信息社会视角下事业单位文书档案管理工作的改革策略

缪 洁

（江苏省泰兴市姚王镇人民政府，江苏 泰兴 225400）

文书档案基本上可以视为事业单位开展各项作业活动以及编制各项工作计划的根本依据。对于事业单位工作而言，文书档案不仅记录了事业单位规模发展以及业务推广等多项信息内容，同时也记录了事业单位发展成绩以及成果表现等多项信息内容。可以说，文书档案有效见证了机关事业单位的成绩发展以及塑造了事业单位良好的社会形象。结合以往到文书档案管理工作来看，因文书档案管理工作所涉及的数据内容较多，传统以人工为主的管理方式难以应对冗杂的文书档案资源，在工作效率与质量方面表现不高。近些年来，在信息社会发展进程的不断推动作用下，信息化技术以及计算机技术逐渐应用于事业单位文书档案管理工作当中，且无论是在工作效率还是在工作质量方面均得到明显加强。

1 事业单位文书档案信息化管理工作的实施必要性分析

关于事业单位文书档案信息化管理工作的实施必要性分析，我们主要可以从以下两个方面进行明确与把握：

一方面，事业单位文书档案管理工作基本上可以视为有效记录事业单位日常经营管理活动信息的重要载体形式，在一定程度上可以为工作决策以及管理计划提供良好的依据凭证。最重要的是，事业单位文书档案资料可以用作党和国家开展政治经济文化等建设工作的依据保障，可以视为见证国家政治经济文化发展的有效资料。通过实行信息化档案管理工作，工作人员可以对当前事业单位文书档案资料内容进行合理配置与优化管理，减少以往因人工操作失误或者管理行为不当，所导致纸质档案文件受损或者丢失等问题。在信息化档案管理过程中，工作人员可以利用计算机系统将事业单位内部档案资料进行真实记录，同时还可长久保存，具有重要的管理意义[1]。

另一方面，在当前信息社会发展视角下，各行业生产工作以及管理工作主张利用信息化管理技术实现对生产作业过程的全周期管理。在这样的发展态势下，事业单位文书档案管理工作必须结合信息化发展角度，主动利用信息化管理技术实现对文书档案资料的收集整理与归纳分析，确保档案查阅效率与使用质量得以大幅度提高。与此同时，事业单位内部可以利用网络云储存等相关技术，对当前内部档案资料进行妥善保存与安全管理，避免出现档案数据丢失或者其他问题。最重要的是，档案信息化管理系统可以为事业单位内部人员提供信息下载以及分享等功能，促使档案使用效率大幅度提高。

2 信息社会视角下事业单位文书档案管理工作改革策略及建议分析

2.1 全方位提升文书档案信息化建设水平，加强档案管理工作效率与质量

事业单位文书档案管理资料本身具备复杂性以及系统性和特点。因其所涵盖的资料信息内容较多，导致事业单位在开展档案管理工作时常常会投入较多的人力资源以及物力资源。但是结合以往的档案管理情况来看，传统以人工管理方式为主的工作模式，无论是在档案管理质量还是在效率方面都存在较多不足问题，严重阻碍了事业单位文书档案管理工作发展进程。针对此，为全面规避传统管理方式存在的弊端问题，事业单位内部应该对当前文书档案信息化管理工作内容进行统筹规划与合理部署。

一方面，事业单位内部应该加强文书档案数据库建设。重点针对分散且介质较多的档案文本及照片等内容进行归档处理。一方面，事业单位档案管理人员应该根据当前文书档案信息化管理情况，构建科学合理的管理制度。其中，重点针对信息化管理规章制度内容进行合理设定，确保责任得以细化、岗位工作内容得以落实。除此之外，事业单位文书档案管理工作还应该针对办公一体化内容进行适当应用。通过科学设计文书档案管理软件，确保信息化管理方式可以全面融入事业单位管理工作当中[2]。

2.2 构建科学合理的信息管理平台，确保文书档案管理的安全性

科学构建信息管理平台，在一定程度上可以促使档案信息管理工作变得更加科学化与安全化，确保文书档案管理工作期间不会受到其他因素的干扰影响而出现资料信息遗漏或者丢失的问题。在正式管理期间，建议管理人员应该构建档案信息加工系统，针对各项档案资料内容实现数字化建设过程。并根据事业单位文书档案资料的性质以及类别情况对其进行合理分类以及整理。

与此同时，为确保文书档案资料的使用安全性，档案管理人员可以在计算机系统中安装杀毒软件或者防火墙等设施，全天候加强对档案资料的安全维护力度，避免不法人员侵入电脑窃取资料或者避免系统漏洞问题引发档案资料丢失。除此之外，事业单位档案管理人员应该构建科学合理的文件档案存储系统。目的在于将事业单位文书档案资料完整的存入到档案资料库当中，并根据实践应用情况构建档案信息查询以及保密系统，可以确保文书档案资料应用的科学性与合 理性[3]。

2.3 深化档案管理人员的信息化管理意识，实现信息化档案管理目标

为确保事业单位文书档案管理工作得以全面贯彻与落实，建议从事于档案管理工作的从业人员应该深化个人的档案管理意识，尤其是信息化档案管理意识。最好可以主动结合当前档案信息化管理技术的发展趋势，对当前信息化档案管理手段以及内容进行全面掌握。并在此基础上，档案管理人员应该严格恪守自身的操作行为并遵循自身的岗位职责要求，在日常开展档案资料管理工作的过程中，可高效利用信息化管理技术对档案资料数据及相关内容进行妥善保存以及配置 管理。

与此同时，在日常开展档案资料管理工作的过程中，档案管理人员应该始终具备高度的服务意识以及管理意识，在冗杂的信息资源中选择最具有代表性、最具价值的信息资料进行妥善保存，以期可以为事业单位后续管理工作提供良好的数据支持。除此之外，为全面深化档案管理人员的管理意识，建议事业单位方面应该定期开展档案管理人员的培训工作，目的在于让档案管理人员了解当前信息化档案管理技术的发展动态以及相关趋势，对当前工作存在的不足进行及时改进，以便可以为事业单位文书档案管理工作的可持续发展提供 保障[4]。

3 结论

总而言之，为全面促进事业单位文书档案管理工作的有效开展，事业单位内部应该对信息化技术文书档案管理工作中的应用问题进行统筹规划与合理部署。并主动立足于当前信息社会发展进程，积极运用先进的技术手段实现对文书档案管理工作的优化处理，以确保文书档案管理工作质量以及效率深化加强。与此同时，事业单位档案管理人员应该勇于承担起自身的管理责任，坚持立足于信息社会发展实况，对当前信息技术的应用发展问题进行动态把握，并合理将该项技术应用文书档案管理工作当中，提高档案管理工作的效率性与质量性。