如何做好电子文件归档管理工作

王 磊

（内蒙古自治区阿拉善盟阿拉善高新技术产业开发区人力资源和医疗保障局，内蒙古 阿拉善盟 750306）

电子文件是信息化产业时代背景下一种通过数码形式存储于计算机中的信息载体，文件归档管理作为档案资源管理工作的重要组成部分，保障归档管理工作的规范化开展对于提升档案信息利用率和便捷信息查询而言具有重要意义。就目前来看，由于在归档管理中受多方不可控因素的影响，归档管理工作成效并未达到预期的目标，在影响企业可持续发展的同时也不利于社会稳定性格局的构建，为此保障电子文件归档管理作业的有序化和科学性，是企业自动化办公模式应用效益最大化发挥的重要战略基础。

1 电子文件归档管理工作的践行意义

1.1 便捷了电子文件的档案信息查询

经调查在未对电子文件进行归档管理前，用户在信息查询工作时需提供检索目录信息，在增加检索难度的同时也不利于企业的可持续发展。反观若是保证电子文件归档管理工作的有序开展，在保证管理系统全面覆盖全部文书档案后，信息检索时用户只需提供正文内容即可完成检索工作，在保证查准率和查全率的同时降低了查询工作 难度。

1.2 为深层统计分析工作提供了便捷

深层统计分析工作的开展从某方面来讲，需基于完善的档案全文信息，因此保障电子文件归档管理工作的有序开展，对于实现“智能检索”而言具有重要意义。目前来看伴随科学技术的不断革新，档案全文信息在文件归档管理工作规范化开展下为用户提供便捷式服务的同时，也为深层统计分析工作提供素材。

1.3 提高了档案信息储存的安全性

从某方面来讲，电子档案就是电子文件归档后的统称，经调查在以往档案资源管理中，人工管理模式的实施在增加人为因素影响的同时也给档案信息存储埋下了一定安全隐患，久而久之对企业可持续发展造成了极其不利的影响。伴随科学技术的革新，电子文件归档管理工作的开展大多是借由软件系统对内容进行控制，因此在降低人为作业量的同时也显著提高了档案信息储存的安全性。

2 电子文件归档管理工作的践行策略

2.1 归档方式剖析

在电子文件归档管理中，参与电子文件归档工作的部门主要包括各业务管理部门、由信息管理部门以及由档案管理部门。经调查，电子文件归档工作的作业流程是：业务管理部门将需要归档的文件进行整理——借助网络技术（开通两者之间的电子文件归档专递网线）将电子文件传输到档案部门——信息管理部门接收具有保存价值的电子文件数据后对其进行集中处理——汇总后将其传输到业务管理部门的共享平台——将过期数据按照存储标准整理到光盘中进行存档——档案管理部门对电子文件进行整理、编排。

2.2 整理方式剖析

在电子文件整理中，为便于信息查询以及提高信息利用率，整理工作人员需在秉承着有机联系原则、简单性原则的基础上，对其进行整理，为后期电子文件档案信息的高效应用创造良好条件。在电子文件档案整理过程中，为便于后期档案管理，整理人员需将电子文件进行分类整理，即按照文书电子档案、科技电子文件、会计电子文件等类别分开保管，由此达到优化馆藏电子档案的目的。

2.3 归档管理工作的优化对策

2.3.1 积极转变归档管理观念

在进行电子文件归档管理中，管理理念的先进度从某方面来讲，是影响管理工作质量和效率的重要因素。目前来讲在进行管理时，归档管理工作人员必须提高对电子文件前端控制工作的额重视度，通过合理化设置业务系统归档功能来确保前端控制工作的有效落实，与此同时为实现全过程管理和监督，工作人员还要制定电子文件归档格式、归档方式以及电子文件档案管理系统接口等，以便于保证电子文件管理作业的系统化、安全性和完整性。

2.3.2 完善电子文件的归档制度

在电子文件归档管理中，归档管理制度是否完善，对于归档管理工作质量和效率的影响也是不容忽视的，故此在企业办公自动化水平不断提高的当代社会，完善电子文件的归档制度现已迫在眉睫。目前来看在电子文件归档制度优化过程中，企业不仅需健全完善的电子文件管理规范，以便于在约束和规范管理者作业行为的同时保障操作的安全性，与此同时企业还要构建宏观的电子文件归档体系框架，以便于保障各归档管理工作的有制可依、有规可循。除此之外企业还要构建电子文件全过程管理制度，通过加强各部门的沟通交流在为电子归档管理创造良好环境的同时形成管理合力。

2.3.3 构建专业化的管理团队

在电子文件档案归档管理中，管理团队专业化水平的高低，对于管理工作的影响是十分巨大的。目前来看企业办公自动化已经成为一种趋势，电子文件档案的生成量也在逐年增加，为改善提高电子文件归档和管理作业现状，构建专业化的管理团队现已迫在眉睫。从企业的角度而言，要投入大量的人力、物力加强对档案管理人员专业知识的培训力度，尤其是电子文件归档管理方面的培训，通过培训确保档案管理人员能够掌握各种电子文件归档管理的技能，更好地适应新形势下档案管理的需求。

3 结语

综合而言，随着企业办公自动化水平的不断提升，电子文件档案管理工作是否规范化开展，对于企业可持续发展目标的实现具有重要意义。经调查在归档管理中，由于受多方不可控因素的影响，目前电子文件归档管理工作成效并不乐观，为此优化管理理念、完善管理制度的同时加强对管理者的培训力度，对于全面提高电子文件归档和管理的效率及质量具有重要意义。