高校工程基建档案管理策略探析

陈 莹

（广西民族大学基建处，广西 南宁 530006）

高校基础设施建设是确保各项工作有序进行的基础，也是培养高素质人才的先决条件。高校基建档案能够详细地记录高校基础设施建设的整个过程，在教学改革进一步深入的背景下，促进了高校教学效率、质量的提高，但与此同时高校基建档案管理工作还需进一步 加强。

1 高校基建档案管理的重要性

1）高校对基础设施进行扩张、建设以及完善时，可通过基建档案重现历史以及证明历史。

2）对高校基建项目予以考察、扩建、修复时，基建档案能够为相关工作的顺利进行提供数据方面的支持。例如，其他高校在进行扩张建设的过程中，可以参考已经顺利实现扩建的高校基建档案，并基于此对扩建予以设计和优化，进而增强设计方案的科学性、规范性。

2 高校基建档案管理的特点

1）现实性、周期性。高校基建工程进行建设的过程中，需经历严密的立项展开、工程设计、地质勘探及可行性评估等环节，由于以上步骤需要对多个部门进行协调，且建设周期较长，所以使得基建档案存在着周期性与现实性的特点。

2）专业性。基建工程专业性比较强，作为一种具有固定程序的系统工程，具体包括勘察、设计、监理、施工、竣工、验收、使用、维护等多个环节，这就进一步决定了与之对应的基建档案管理工作有着较强的专业性。高校基建档案要求按照相关规定做好收集、保管、整理、编目、统计、检索、利用等档案管理工作，并根据需求不断优化及改进管理策略，确保基建档案能够满足相关工作的需求。

3）复杂性。（1）涉及部门较多。从高校内部看，与基建工程项目有关的招标、规划、财务、党政办、审计等多个部门需要做到密切的配合，在此过程中还将会涉及多个部门与多个层次的档案类别。从高校外部看，基建工程项目从立项到竣工，必然涉及多个政府机构、企业，而且经手人比较多，信息量特别大，周期也比较长，所产生的档案资料自然比较复杂。（2）工程管理程序复杂。高校基建工程管理大致有准备、施工、竣工三个阶段，细分之后涉及立项审批、工程招标、勘察设计、全面施工、决算审计等，整个过程对接部门很多，将会产生繁杂的手续，而且资料之间有着严密的逻辑关系，因此必须引起高度重视。

3 高校基建档案管理的不足

1）管理理念有待提升。相对而言，高校档案管理更加重视人事、财务、科研、就业、招生等方面，基建档案管理工作的宣传略显不足，有着被边缘化的趋势。从高校基建档案管理看，由于其无法为学校财力、人力等方面带来明显变化，或者说其未直接影响到学校重要事务的发展，所以往往不被重视。同时，基建档案管理人员存在“你查我找”的被动思维，因此在档案收集、整理、保管、归档、移交等方面都比较怠慢，导致整个工作效率与质量都不太高。此外，现阶段很多高校的基建档案管理人员属于临时工或者兼职，其工作量与待遇不对等，所以工作积极性较为欠缺。

2）基建档案管理制度有待完善。高校基建工程从立项到后续使用涉及多个施工环节，而不同环节所形成的档案资料极其复杂，其中有的内容比较详尽、有的不够完整，甚至还有缺失的。同时，基建档案的收集、整理、立卷、组卷等过程本应有一个统一的标准来要求施工单位，但实际情况却没有，所以会导致各种问题出现。此外，高校基建档案部门在收集以及使用的过程中未构建对应的登记制度、追责制度，都将会导致一些不必要的推诿问题。基建档案管理很复杂，所以一套完善的管理制度极为重要，可发挥引导与约束作用，但目前基建档案管理制度并不完善，因此难以确保相关工作能够有效落实。

3）专业技术培训力度有待提升。高校基建档案面对的是工程档案，其中包括不同项目和不同内容，这就对档案管理人员提出了更高的要求，一方面要求具备基建档案管理方面的专业知识与技能，另一方面还需要熟知高校基建的基本程序与内容。但是从目前情况看，基建档案管理意识有待加强，档案管理还未做到专人专岗，加之频繁更换，进而导致档案管理人员无法清晰、全面地掌握基建工程不同阶段的资料。同时，培训、进修、学习等机会不多，也致使档案管理人员的专业能力难以提升。虽然目前基建档案管理已经实现了信息化操作，但是归根究柢需要由专业能力达标的人来操作，所以档案管理人员仍旧是档案管理工作的核心。

4 高校基建档案管理工作的改进建议

1）转变观念，持续完善基础设施。（1）学校领导应转变观念，加强对基建档案工作的重视，以此带动基建档案管理人员对工作的重视，从而激发其工作积极性，为档案管理工作的有序开展奠定坚实的基础。（2）加大投入力度。目前，高校的基建档案管理工作不仅有纸质材料，还涉及音频、图片、视频等各种载体，因此完善数字化档案管理非常重要。这方面需要学校加大投入力度，不仅要设置专门的库房、档案架，还需结合数字化的需求配置大型图纸扫描仪、移动硬盘、电脑、照相机以及相应的软件系统。

2）不断完善基建档案管理制度。应不断完善基建档案管理制度，从而为工作的开展提供必要的制度化保障。同时，对基建档案形成要有正确的认识，并对管理进行创新。为了让施工单位能够规范地记录、移交相关资料，可将施工单位档案质量作为工程结算考核与工程验收的一项指标，有利于督促施工单位强化自身的档案质量意识，使其能够将完整、准确的档案资料及时交付给甲方，以期为高校基建档案工作的有序开展奠定一定的基础。此外，完善奖惩制度。针对基建档案管理人员的操作失误需要进行惩罚，而对其在管理上有着突出业绩，又或者是有创新成果，应当进行奖励，一定程度上可激发其积极性，使其能够更加有责任、高效地参与到工作之中。

3）提升基建管理团队的专业性。高校需要为基建管理团队成员提供一定的学习、培训以及进修机会与平台，例如，可组织人员分批次学习档案学、建筑学等相关的基础课程，并掌握与档案有关的保密、分类、鉴别、收集等方法；对工程建设的各个施工环节的特点进行了解与分析。此外，学校方面还可以为其开展一些活动，例如档案知识科普赛、档案日活动等。同时，也可以与其他学校加强合作，开展与基建档案有关的交流活动，还可以印发有关基建档案的业务手册，为基建档案的有效收集、高效保存、合理利用奠定坚实的基础。

5 结束语

综上述，高校基建档案是具有巨大利用价值的文件材料，包括学校基建工程项目的立项、筹备、施工、竣工等各个阶段的资料，有声像、文字、图纸、照片等各种形式，具体涉及施工、设计、规划、检修、维护、使用等各个方面，能够充分反映学校的基建情况与发展历程，并可以为学校后续基建工作的开展提供有价值的参考依据。基于此，探讨高校基建档案管理策略具有一定的现实意义。