大数据时代背景下档案的管理

张道远

（山东省单县退役军人事务局，山东 菏泽 274300）

在大数据信息技术的影响之下，事业单位的档案的管理方式进行了改进，通过大数据技术，将传统的档案存储管理方式转变成了数据信息档案管理系统的方式。逐步实现信息资源共享，各种资源能够得到有效地利用，新的档案管理法现台，成了当下事业单位档案管理工作所重视的问题，同时也是为了更好地使档案管理工作服务社会。

1 大数据背景下档案管理工作的必要性

现如今随着事业单位改革的不断发展，事业单位的档案管理系统的水平已经满足不了各部门的需求和发展，紧接着新的事业单位档案管理政策出台，各个事业单位也开始做出了不少整改。事业单位档案管理如何进行有效的管理成了问题，加强对档案管理工作人员的不断培训和考核，最早存留下档案基本上都是纸质形式档案，从表面上来看已经对事业的整体管理产生了影响。为了解决这一问题，受大数据时代的影响，将事业单位的各类型档案、培训档案等进行数据化整合存储在数据平台之中，建立一个规范化事业单位档案管理系统，方便以后信息提取和查询。同时对事业单位的档案进行分类管理，把事业单位的每个员工的信息都可以通过大数据进行电子信息化保存，即使纸质档案丢失，档案管理系统平台中也会有电子版的档案，所以这对事业单位的档案快速发展有着巨大影响，由此可见在大数据时代建立档案管理系统的必要性。

2 当前档案案管理的现状及存在问题

随着信息化的不断发展，传统档案管理方面面临着巨大压力，纸质档案归档形式过于烦琐，有时还是导致档案丢失等问题的出现，不仅影响工作人员的工作效率，还影响了事业单位发展的步伐，如今事业单位的档案管理问题出现在以下几个方面：

2.1 单位对档案管理重视度不够，缺乏专业人员

经过调查研究分析发现，我国现如今大部分事业单位对自身档案管理的工作重视度不够，现在一般的事业单位档案管理人员都是一些不具有专业性质的人员进行管理的，甚至有时档案丢失都没有发现，直接影响本单位的档案工作效率。

2.2 档案的信息的安全有待进一步提升

随着信息技术的快速度发展，档案数字化管理的便捷性逐步体现，与之同时档案信息安全问题日渐显现。首先，由于档案管理人员安全意识淡薄，以及计算操作能力有限，有的在操作过程中常出现失误，直接影响到档案信息的安全性与完整性。比如，因操作程序不规范，未对信息进行及时备份而导致档案信息丢失。其次，档案信息管理系统在运行过程中，极易受到病毒或黑客的攻击，进而使得档案信息面临被篡改或丢失的现象。

2.3 档案信息案没有做到及时更新

档案信息的更新影响档案资源使用，在大数据时代没有来临之前，各事业单位档案记录方式都是通过纸质形式进行记录的，所以如今通过大数据将纸质档案转化为电子信息档案，期间需要一个很长的过程，这时就造成了电子档案信息，得不多及时更新，影响了档案资源的使用，没有及时进行电子信息转化，就会对单位的工作效率造成影响。

3 大数据背景下档案管理的具体措

3.1 加强档案管理理论的创新

正如信息化时代挑战了纸质时期的来源原则、文件生命周期理论、档案价值鉴定理论，催生了基础理论的新变革，产生了新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等革新的理论。在大数据时代，新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等都将受到不同程度的挑战，档案学基础理论将迎来进一步的发展。

3.2 加强档案管理信息化提升

从纸质档案到档案信息化再到档案大数据时代，档案信息资源呈指数型增长，用现有的档案信息化手段和工具难以满足大数据时代档案信息资源管理的需求。在大数据时代，档案信息不再匮乏，而是泛滥。如何实现档案数据长期可读性、可靠性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，从而提供有价值的信息，是档案信息资源管理面临的新挑战。

3.3 加强数据安全问题的创新

案数据的高共享不等于全共享，在大量涉密档案数据的保密过程及敏感数据的分析过程中，如何实现信息安全，避免数据被恶意使用，更好地防止因秘密泄露给国家、社会、企业带来政治、经济上的损失，是新时期档案安全工作面临的一大挑战。

3.4 加强档案数据挖掘利用

传统的档案管理以文档管理为主，没有利用技术工具进行挖掘、分析，档案基本处于被动利用。大数据时代，档案系统中除大量的文档外，还有海量结构化数据。档案部门收集大数据后，通过主动调查利用者的需求，对海量数据进行聚类、分类、相关性分析，建立各种数据模型，找到数据之间的关系，提高档案价值，更好地实现预测功能，为高层决策提供参考。

3.5 加快档案管理系统扩展

随着档案数据的不断增多，传统的档案管理系统由于无法动态扩展，会出现“小马拉大车”的情况。大数据技术可以对计算资源、存储资源进行动态扩展、按需分配，满足服务器的快速扩容及数据量的快速增长，同时大幅降低系统投资及维护成本，提高了数据运用 空间。

4 结语

总之，大数据背景下，如何科学合理地进行档案管理工作，是各种行业共同面临的问题。要努力抓住新时代的机遇，严肃对待挑战，不断学习和创新，充分运用新技术，在时代浪潮地推动下，更好地开发和利用档案信息资源中蕴藏的巨大知识宝藏，使档案工作创造出更大的价值。