试论规范建筑工程档案管理促进工程质量监督管理

孟晓东

（哈尔滨市建筑工程研究设计院有限公司，黑龙江 哈尔滨 150080）

在当前社会经济不断发展的形势下，建筑工程行业的发展成为经济发展中的重要组成部分，不断推动社会整体经济效益的提升。建筑工程质量监督管理是建筑工程建设的重中之重，具有非常重大的意义，建筑工程质量是每个建筑工程单位的重要目标，任何工作的开展都是为了确保工程质量，尤其是建筑工程档案规范化管理，能够在很大程度上促进工程质量监督管理的有效开展。但是，纵观当前建筑工程档案管理工作，存在非常明显和普遍的问题，需要及时改善和促进建筑工程档案管理不容乐观的现实状况。各建筑工程单位要不断改进、完善和创新管理模式，充分发挥建筑工程档案管理的服务作用，用规范化的管理促进整体建设质量，最终形成建筑行业整体的稳步 发展。

1 建筑工程档案规范化管理的作用

建筑工程档案的规范化管理直接决定着工程施工的规范化程度，是工程质量管理的重要组成部分，因此，从建筑档案的收集、整理归档以及后期的管理查阅等整个过程都要制定规范化的管理模式。同时，工程档案的规范化管理模式对建筑工程各个环节的全面开展具有很好的指导作用，强化质量监督和管理人员做好规范化作业，促进整体质量的提升。

首先，建筑工程档案是反映工程质量状态的重要凭证。在建筑工程单位建设过程中，要对全过程的基本情况进行如实详细地记录，把握建设的整体才能确保后续的质量检查、认定和维修等提供真实可靠的依据。因而，为了能够实现工程质量监督管理这个目标，就必须进行严格的档案管理工作，从档案的收集、整理到后续的归档管理，都要严格按照规范来执行，通过工程档案反映工程质量状况，才能及时的采取措施加强质量的管控，达到监督管理的目标。

其次，建筑工程档案能够发展工程质量存在的缺陷和不足。建筑工程档案管理是为建筑工程后续的工作提供资料借鉴服务的，只有建立规范化的建筑工程档案管理，才能发现建筑工程存在的质量问题和不足，才能结合当前的施工要求和质量标准进行改进，及时弥补，促进整个建筑工程质量的不断提高。

总之，规范建筑工程档案管理能够促进工程档案对工程质量的直接的监督作用，促使各部门充分发挥其职能作用，相互沟通，齐心协力做好建筑工程建设。

2 建筑工程档案管理的现状及存在问题

建筑工程档案是贯穿于建筑工程单位从创立至今所有工作的重要资料集合和整理，是一个单位的真实情况的写照，具有非常重要的借鉴作用。现阶段，我国大部分建筑工程单位普遍存在重建设、 轻资料的问题，这在很大程度上阻碍了建筑工程档案工作的开展。

首先，建筑工程单位不重视建筑工程资料管理。我们都知道建筑工程建设是一个非常复杂的过程，其中涉及的资料非常琐碎，而资料管理工作对实际施工并没有太大的影响，更不产生经济效益，这就导致很多人员并不重视。在建筑工程行业领域内，国家目前应经出台了很多管理办法和管理条例等来加强和规范建筑工程资料管理工作。但是，仍然还有很多建筑施工单位的领导人和资料管理人员不重视对档案资料的收集、归档和整理。在资料管理的过程中，没有形成规范性的管理机制以及科学的整理保存机制，导致很多现场的资料丢失，再加上管理水平的缺陷，整体资料管理模式都存在很大的问题。

其次，在档案管理方面存在资料归档不规范。资料的归档和建筑工程的进度必须是同时进行的，在工程竣工之后，资料管理人员应该将资料整理到位，进行归档管理。但是在实际建设过程中，建筑施工单位对此规定漠视，在资料存档的过程中存在资料缺失、信息不规范的问题，例如将原件与复印件混合，没有按照时间顺序整理，资料的格式不规范等，出现这些问题的根本原因是工程档案管理方面缺乏科学的管理机制。健全的机制是工作开展的重要保障，而缺乏就会在很大程度上加大资料的收集、整理工作的难度，各部门缺乏对档案管理部门的配合，档案管理部门自身缺乏正科学管理，目录与内容不符，文件编号不统一，文件格式不规范等档案管理的混乱。

最后，建筑工程档案缺乏科学规范的管理模式。档案管理工作伴随着建筑工程建设的整个过程，也是建筑工程竣工查验的重要依据，必须做好档案资料的完善、真实和规范。但是纵观当前的档案管理模式，存在很多的问题，例如，在资料存档的过程中存在资料缺失、信息不规范，将原件与复印件混合，没有按照时间顺序整理，资料的格式不规范等问题。究其根本原因，主要还是缺乏科学的管理机制，这在很大程度上加大资料的收集、整理工作的难度。另外，档案管理部门对于自身和提供档案资料的其他部门缺乏规范的要求，导致提供的资料目录与内容不符，文件编号不统一，文件格式不规范等档案管理的混乱，严重影响档案管理工作的实施。

3 规范建筑工程档案管理促进工程质量监督管理的策略

首先，在人员管理和思想重视上下功夫。管理人员队伍建设是档案管理工作开展的基础，是直接决定档案资料规范化程度的关键。要建立一支专业化、责任心强的管理人才队伍，不断提升管理人员的管理水平和执行力度。此外，还应该定期对管理人员进行岗位培训，通过专题讲座、观摩学习等方式提高管理人员的业务水平，提高管理人员的责任心和职业思想道德素养，如此，才能全方位提升管理人员的综合素质，为建筑工程质量监督管理奠定人才基础。

其次，建立完善的档案管理模式。一方面从档案资料的收集、整理和归档三方面严格按照规范化要求操作，严把质量关。档案管理人员不仅要根据建筑工程建设的进度同步档案收集工作，还要在整理和归档方面做到与工程项目的要求和质量监督管理工作同步一体化，避免出现环节不一致导致档案原始资料不完整。另一方面要形成严格的管理责任制度，将管理责任落实到具体管理人员上，这样能够促使他们在思想上重视档案管理工作，并且按照规范化的流程和操作加强档案管理，并且重视对工程质量的监督。此外，在当前信息网络化不断发展的背景下，档案管理也应该重视对计算机技术的运用，通过电子化的管理模式规范档案的格式、加强档案数据的录入的展准确度和真实度，通过统一的电子化平台或者表格形成标准化的模板，让档案管理变得更加便捷，也为工程质量监督提供更加高效率的资料参考和借鉴模式。

最后，把握建筑工程档案的全过程，落实检查验收工作。质量监督管理工作是建筑工程项目的关键，是建筑工程质量能否顺利过关的保障，而档案管理工作贯穿于建筑工程管理全过程，为建筑工程质量监督提供依据。因此，在建筑工程项目的各个环节都应该进行档案验收和检查，形成规范化的操作流程，尤其是在档案资料真实性方面，应该遵照法律法规和行业规范，不得弄虚作假，如实反映建筑工程的基本情况和质量状况，这样才能确保工程质量监督管理工作的真实性，为工程质量保驾护航。