的存储，同时不会占用较多的实体空间，利于保存，同时，能够更为快速、高效地查阅及整理档案，便于快捷提存与转档。然而，诚然电子档案为事业单位档案管理注入了新的活力，但由于电子信息化漏洞较多，会给其管理质量产生较大影响。

1 事业单位档案管理中电子档案管理的优势

第一，有助于节约成本。纸质档案管理要取得成效需要投入较大的人力与资金，来进行档案的采集、印刷、编制及出版等，同时，纸质档案受外界因素的影响较大，例如在室内环境、天气等影响下，出现档案损毁[1]。电子档案实现了信息数字化，投入较低成本就能够具备规范化、安全的电子档案管理系统，能够依托计算机完成相应的管理工作，档案信息均为电子文件格式，既可保存文字，又能保存图片、音频、视频等，实现了成本的有效节约。第二，有助于工作效率的提升。纸质档案管理主要依靠人工开展，因此在写入档案时较易出现失误的情况，且不利于档案的查漏补缺，阻碍了管理人员工作效率的提升。特别是在补充与完善存档档案的时候，会耗费较大的工作量。依托计算机软件，电子档案就可对各类档案展开数字化管理，提高信息数据修改与输入的便捷性，且能够异地办理调阅与转档，促使工作效率的显著提升。第三，存储更稳定、安全。电子档案相比于纸质档案，受环境因素、天气因素及人为因素的限制较少，其是存储在固定硬盘内，有着较高的安全系数[2]。同时，传统档案管理中在发生借阅与调档行为的时候，会给档案信息保密性形成一定影响，而电子档案保密性良好，只用输入关键词就能完成借阅，从而保证不会泄露其他档案。

2 事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题及改善措施

2.1 规章管理制度问题

客观来讲，我国大数据处理虽然发展迅猛，但兴起时间较晚，部分事业单位领导人员未能全面认识电子档案管理的价值所在，部分事业单位即便认识到了电子档案的价值，也引入该项技术，但由于内部缺乏一套标准、完整的电子档案管理规章制度体系，这容易导致相关人员在实际工作中存在无制度可依的情况，进而出现一系列问题。如，电子档案归档标准及范围缺乏明确规定，这就不易判断电子文件数据的收集情况，如是否完整或有无出错、电子文件是否符合归档管理要求等，需要浪费一些精力从其他方面进行信息收集。又或是，缺乏完善的电子档案利用制度，事业单位部分人员难以确定自身可以查看、下载的电子档案，这导致内部档案管理与利用共享性差、处在无序状态[3]。所以，一定要依靠完整的一套规章制度，才能保证事业单位良好的开展电子档案管理及应用，对此可采用如下改善措施：第一，加快归档管理制度的建立及完善。对各类电子文件的归档范围、流程及质量要求予以明确，保证所有具有价值的电子档案得到有效归档，进一步保障数据质量。第二，档案利用管理制度的建立及完善。要明确档案利用权限、审批流程、利用电子档案所需管理责任和义务等。第三，档案安全和保密制度的建立及完善。依规进行电子档案的数据交接、系统运行维护、数据备份、信息发布审核、保密管理等 工作。

同时，在建立及落实电子档案管理制度中单位领导要积极参与，以使电子档案管理水平得到进一步提升，相关人员能够高度重视这项工作，习惯通过电子档案管理数据与信息。

2.2 安全问题

在档案管理工作中须重点考虑的一项问题，就是档案安全，不管是传统档案或是电子档案。诚然，电子档案为事业单位日常工作运行提供了诸多便利，但由于其操作简易与灵活性强的特点，也决定了能够更改档案数据。同时，电子档案管理所依靠的重要媒介—网络，面临着网络攻击的威胁，此外，其特有的多次复制特点，也可能出现档案数据泄露与流失的情况[4]。为了良好应对这一情况，可采用如下策略：第一，电子档案管理系统要做好不同业务系统数据的整合，对档案数据做集中统计和处理，进而保证能正确处理档案信息，并做好管理系统的定时更新和升级，做好系统运行中的漏洞修补工作。第二，基于国家涉密信息系统分级和信息系统安全等级保护规范等要求，进行档案信息系统安全保障体系的构建，以实时、有效监测服务器的运行状态，同时做好杀毒软件的定期升级，降低受病毒感染的概率，从而使电子档案与管理系统得到良好防护。必要时秘级档案产生的电子档案进行物理隔离，不在网络环境下运行。第三，做好电子档案的转换工作，将之转为符合长期保存的存储格式，由于数据重视程度不同，选择的备份方式也应存在区别，合理利用离线、在线等，运用磁盘、磁带、光盘等多种备份介质，并对电子档案的安全性做定期 检测。

2.3 人才问题

任何管理的高效开展，都须依托人才支撑，电子档案管理也是如此。针对这一点，国家档案局要求各单位联系实际业务，加强培养档案部门人员的信息化技能和业务技能，将人才保障列入数字档案馆（室）的建设。但客观来讲，事业单位档案管理人员业务技能单一的情况较为普遍，许多工作人员更习惯传统的档案管理模式，需要进一步提高信息处理能力和职业素质，这一问题很大程度阻碍了事业单位电子档案管理的有序开展。事业单位人员招聘高素质人才，如何留住人才也是一大难题。故此，为了保证电子档案的良好管理及应用，需培养一批责任心强、具有实践操作能力和丰富理论知识的人员，不仅要懂计算机，还要懂档案管理业务。

第一，事业单位需积极引进档案与信息化方面的人才，如国外人才、高校毕业生等。对引进的优秀人才给予适当的人才奖励，以确保人才稳定性，避免人才流失。第二，事业单位要对档案管理人员加强计算机能力培训，保证从事电子档案管理的人员具有独立操作计算机系统的能力。第三，加强考核力度，要结合电子档案管理人员的资质能力与日常工作表现展开严格考核，以使人员日常工作的开展得到有效约束，同时要注意考核的激励作用，针对工作表现优秀的人员要予以适当奖励，可与之晋升相挂钩，以更多调动人员的工作积极性。第四，档案管理人员要明确自身的工作职责及价值所在，积极接触和学习电子档案管理相关的新知识和新方法，善于思考和总结，积极发现和改善目前电子档案管理工作存在的问题及不足，从而不断提高事业单位电子档案管理工作的质量。

3 结语

总之，事业单位通过运用电子档案，实现了档案管理工作效率的显著提升，也更好保证了档案的真实性与安全性。但是，在电子档案管理日常中仍有一些问题存在，要想真正保证电子档案管理的高效、高质，要积极探索相应的改善措施，以实现管理水平的不断提升，从而促进事业单位的可持续发展。