试析电子文件归档存在的一些问题及策略

张 蔷 侯智洋 于 钊

（国家海洋信息中心，天津 300171）

随着大数据时代的来临，各行各业不断应用计算机技术，在信息储存中最重要的一种形式是电子文件。在各个行业中，应用办公自动化系统与信息处理技术，成为各项工作信息传递重要途径。电子文件储存的方式比较特殊，要想保证电子文件归档的完整性和高效性，应该建立一套完善的管理模式，合理制定精细化管理制度，有效降低管理难度，减轻管理工作人员的工作压力。相关部门应该重视大数据，要求归档管理工作模式创新，信息化建设成为归档管理发展的重要 趋势。

1 电子文件归档管理的目的

借助电子信息平台，对网络信息资源进行整合和统一，这是电子文件归档管理系统建设的目的。工作人员应该充分的利用网络和硬件设备，从而实现电子文件集中归档的管理目的，实现档案信息管理的标准化，同时要建立电子档案的管理、统计分析和远程维护等功能 体系。

在归档管理工作中业务的种类丰富，目前社会对管理工作越来越重视，对于归档管理信息的应用不断改进，各行业在大数据和计算机的影响下完善了归档管理工作，有效的提高归档管理工作和综合技术，促进部门与部门之间相互合作，有效沟通，共同进步，在大数据的影响下，对档案信息的查询进行合理的规划，有效的实践档案信息的完整和准确性，同时避免档案丢失的问题。通过大数据对档案资源进行整合，不断推动档案资源共享的目的，提高服务质量，促进行业发展。广大档案工作者要进一步强化使命担当、完善工作机制，在档案收集、保管、研究、利用等各个环节全面拓展服务功能，为海洋建设作出新贡献。

2 电子文件归档存在的一些问题

1）档案管理模式单一。目前，一些文件档案没有科学的管理，没有指定合理的管理规范，因此，降低了文件档案管理效率。出现了文件档案放置不规律等问题，也由于一些管理员的责任，没有重视档案的管理，严重影响档案管理水平以及管理工作效率。在文件档案管理中涉及很多部门，没有做到精细化管理，对档案资料开发没有充足的利用，没有实现档案资料的有效的价值，这也是档案管理中重要的问题所在。

2）规则失范。工作人员没有按照电子文件使用归档的规则和管理制度操作，造成规则失范的状态，从而难以保证归档电子文件的真实性和可靠性。通常在电子文件归档的现实工作中，几乎都是采用传统的文档管理模式，不仅没有满足社会的发展需求，还严重滞后于时代发展。电子文件管理研究处于形式状态，并没有深入解决归档的问题。规则失范还会影响其他电子文件管理问题，比如，文档机构间的交接时间、方法等问题，要想长时间保存，就应该交给档案馆，为此，档案馆应该购置充足的相关硬件及软件设备，以便按时完成 任务。

3）档案管理人员处理电子文件的效率。影响档案信息化管理重要因素就是文件档案管理工作人员的综合业务水平。随着经济的不断发展对档案管理工作人员的计算机技术有一定的要求，目前还有很多的档案管理人员受到传统意识的影响，阻碍了管理人员的发展，这两点因素影响档案信息化建设的进度。比如，一份文件可能要经过多个领导在办公自动化系统（OA，公文系统等）审批，且涉及多个流程及环节，因此，一份电子文件经过多次修改和流程，造成内容及信息的增加、删减等，再经过电子文件收集系统等的多样化，也使得档案人员收集电子文件变得非常困难。

3 试析电子文件归档有效策略

1）要明确电子文件管理需求标准。大数据时代中，档案管理要想顺利发展，就应向信息化的管理模式发展，树立现代化的管理理念，对大数据的思维进行大力的宣传，让每一位档案馆人员意识到大数据在档案管理中的重要性，积极参与到档案管理建设的活动中。参与档案工作人员都要充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。

2）建立档案信息化管理平台。在建设档案信息平台的过程中，需要了解档案信息组成的部分，通过数据处理技术对档案的信息进行识别，这样不仅提高工作人员的工作效率，还能促进数据信息的利用率。在实施的过程中，制定具体方案，对档案信息数据的来源和特点进行分类，有效的实现信息数据之间的交换，工作人员应该做好档案数据管理工作，保证档案信息管理的高效性和准确性。建立数据信息平台，来提高档案管理水平。在大数据的影响下，保证了档案管理质量，有效的融合大数据和档案管理，方便档案管理信息的查询。在具体档案信息数据平台建设的过程中，应该重视档案数据信息的构成。同时针对不同等级的资料，应该记录档案归档的整个过程，避免档案丢失和损坏的现象，保证档案后期使用的准确性和便利性，精细化管理方式归档档案。作为档案管理员就应该保证档案归档的条理清晰，创新档案管理方式，努力提高自身的专业水平，保证工作可以顺利进行。

3）投入信息化设施。档案管理重要的就是信息化管理，随着大数据的时代发展，档案管理需要在信息化设施方面大力投入，加强管理工作中的配套设施，这也是档案信息传输和整理的重要手段，目前，海洋工作应该重视档案管理工作，与海洋部门进行详细沟通，解决一系列问题，促进档案信息化发展，进一步强化档案意识，用于改革创新，突出特色，不断提升档案资源建设和开发利用水平，以高质高效的档案工作服务为海洋振兴战略实施各项工作。

4）加强档案信息化管理保密工作。要做好对档案信息管理系统的维护工作，在管理的过程中需要结合实际情况进行更新与维护，保证信息输入的完整性，并且要专门设立数据可进行维护，提高管理人员的数据更新意识，并且能够利用大数据对信息进行删除和更新，对档案进行分类管理，在最短的时间内可以准确的分析结果。档案管理实现了电子化工作模式，通过互联网对档案进行传递，在档案管理工作中，要需要购买一些网络安全软件来保证网络的安全性，并请计算机工程师定期的对安全软件进行检查和维修，在保证网络安全的情况下提供档案的查询和服务。还有在大数据的影响下，可以借助大数据保证档案信息的完整性。同时，管理人员在日常的工作中，做好数据信息的备份，避免因为数据信息的丢失，影响正常工作。

4 结语

总而言之，计算机网络技术促进电子文件的广泛应用，办公室自动化系统处于发展阶段，各个领域都重视电子文件归档管理工作，档案信息化建设，提高电子文件档案管理水平，只有加强电子文件归档管理工作，一定要与纸质文件同步，才能体现出与时俱进。在档案事业中，对信息化建设是适应时代发展的必然选择，同时也能够提高档案信息化管理水平，也是提高档案服务水平的必要条件。