档案信息化建设的前期探索

陈文媛

（海南省海口市人民医院，海南 海口 570208）

在信息化时代，档案信息化是办公自动化、无纸化建设中的重要组成部分，电子档案管理相比纸质档案管理的效率要高很多，计算机可以基于关键信息快速直接地提取档案，并能够便捷地实现档案传输或共享。作为一名医院档案管理工作人员，在与各类文书、合同、函件、基建项目资料类的档案接触过程中发现，档案信息化建设有着庞大的工作体量，尤其是对以往档案的数字化归档工作较为繁琐。但是当最终实现档案信息化建设之后，纸质档案与电子档案就能够实现互补，也可以形成更为完善的档案管理模式。

1 档案信息化建设的内涵及现实意义

1）档案信息化建设的内涵。档案信息化建设是指利用信息化设备和技术对各类档案进行数字化的管理，原本的纸质档案可以直接通过扫描、拍照、信息重新提取等形式来转变成电子档案。就当前来看，档案信息化建设已经成为一种必然的发展趋势，特别是在我国行政部门的无纸化办公改革中，正在采取多种信息化的方式来进行档案资料的收集，在各类企事业单位中，档案信息化建设也在逐步深化。

2）档案信息化建设的现实意义。档案信息化建设是现代信息化、网络化社会的发展要求，通过档案信息化建设，可以实现档案录入、存储、传递、接收、提取、利用等工作的体系化，并让所有的档案管理工作形成统一、标准、规范的操作。档案信息化还可以更为快捷地找到不同档案之间的信息关联，利用“关键词”的方式来进行相关资料的搜索，可以一次性获取到全面的资料内容，并且相应资料可以按照年限进行有序排列。档案信息化建设还具有战略性的意义，其可以在关键时刻实现信息资源的共享，达到远程共享、互惠互利的作用。

2 档案信息化建设中存在的难点

1）档案信息化管理平台建设问题。档案信息化建设是对原有档案管理工作的彻底革新，档案录入和管理的手段发生了变化，使得档案管理工作必须要依托于档案信息化的管理平台来实现。当前，在我国档案信息化管理模式的发展下，不少专业的档案信息化管理平台应运而生，相关单位只需要采购此类平台，并获取相应的使用权即可，但是，由于各类单位的实际运营情况存在不同，这些平台上所设定的操作程序、页面、内容细节等可能与相关单位的要求存在不符，档案管理人员应用起来并不够得心应手。而如果每个单位都自己重新开放档案信息化管理系统、建设自己的平台又需要耗费高额资金，得不偿失。

2）档案数字化管理的标准制定问题。想要实现高效的档案信息化管理，就必须有着专业的档案数字化管理的标准，但是很多单位虽然在尝试走档案信息化路线，但是没有制定好档案数字化管理的标准，在录入数字化档案时，出现了信息残缺不足、信息错误的问题，这可能会造成档案的不真实性，影响档案本身的价值。而且原本的档案管理人员习惯了较慢的工作模式，一旦实现全面无纸化办公之后，档案管理人员就面临着“提质增效”的考核任务，一些工作人员短期内难以适应快节奏的工作模式。

3）档案备份及纸质档案的管理问题。档案信息化管理除了将档案存录为数据形式之外，还要对档案进行有效的备份，但是一些单位及工作人员由于缺乏经验，没有做好重要档案的备份，导致因为一些难以预估的硬件损坏、软件系统故障等问题无法提取出相应的档案资料。另外，对于纸质档案的销毁及留存问题也较少有相应的明确规定，一般是由档案工作人员自行根据档案资料的重要程度、年限等来进行销毁或者留存，很可能出现误销毁或者过度留存、占用空间的问题。

4）档案保密及安全管理问题。档案信息化管理面临着档案保密和安全方面的问题，因为，开展档案信息化管理的计算机一般都处于联网状态，完全不联网的可能性极低，在网络通联的情况下，就可能存在网络病毒、木马、黑客等的袭击，这些外来的袭击可能在有意或者无意中导致档案信息的泄露。很多机密性的档案信息泄露的话会给相关单位带来难以估量的损失，包括名誉损失、经济损失等。

3 档案信息化建设的有效策略

1）改进和应用档案管理平台，打造“智慧档案室”。相关单位在引进和使用档案管理平台时，应多方考察，结合自身单位的实际情况来选择平台和系统供应公司，比如专门针对医院档案管理，就需要考虑到医院内部档案管理的实际需求。在引进档案管理平台时，可要求供应公司对原有系统进行必要的调整和改进，比如医院档案管理中有基建档案资料方面的管理内容，与普通文件类资料的管理要求不同，所以，需要一个专门的管理界面。通过完善和优化档案管理平台，可以打造出“智慧档案室”，让传统的档案部门走向信息化、智慧化。

2）制定档案数字化管理标准，提高人员信息素养。在开展档案信息化管理时，还需要基于精细化管理的要求，制定档案数字化管理标准，并同步提高档案管理工作人员的信息素养及工作效率，要求其认真对待档案信息化的每一个方面的内容及要求。比如在电子档案的归档管理中，应要求电子档案的标题、标签关键词、简介及纲要的完整性，这样，在提取档案信息时就会更加容易，阅读档案详细内容之前，也可以了解到该档案信息是否是所需的信息，避免浪费查询时间。又如，在进行一些特定档案信息管理时，页面上应设定好必填项和选填项，这样，如果工作人员忘记填写某些项目，则无法进行下一步工作，可避免档案信息内容的缺失。

3）做好档案备份及分类管理，推进绿色档案服务。档案信息化管理还需要做好档案备份和分类管理工作，一般来说，绝大部分档案信息资源都是需要进行备份的，而且一些极为重要的内容不止需要备份一份，甚至需要备份两份。系统中备份和系统外备份也需要进行区分。在系统内备份较为简便，但是系统出问题的话，备份也可能丢失或损坏，现在应用较多的是云存储和云备份，这样将相应的档案信息资料备份到云端，即便本机或者系统出现问题，也可以从云端提取出来。另外，要注意对纸质档案的科学备份，减少纸质档案的应用，推进绿色、环保、电子化的档案服务。

4）做好档案保密及安全管理，设定层级管理权限。档案信息化建设还必须加强保密和安全管理工作，首先，应对单位内部使用的网络、防火墙、杀毒软件等进行检查，确保都处于安全无风险的状态；其次，要在录入档案信息时就确定好相应信息的保密等级，系统可根据保密等级来对档案信息的阅览、调取、传输、共享等权限进行自动设定；最后，同步设定层级管理权限，只有具有一定权限的工作人员才能够登陆档案管理系统，并可查看不同权限等级的档案管理资料，有查看权的不一定具有修改权。

4 总结

综上所述，档案信息化建设是大势所趋，各单位必须转变档案管理思路和模式，适应信息时代的要求，引进专业的档案管理平台和系统，开展电子化、数字化档案的建设，与此同时，要提高档案管理人员的信息素养，从而做好档案备份管理和维护工作，形成档案信息化服务意识。