浅议我国档案数字化建设实践与发展策略

李文杰 张芸熙

（淄博市卫生健康事业发展中心，山东 淄博 255000）

截止到目前为止，我国档案管理工作中普遍还有大部分地区采取传统的人工纸质档案管理模式，但是随着社会不断进步，经济快速发展，人们生活节奏不断加速，传统的人工纸质档案管理模式已经无法满足现今人们对于档案管理工作的需求。在这样的背景下，档案数字化管理应运而生。档案数字化建设就是通过计算机设施设备以及相关软件将所有档案信息录入到计算机中，借助大数据计算和计算机的储存功能，将档案信息进行整理分析和储存，改变传统档案管理模式，提高档案管理效率和查询效率，为百姓提供更加便利，快捷的查询服务。

1 档案管理数字化建设的必要性和意义

近年来，我国社会经济快速发展，科学技术水平不断提高，互联网普及率越来越广，计算机技术的应用愈加广泛，各行各业关于数字化和信息化建设已经被提上日程。其中档案数字化建设也在其列。积极开展档案数字化建设的意义在于有利于将零散的各项档案数据集中处理，使档案信息更加完善、真实，同时还能保证档案信息数据的时效性，提高信息数据更新效率。有利于档案数据的储存、备份，为我国档案管理历史发展提供详细的记录。改变传统纸质版档案管理模式，促进我国信息化时代快速发展。

2 我国档案数字化建设的现状

截止到目前为止，我国档案管理数字化建设的趋势已经势不可挡，但是由于我国社会经济地区之间发展不平衡，部分地区经济发展迅速，部分地区经济发展缓慢，导致我国档案管理数字化建设主要集中在一线发达城市，例如北京、天津、上海、深圳、杭州等等，这些地区主要成为我国档案管理数字化建设的试点地区，有完善的档案管理数字化建设，所需要使用的计算及设施设备，以及有专业的档案管理数字化建设的人才。我国档案管理数字化建设亟需普及，提高我国档案管理水平。但是从整体角度来看，我国的档案管理数字化建设发展水平与国外其他先进国家的档案数字化建设水平还有一定差距。

3 我国档案数字化建设的发展方向与趋势

随着我国社会经济快速发展，科学技术水平不断进步，社会中各行各业所需要，储存的档案数据越来越多，无论是企业还是个人对于档案管理的需求越来越旺盛。在这样的背景下，档案管理数字化建设已经成为势不可挡的发展趋势。档案管理数字化建设具有储存量大、数据信息保密性强、数据计算算法便捷等特点，颇受企业和个人的青睐。未来我国档案数字化建设的发展趋势是会有专门的档案数字化管理的企业，有的企业为了提高档案管理效率，节约企业经营成本，会将企业内的档案管理相关工作外包给专业的档案数字化管理公司。档案管理数据建设中也会将档案管理数据进行目录化处理，提高档案查询效率，扩大计算机储存空间，加大科研技术投入，进行加密设置，确保档案数据的安全性。

4 如何促进我国档案数字化建设在实践中发展

4.1 明确档案管理的基础性工作具体内容

为了推动我国档案管理数字化建设的稳定发展，首先，应加大宣传力度，向公众普及档案管理数字化建设的重要性。加强档案管理部门内部控制管理，明确档案数字化管理的基础性工作内容，建立适合单位实际情况的档案柜，管理数字化标准，加强对工作人员工作流程和工作内容的监督管理，要求所有工作人员在进行档案整理工作时，必须秉承着实事求是的态度，严格、认真、负责的处理档案信息，不得伪造档案信息，也不得外露档案信息，严格杜绝一切不合理不合法的行为。

4.2 建设档案数字化管理标准

在我国档案数字化建设过程中，为了保障档案管理数字化建设顺利开展，必须制定一系列档案数字化管理标准，通过法律法规为档案数字化提供法律保障。通过一系列法律性条文和管理措施加强对档案管理数字化建设的约束。结合档案馆实际经营状况制定符合档案馆经营发展的档案数字化建设管理制度，能够有效提高档案馆数字化建设工作的效率和质量保障档案数据的信息安全和稳定。

4.3 提高档案数字化建设重要性的认识

档案管理数字化建设稳定发展的一个重要的前提是我国档案馆相关领导人员和工作人员必须不断提高对档案数字化建设重要性的认识，只有充分认可档案管理数字化建设存在的必要性，才能在实际工作中认真、负责的将上级领导布置的相关档案任务高效的执行下去。档案馆管理人员应加强学习，积极学习档案法相关知识，了解档案数字化建设中需要注意的问题，制定相应的红黄线制度和激励政策，调动工作人员档案管理数字化建设工作的积极性，从而提高档案管理工作效率。

4.4 有选择性的开展档案数字化建设

截止到目前为止，随着我国科学技术水平不断发展，档案管理数字化进程已经取得了初步的成效，发展速度越来越快，在这样的背景之下，为了保障档案管理数字化建设健康稳定发展，档案馆领导人员和工作人员要有选择性的开展档案数字化建设。在开展档案管理工作时，不仅需要遵循《档案法》相关规定，同时还应重视《著作法》和公民权利保障相关法律法规，当出现工作人员复制他人原著档案或稿件进行档案管理工作时，应提前与原著作者协商确定是给予一定稿费作为酬劳，还是可以将稿件复制储存下来，防止出现危害原著作者经济利益的事件，防止不利于档案馆数字化建设发展的法律纠纷出现，为档案数字化建设健康稳定发展营造轻松和谐的环境氛围。

4.5 加大档案管理数字化人才培养力度

在档案管理数字化建设过程中档案管理工作人员是档案管理数字化建设的主体，档案管理工作人员的数字化操作技能和专业技术基础知识，以及职业素养对档案馆档案管理数字化建设水平有着至关重要的影响。由此，在档案馆的档案管理数字化建设过程中必须加大对档案管理管理数字化建设人才的培养力度。一方面是提高档案管理工作人员的数字化操作技能和理论基础知识，另一方面是要加强对表现良好的工作人员进行管理培训提高工作人员的领导能力和执行力。提高档案管理工作人员利用数字化集中解决档案管理问题的能力，充分发挥档案馆人力资源的作用，优化人员配置。

5 总结

综上所述，通过对开展档案管理数字化建设的必要性，以及我国档案数字化建设的现状和未来发展趋势进行分析，为了提高我国档案管理数字化水平，首先应明确档案管理的基础性工作具体内容，建设档案数字化管理标准，然后提高档案管理人员对档案数字化建设重要性的认识，有选择性的开展档案数字化建设，最后集中解决档案管理数字化建设中存在的问题，加大档案管理数字化人才培养力度，通过以上方式，促进我国档案管理数字化建设健康顺利开展。