学校档案信息资源开发利用的创新思考

杨玉秋

（东升高级中学，广东 中山 528400）

随着当前社会的快速发展，互联网以及相关的数字化产业技术已经渗透到各行各业当中，深刻地改变了人们的工作及学习习惯。数字化技术对于提升档案管理效能具有重要意义。学校相关的工作人员应该充分认识到数字化技术在档案管理中的未来发展趋势，结合数字化技术的应用价值进行分析，通过不断的改善工作方式和方法，以此提高档案信息资源应用效率[1]。

1 信息时代学校档案开发利用的趋势

随着当前科技的快速发展，学校也应该注重档案管理形式的升级，采取创新型的管理模式，注重档案管理水平和质量的提升。互联网技术是工业革命以来重要的人类技术进步，同时互联网技术的不断普及使得人们的生产生活工作学习等多个方面都有了较大改观，尤其在信息传播方面打破了时间与空间限制，让信息资源能够共享，这也是大数据时代的红利。学校是一个综合性的体系部门，每个部门都有着不同的任务，而档案管理部门则是需要整理所有其他部门的档案和数据，面临压力比较大，而且一旦某个环节的数据出现偏差，则可能影响学校的整体运行效率和质量。大数据及其信息化技术的出现，使得学校档案处理效率有了显著提升，同时对于数据对接也更加精准，随着当前开发利用改革不断深入，更加强调各个管理过程的精细化，因此信息技术使得学校管理与现代科技融合度更高，促进了学校的管理效能提升，这也符合当前的社会发展形势。由于当前学校工作繁重，产生的资料也非常多，所以要注重档案的数字化转换，数字化档案可以有效提高档案工作的管理效能，尤其在资料查找、资料检索、资料调取、资料对比等方面都具有先天优势，但是数字化的档案管理模式也并非万无一失，需要相关的管理人员进行深入研究，注重档案的保密性，尤其在网络病毒、网络木马等方面要加强防范，选择符合自身需求的防火墙，严禁外带U盘或移动硬盘之间与档案存储服务器相连[2]。

2 学校档案信息资源开发利用的价值分析

在现代社会体系中，学校所承受的工作压力较大，需要面临越来越多的工作内容，因此对于学校的工作效率有了更高要求。传统的学校档案管理采用人工方式，无论在记录、整理以及数据核算等方面都有明显劣势，不能满足当前的社会开发利用服务需求，而且随着现代经济社会的快速发展，学校也必须不断提高自身的服务质量以及管理效能，通过多方面的优化，使自己在囧语竞争中脱颖而出。大数据及相关信息技术的出现改变了传统的开发利用档案管理模式，不仅可以利用计算机对档案进行数据化整理，同时还能对学校的人员流动变化进行数据追踪，并且将所有数据储存在云端，对于学校的信息整合以及资料调取具有重要价值，极大提高了学校的档案管理效率，同时云端的数据存储提高了学校档案管理的安全性，对于学校的长期发展具有积极作用[3]。

3 学校档案信息资源开发利用存在的问题

在现代管理体系中，很多学校正在不断探索电子化档案管理的路径，但是往往停留在档案记录、文书管理以及数字化保存等初级阶段，对于学校的科教、财务、人事等多个环节并没能有效融入，使得目前的学校管理仍处于分散阶段。造成这种问题的主要原因是相关人员对电子化的管理认识不足，简单却片面地认为电子化管理就是将传统的纸质进行电子转化，忽略了电子化的优势及价值，因此在当前的档案管理中存在着资料重复资料损坏等多项问题，严重地浪费了人力物力，却没能提高自身的管理效能。首先，学校的管理层对于现代化的档案管理技术认识不足，因此没能将重要的管理理念向下传递，导致整个学校的管理人员整体素质不高，尤其缺乏计算机和数据方面的正确认识。其次，随着当前科技的快速发展，各类学科之间划分得越来越细化，同时各学科之间的应用界限却越来越模糊，目前学校的档案管理人员往往对于传统的档案管理轻车熟路，但是对于新型的管理方式却一知半解，因此对于数据技术如何利用也不得而知。最后，很多学校的档案管理并没有派遣专业性人才进行工作，而是让人力资源或行政部门人员进行协同管理，跨部门的人员对档案知识了解较少，同时对于计算机技术的运用程度也不高，所以导致了当前学校档案管理工作效率不高的现状。我国近二十年的发展过程中，在网络细化技术产业当中也取得了举世瞩目的成果，尤其在信息数据和云计算环节当中一直领先于世界前列，但是与此同时过于新兴的技术在社会中没有得到很好的实践，因此人员经验较少，在其他行业中的运用也仍处于探索阶段。学校的档案管理是一个长期的摸索过程，并非一蹴而就所能完成的工作任务，需要根据学校的实际情况以及实践经验不断的进行优化和整改。档案管理必须依靠专业化的数据平台，但是目前我国的学校发展形势，对于信息化平台建设缺少足够认知，而且很多程序员并不具备学校的工作经历，凭借自身的主观意识进行建设，可能并不能满足学校的实际需求，所以说建立专业化的学校档案管理平台是当前学校发展的当务之急，注重学校工作内容、工作程序以及网络技术的多环节融合，才能促进学校的信息化管理水平进一步提升[4]。

4 学校档案信息资源开发利用的优化策略

4.1 打造学校档案信息资源管理利用平台

当前各大学校都面临着巨大的工作压力，同时学生管理和日常工作会产生海量的档案信息，这个档案管理工作带来了一定难度，因此建议学校开发和建立现代化的档案管理平台，通过数据整合、数据优化等方式，减少传统档案的存放量，同时也能提高学校的档案管理效率。首先，学校的档案管理人员要与相关的网络程序员进行密切联系，建议通过长时间的工作观察和互相学习，共同讨论平台建设的具体内容，平台的建设要考虑学校内部所有部门的工作融合，强调档案的信息细致化，不仅要体现各方面治疗信息，同时也要对学校的多个环节进行精细化数据处理。其次，档案管理不仅适用于学校自身的服务效能，同时也是现代人类医学进步的重要资料，因此档案中要根据当前的社会发展形势，注重多元化信息记录方式，例如影像、文本、图片、音频等，这样可以让内容更加丰富，同时也能对于一些疑难杂症进行详细记录，让当前的医学有更多的研究数据。最后，学校的档案管理要考虑自身未来的长期化发展，因此要注重复合型人才的培养，既要在原有的内部人员中选拔能力强、接受新事物快的同志进行继续教育和培训，同时也要更多地从各大高校网络专业中积极吸取人才，为学生提供实习平台，同时也为自身的人才储备做好打算。

4.2 在档案信息资源开发利用中运用数据技术

在工作实践中，要想更好地提高学校档案管理效能，必须从思想上改变传统认知，注重新技术、新理念的学习。首先，部分学校仍采用传统的档案管理模式，仅用计算机进行事件和数据的记录，没能发挥出信息档案的价值和优势，大数据应通过网络技术在学生和学校之间构架起通桥梁，根据档案管理的需求进行综合数据分析。其次，学校的领导层应注重对大数据等相关产业技术进行了解和学习，然后将先进的理念由上至下的进行传递，让所有员工在潜移默化中了解网络技术对于开发利用管理改革的重要性，并能充分结合用户需求和自身的工作经验提出可行性意见，为后期的数据化学校档案管理做好铺垫。最后，学校的档案管理部门应组织内部人员进行讨论学习，探讨如何将新兴技术与目前的工作进行有效融合，坚持以人为本的原则，尽量利用网络技术降低人工劳动强度，让数据为自身所服务。

4.3 拓展档案信息资源开发利用范畴

通过对相关新技术新理念的学习，可以让广大工作人员对于大数据等网络技术有更加全面的认知，接下来需要对学校的未来发展进行深入思考。首先，相关工作人员应根据目前的学校实际情况以及档案管理制度进行讨论，改变传统的固有思维，注重数据应用优势，分析如何运用大数据技术，完善目前的档案管理。其次，由于电子化的档案管理具有无限拓展功能，因此要在档案中尽量体现信息，同时强调档案中要体现学校多个部门的参与信息，完整的信息表达可以为后期的使用带来一定便捷性，但是在档案显示上可以采用分层拓展的方式，让信息界面更加简洁，当有需要时可以点击进行拓展阅读或调取数据。最后，大数据时代更加注重数据的共享以及传递，因此档案管理应该注重学校之间的借鉴与学习，同时也可以根据其他单位的优点进行功能服务开发，以此提升学校的档案管理水平。

5 结语

综上所述，档案工作是学校的重要基础，其中的信息资源开发利用是整个档案工作的重点，相关学校要注重档案信息化管理的实际情况，分析当前档案工作中存在的问题，以切合实际的工作态度构建现代化的档案管理模式，实行信息化管理措施，并建立长效发展机制，注重档案管理方式的创新，以责任制度和追查溯源机制，促进信息化档案管理的全面提升。