机关文档管理中心运行模式的调查和分析

宋宛苧 于 微

（吉林省地勘局物业管理中心，吉林 长春 130061）

1 引言

在城市建设发展中，机关档案管理工作面临新的发展机遇和挑战。机关单位在社会中发挥出行政管理和服务的重要职能，围绕国家档案事业发展的新思路，将创新、协调、开放的理念融入到档案工作中是更充分地发挥出机关档案效能的重要内容。机关文档管理中心是现代化城市建设中把握发展机遇，坚持服务民生、服务社会的档案工作重要载体，必须坚持走创新发展的道路，承担起应有的社会责任。

2 机关文档管理中心成立背景

机关单位的业务类型多，部门多，因此每个部门有很多的档案，传统文档管理采用独立档案管理的方式。在进行档案业务指导，以及对档案工作进行评价的过程中，暴露出一个突出问题，即需要管理的档案数量多，但是档案部门的人员数量没有增加，使文档管理效率低下。再加上档案数量的增多使办公场地和档案存储空间越来越紧张，档案管理的设施和设备空间不足，对文档管理的质量和效率造成不利影响。面对这样的情况，整合各项资源，以更加集约化的管理模式对机关文档进行管理是解决传统管理模式的有效途径，机关文档管理中心应运而生。机关文档管理中心采用集中统一的管理模式，设置同一套管理制度和管理标准，文档管理人员配置更加合理，文档管理空间和设施更加有序，使机关文档管理运作更加规范有序，在很大程度上提升了文档管理效率。

3 正确认识机关文档管理工作

机关文档管理中心具有多名有经验的档案管理业务骨干人员，负责对机关文档管理工作进行技术指导和监督，负责机关档案的接收和档案资源的利用。采用专业技术人员进行技术指导和质量监督的方式，注重将文档管理质量把控工作提前，尽力从源头上做到高质量高效率地完成相关环节的工作。

机关文档管理中心采用同样的一套文档管理制度，对每一个文档管理环节制定了具体的管理流程和管理标准。所有的文档管理工作人员进行统一的业务培训，对文档接受、文档移交、文档归类、文档利用等内容进行知识和技能的指导。对文档管理中的一些重点事项和容易出现问题的事项进行强调，使机关文档中心的人员队伍具有良好的业务技术水平。机关文档管理中心中对档案保密、档案查阅、档案保管、档案利用等方面制定了详细的规章制度和工作标准，明确了各个岗位的职责，为机关文档管理中心开展具体工作奠定了强有力的基础条件。

为提升机关文档管理中心的服务水平，档案工作人员积极转变工作思路，变被动为主动，以更强的服务意识与相关单位进行沟通联系，主动开展档案业务指导工作。结合不同单位的实际情况，灵活采用上门指导、网络指导、电话指导等多样化的沟通联系方式，使相关单位能够对档案业务的要求和标准有更准确地认识，加快档案移交进度，提高档案归档质量。利用信息化技术，做好档案的数字化工作，解决档案数字化进程中的问题，积极推进档案修复、档案数据迁移、档案挂接，使机关文档数据库范围增大。

围绕机关文档管理中心的各项规章制度，认真落实好档案移交工作。根据机关文档管理中心的档案情况进行摸底，对档案的类别和数量进行统计，明确需要移交档案的时间表，在规定的期限内和各相关单位做好衔接，按照文档移交的制度和流程进行整理移交。采用文档移交审查工作，对文档资料不齐全、移交格式不准确的情况进行修正，确保档案收集完整、及时、准确。

4 科学分类档案文件材料

在文件材料的分类环节，严格按照档案分类管理制度进行，结合文档管理中心设置的不同档案门类，实施统一的文件材料分类方案。机关档案的文件材料分类可采用年度分类的方式，还可以采用保管期限分类的方式，以及不同机构分类的方式或者不同问题分类的方式。对于不同门类的文件，或者不同形式的载体，在分类的过程中，应采用适宜的档案分类方法，不同的分类方法之间协调呼应，避免相互冲突，影响归档质量和归档效率。设置档案编号和目录。通过设置合理有序的档案编号，更科学地体现出档案的来源，档案的类别，为档案分类体系的完善以及档案存放排列顺序提供基础条件。在档案编号环节应注意不同形式的文件材料应采用不同的编号。

5 有效掌握机关文档整理步骤

首先，对机关文档的归档途径进行严格把控。机关文档来源于大量的机关文件，在文档归档工作中要明确文档的类型、文档的排版、文档的装订等具体标准和要求。在整理文档的过程中，应注意检查文档归档手续是否在合理的时间期限内，注意检查文档的标题、相关单位以及文档的落款日期是否与文档整理的技术标准相符合。对各种公文或草拟文件，应对文档的各种批注签字等内容进行检查，确保文档内容完整。对文档中文字记录的内容进行整洁度和清晰度的检查，确保归档文件中的字迹清晰、整洁，不存在涂覆或模糊的地方。

其次，对机关文档中的各种文件进行清晰的梳理，把握好文件之间的相互关系。在机关文档中有部分文件是需要归档的，但是有些文件是不需要归档的。对重复的文件进行梳理，保留一份，为归档工作进行文档质量的把关。在整理档案的过程中，档案人员应注意对文件归档的时间期限，在规定的时间内完成立卷归档工作。结合文档的不同类型，依据现行的档案整理和归档要求，将不同内容、不同形式以及不同作用的文件进行合理区分，提升文档的条理性，使文档整理工作更加简洁高效。

其三，对案卷质量进行严格把控。机关文档整理的完整性对于档案资源的利用有很重要的意义。只有对案卷质量进行严格的控制，才能为档案资源价值的发挥奠定可靠的基础条件。根据机关文档管理中心指定的统一规定和操作规范，认真完成案卷装订工作。在立卷或组件工作中，根据文书档案的类型、照片档案、音像档案、实物档案等以张为单位进行整理。对于不同的档案类型，如人事档案、科技档案、财务档案等以卷为单位进行整理。其他的档案类型根据文档管理中心的规定，并结合实际需要以件或者卷为单位进行整理。在立卷工作中，严格遵循技术规程中的方法，根据统一的规定将目录纳入文档检索工具中，同时满足手工检索和计算机检索的要求，使文档信息查询更加方便。遵守机关文档保存环境设施管理制度，对档案存储环境条件进行科学控制，保证档案存储设施条件良好，提升机关档案保存的安全性。

6 结语

综上所述，机关文档管理中心的投入运行是我国档案事业发展的创新成果，拓展了档案管理的工作思路，有效解决了传统档案分散式管理效率低，管理成本高的问题，实现了高质量高效率的档案管理目标。未来，机关文档管理中心运行中，工作人员将不断拥抱新技术，融合新理念，以更加精细化的方式来开展机关档案管理工作，使机关档案管理更好地适应现代化的要求，更充分地发挥出档案管理的社会效能。