信息安全时代：开放的电子档案怎样加道“防护锁”

刘桂青

（德州市老年大学，山东 德州 253000）

档案是一种重要的信息资源，过去一直实行实体档案管理体制，随着电子档案的出现，对档案的管理越加依赖于计算机网络，在这种背景下确保档案信息安全成为档案管理部门一项需要高度重视的问题。对电子档案信息安全管理来说电子化的档案受到计算机网络的影响较大，因为网络自身和人为操作因素导致档案信息的丢失，这些信息安全问题往往会带来巨大的损失，因此要注重加强电子档案信息安全管理工作，采取有效的管理措施来规避这些不安全因素，以此营造和谐稳定的电子档案安全管理环境，从而为档案事业的发展奠定良好的基础。

1 电子档案安全管理概述

在信息时代电子档案为需求者提供有价值的信创造了极大的方便，但这却对档案信息安全造成了影响。对电子档案信息安全管理的含义进行分析研究，对丰富档案信息内容具有重要意义，有利于建立完善安全管理体系，使其信息工作更加和谐稳定，更加安全。在多样化的载体形式前提下诞生了电子档案信息安全这门新兴学科，学科研究内容包括档案信息系统、档案信息应用管理等，档案信息具有开放性和共享性的特点，这是对其信息资源进行开发的目的所在，也在为信息资源的开发提供着动力，通过将有利用价值的信息提供给个人与组织，有利于推进开展相关工作[1]。

2 在电子档案安全管理中存在的问题

1）环境问题。在开放共享的电子档案管理环境中，在硬环境和软环境中都有信息安全相关问题的存在，在硬环境中档案信息安全问题体现在自然灾害，存储环境与载体自身问题上，在软环境中档案信息安全问题体现在安全管理意识比较缺乏，相关事业发展速度比较缓慢，很少举办开放共享活动，应有的作用没有发挥出来，缺乏安全管理保障资金，这是普遍存在的安全问题，对电子档案安全管理工作的开展造成了障碍。

2）法规问题。当前在电子档案安全管理上还缺乏完善的法律法规，在对法规的建设上步伐有些缓慢，在档案安全管理上法律法规较少，不是很成熟，在法律法规上的滞后性会对日常管理带来麻烦，所以要对档案法律法规加快制定与落实，而且也要加以细化[2]。虽然我国电子档案安全管理有关的法规已逐步出台，但这些法规不能满足于档案管理工作的需要，贯彻执行效果不是很理想，因此要对相关安全法规有针对性的建立完善。

3）技术问题。电子档案信息安全技术与实体档案安全技术相比，实体档案有着原始唯一性的特点，在保存中需要特别谨慎，人为与环境因素常会影响到信息安全，当被破坏之后难以修复，这对档案信息来说是一种损失。如何通过对高新技术的运用来修复档案，更好地对档案进行保存是尤为需要研究与解决的重要问题。在对电子档案运用中系统和网络安全是导致这种档案出现不安全因素的主要原因，需要对这些问题特别重视，需要采取有效的解决措施，从而为电子档案安全提供保障。

4）管理问题。电子档案工作在呈现方式上越加多样，也越加具有现代化的色彩，这是对工作者能力水平的考验。伴随在档案整理保存与利用上的变化，管理理念与思想、方法都会发生改变。对电子档案的规范是现代档案管理的重要内容，目前我国在电子档案管理方式上有些单一，在管理方法上有些滞后，在管理制度上也不够健全，传统方法仍在沿用，这会对管理效率、效果带来影响，对档案信息安全稳定问题也会造成影响。

3 针对电子档案安全管理存在问题的解决对策

1）在硬件和软件上的对策。提高电子档案安全管理意识，加强对信息安全方式与内容、主体等方面的认识理解，对系统科学化的保护理念进行建立，并进行逐步的培养，而且要保证贯穿于电子档案日常管理工作的每个环节之中。对于档案管理工作者和信息利用人员、社会这三种来说档案管理工作者占据着主导地位，动力角色由信息利用人员扮演，社会则是前提[3]。各级参与者应在思想上予以重视，自觉主动学习电子档案安全管理相关知识，开展相关安全教育主题活动，重视对信息安全道德的建设，以此对安全意识进行培养。档案部门属于事业单位，其在环境建设和设备更换，以及软件维护保养等方面的费用由国家、政府承担，然而这些费用并不能完全满足档案管理工作的需要，所需资金不足，因此档案部门要共同筹划，通过各种渠道对资金进行筹措，为档案管理工作的开展起到推动作用。在保存环境建设方面，应加快对电子档案的建设，如数字影像形式的档案要避免放置在磁场强的地方，以防止因为消磁而产生损失问题。

2）在政策法规上的对策。我国在电子档案安全管理方面的法律法规数量较少，还不够完善，还处于起步发展的阶段，国家应在这个方面予以关注。有关部门要对档案法进行修改，进行完善，明确规定电子档案安全管理执法检查项目，定期检查督导相关项目的执行情况，予以大力宣传，予以引导，对档案管理人员的法律意识和安全意识进行树立。对电子档案相关安全法规进行建立完善，对计算机网络安全加强管理，加强指导，对开放共享环境下的档案信息安全予以特殊的保护，加强在档案信息保护方面的立法，为信息资源真实完整、有效地利用提供保障。

3）在技术上的对策。电子档案安全管理技术主要分为数据安全等技术，一方面要加强计算机网络安全管理，做好日常网络安全维护措施，另一方面做好对电子档案信息的保存备份工作，加强保密管理，采取随需随取、按需收费的措施，从而为电子档案信息安全提供技术保障。

4）在管理上的对策。对相关安全组织体系进行建立，加强对安全管理相关部门的设立，统一监督管理相关安全管理工作，地方档案管理部门要对相应科室加以成立，大力宣传落实相应的政策法规。对档案安全管理制度进行完善，对制度体系进行建立健全，组织专家对总体方针、发展目标进行制定，对档案安全管理工作的开展做好宏观的指导管理工作，在国家法规与政策指导之下对与本地实际情况相符合的制度方法进行制定。加强在保密制度上的建设，保密制度为档案开放提供着重要的前提基础，各地部门要开展档案安全保密教育活动，对员工保密意识进行培养，将职业道德提高上来，对各项规定进行贯彻落实。在对安全管理体系建立中要对保管制度严格的建立，对电子档案形成制度进行完善发展，对数字档案开放共享制度进行规范。

4 结语

对于如何在信息安全时代背景下为电子档案安全管理增设“防护锁”，铸就坚强的防护后盾，应该对电子档案安全管理现状有一定的认识，认识在档案信息管理中存在的问题，档案管理部门要成立安全管理部门，对安全管理制度体系进行建立完善，当前关于电子档案信息安全管理方面的法律法规比较少，因此尤为需要加快在相关立法上的建设，做好信息保护措施，为创建安全稳定的电子档案工作发展环境打下良好的基础。