大数据时代下高职院校档案管理的策略试析

王国琴

（贵州农业职业学院，贵州 贵阳 551400）

当前我国高等教育事业的快速发展，高校系的工作也在逐步完善，随着高校数量和品种的增加，管理难度也逐渐加大。传统的档案管理模式已经远远不能适应社会发展的需要，从而提高高校档案管理的效率，必须采取有效的措施。

1 目前高校档案管理模式中存在的问题

1.1 对档案管理的不够重视

高校档案以纸为主，数量多，种类多，档案管理有一定的难度。有的高校对档案管理重视不够，人力财力投入不足，部门档案意识不足，档案管理人员只能对大量的档案资料进行简单的收集和收集，不重视挖掘档案信息资源浪费的使用价值现象，从而显现档案资源[1]。

1.2 档案管理已不能适应现代社会的快速发展

信息技术的飞速发展，社会信息档案管理工作的快速发展面临着巨大的挑战，传统的管理模式极大地阻碍了档案事业的发展，因此，必须改变传统的管理思想和方法，以适应信息社会的新要求。许多高校档案管理部门都配备了相应的设备、现代化管理逐步实现了现代大数据管理，在实际的文件管理中也存在严重的不足，档案数据库建设存在不足，主要是目录数据库、全文数据库和多媒体数据库建设的不完善、音视频等物理载体文件的存在数量很少。在现代大数据环境下，传统的管理模式已经不能满足用户的各种需求，更有利于高等教育各项工作的顺利进行。过期的文件不能及时清理。档案的期限分为短期、长期、永久性三种，在传统的档案管理模式下，由于库存难以认真处理，工作人员对档案储存时间有足够的准确信息，造成大量的无效档案无法及时处理，有时由于评审过程繁琐，不便于处理，给管理带来了额外的负担[2]。

2 分析大数据技术在高校档案管理模式转变中应用措施

2.1 进一步完善档案信息数据库

现代大数据技术在高校档案信息管理中的应用，实现了档案信息的便捷、智能化检索方式，促进了档案管理信息网的建设，实现了档案信息的资源共享。随着现代大数据技术水平的不断提高，对档案的需求也逐渐增加，档案资源利用现代大数据技术的收集、处理、利用，提高了资源利用效率，档案也促使档案管理工作积极有序地发展。应用现代大数据技术是当前高校档案管理工作发展的必然趋势，充分利用现代大数据技术，推动高校档案管理工作朝着信息化、自动化、科学化发展的方向发展，充分利用档案资源，使教育教学工作井然有序。现代大数据技术应用于高校档案管理，首先要进一步完善档案信息数据库，以保证档案信息的有效管理和充分利用。对信息资源档案数据库的载体进行改进，对不同高校档案信息进行合理的分类，保证信息的有效提取。档案信息的建设没有合理的维护工作，利用未来往往会使档案信息中的信息出现一些问题，档案信息数据库维护工作有必要加强。档案管理部门应定期更新和检查档案信息，以保证档案信息的完整性。有效的服务作为如何实现档案信息的出发点，将是如何实现档案信息在数据库建设中的最大利用率的考虑，保证信息数据库建设能够充分发挥其功能，提高档案信息的利用率[3]。

现代大数据技术的应用可以有效地提高档案信息管理的效率，提高档案管理水平。提高工作人员的工作责任意识，通过实施档案信息管理责任，保证档案信息工作的顺利进行，最有可能减少档案信息的流失和实体档案的损坏现象[4]。由于档案管理人员还需要进一步提高服务意识，工作人员应充分认识到档案信息的重要性，不断提高服务意识，转变工作观念，提高档案管理水平。

2.2 进一步加快智慧校园的建设

ISCU PANGAEA世界数据中心是一个信息系统，用于采集、处理、长期存储和发布与地球科学领域相关的地理参考数据。它存储了地球科学各个领域的35万多个数据集，属于地球科学观测数据的最大档案馆。标准conform接口（ISO、OGC、W3C、OAI）支持从各种数据和信息门户进行访问，其中包括PANGAEA本身的搜索引擎((www.pangaea.de)例如GBIF。泛大陆的所有数据集都是可引用的，有完整的文档记录，并且可以通过持久标识符（数字对象标识符-DOI）引用，这是数据发布的前提。与其他ICSU世界数据中心一起(www.icsu-wds.org)在实施基于内政部的科学数据登记册方面，德国泛大陆技术信息图书馆（TIB）也参与了这项工作，到目前为止，这项工作得到了全球图书馆联盟的支持(www.datacite.org). “智慧校园”是与全球高速发展的大数据技术密不可分。将灰色聚类算法应用于高校档案目标管理评价中，给出了评价分类，建立了评价模型，并给出了应用灰色聚类法对高校档案目标管理进行清晰可靠评价的实例。基于改进的Apriori算法，进一步利用关联规则，从高校数据库中获取相关数据，找出高校与评价结果之间的内在联系。大数据本质上.是互联网应用的延伸，是互联网的更深层次应用。由于数据、查询集和用户组的复杂性、多样性和规模，科学数据的有效管理一直是一个日益严峻的挑战。云计算为科学数据的管理提供了适应性大规模服务的可能性，有望应对这一挑战。因此，我们的目标是创建为科学数据服务的云数据管理系统。这类系统需要能够处理非结构化数据，即最初主要存储在文件中的数据，就像绝大多数科学数据一样。我们描述了一个正在进行的研究项目的设计。“智慧校园”主要技术丁段是通过RFID、WSN、通信网等大数据关.键技术，结合二维码、视频监控等感知技术和设备，连接形成的广泛感知的网络化.信息化、智能化的校园。通常在智慧校园体系中，通用的大数据技术架构的智慧校园分为感知层、网络层、处理层、应用层[5]。

3 结束语

随着现代大数据技术的发展，高校档案信息的大量发展，实现高校档案信息的现代大数据管理模式显得尤为重要。高校档案管理工作是进一步完善档案信息数据库建设，提高档案管理的现代大数据管理水平，将现代大数据技术应用于实际档案管理中。高校档案管理人员需要转变工作观念，提高档案管理的服务意识，充分利用现代大数据技术的优势，确保档案信息的有效利用，促进高等教育的发展。