档案数字化建设中若干问题分析

马 飒

（河南省南阳市档案馆，河南 南阳 473000）

1 档案管理数字化建设的内容与重要性

1）档案管理数字化建设的内容。档案数字化管理本质上就是通过一系列与计算机相关的技术来提高档案管理的质量与效率，这些技术包括但不限于扫描技术、电脑技术、数字化录像技术等一系列数字技术，通过将纸质档案来转化成信息化档案，以数据的方式存储在电脑硬盘里，并以计算机为主要设备来调整并使用档案，建立起档案库。现阶段，在档案管理中还将使用计算机系统、互联网等来拓宽档案的范围，加强对档案管理的规范性，进而更加快速地为人们提供更加准确的档案信息。

2）档案管理数字化建设的重要性。首先，通过档案管理数字化建设可以有效的满足单位上对档案材料的需求。因为传统的档案管理大多都是针对纸质档案，这些档案在长期堆积下容易发生损坏。而在信息化的发展下，档案开始通过信息化来存储，这些档案信息数据存储在网站、硬盘等计算机或者网络空间内，方便人们更好的获取档案信息。其次，通过档案管理数字化建设可以有效的促进资源共享。现代人的生活在互联网的影响下已经十分方面，人们更好的进行信息共享，这也改变了人们查阅信息的方式，这也就意味着档案将会从实体化转变为内容化，从到馆查阅的方式转变为互联网检索的方式，而档案管理数字化建设恰恰可以有效的满足这一点。信息化和数据化的档案管理形式非常有利于档案的保存和管理，减少在传统档案管理工作中档案易坏易腐的情况，为用户提供更加优质的服务。最后，通过档案管理数字化建设可以有效的提高档案的可用性，减少检阅档案时的复杂程度，提高档案资料的利用率，为单位带来更好的发展空间[1]。

2 档案管理数字化建设存在的问题

1）观念问题。观念问题是阻碍单位档案管理数字化建设的最为根本的原因之一，该问题主要出在单位主要领导和职工的身上，有人对于档案管理数字化并不在意，甚至因为对相应系统和技术的不熟悉而导致很多人不重视和反对信息化系统的应用，这将严重阻碍档案管理数字化的建设。由目前的档案信息化建设发展的现状来看，我国的档案建设具有非常大的滞后性，对于一些活跃在一线的单位或者企业来说，其档案管理信息化较好，内部人员也主动去配合数字化建设。而其他单位或者企业则因为缺乏上进心和对于数字化建设的认识而无法与上述优秀的单位和企业保持同步。

2）数字化建设的软硬件缺乏。为了能够更好的提高档案管理数字化建设质量，相关单位必须要加强对信息化管理系统及其相关软硬件的应用。但是就目前我国的档案管理事业发展来看，很多单位或者企业都并没有划拨相应的资源或者经费来建设数字化系统，软件和硬件都处于不完善的状态，相对于国内外优秀企业或者单位来说还比较落后。

3）档案管理信息化建设相关人员的素质不高。由于档案数字化管理和建设中需要有大量的数字化人才来完成工作，所以现阶段人才的需求量非常大。但是实际上，很多单位都并没有重视对信息化人才的培养，或者是由于对信息技术能力的理解不足而导致招收到的人在素养上参差不齐，缺乏全能型的管理人才[2]。

4）管理制度的缺失。由于档案管理的信息化和数字化工作对于传统档案管理工作来说具有非常大的创新性，员工们需要适应新型工作模式，所以这就意味着为了能够更好的提高管理质量，需要对管理制度进行创新。就现阶段来说，我国大部分的单位和组织在信息建设的过程中都并没有对管理制度进行完善，最终也会导致很多档案失去原有价值，造成巨大损失。

3 促进档案数字化建设的策略

1）加强宣传和教育。为了能够提高单位人员对于档案数字化建设的认识，单位上需要加强对档案信息化和数字化管理的宣传和教育，通过举办讲座和主题教育活动来提高人们对于档案数字化建设的认识，使得人们能够更好的配合档案数字化建设工作。当然，为了能够提高档案管理人员的整体素质，单位还需要加强教育，培养出具有全面能力的复合型管理人才，培养管理人员的责任心，确保其能够在具体的工作中树立起正确的价值观和三观。同时还需要保证员工们能够有基础的计算机技术知识与能力，而岗位人员则更需要具备全面的现代化档案管理技术和手段。

2）建立起完善的信息管理机制。目前，在很多的单位中都没有针对信息化建设进行完善，很多的信息化工作都是分开做的，在信息活动、档案管理、档案阅览等工作中都比较独立，各部门之间存在信息壁垒，在工作中并不能够更好提高效率。所以单位上必须要建设完善的信息管理机制，整合信息部门，形成工作合力，确保各自之间的信息堡垒能够被有效打破，并促进信息的有效共享。

3）提高档案数字化建设的技术应用。所谓档案管理，其本质上就是要确保档案能够安好的保存和整理，并且在调用和阅览室可以做到尽量方便，所以就这一点来看，档案数字化建设必须要加强技术的应用，对档案信息进行安全的保存。一方面，单位必须要加强风控工作，对档案的信息化管理过程中存在的风险进行控制，尽量保证档案信息资料能够不受到网络上不法之徒的侵害，影响到单位的后续发展。单位需要加强计算机的防火墙设置，并设立独立的服务器，以防止网络病毒的感染，确保信息的有效存储。另一方面，档案数字化建设所需要用到的技术较多，包括扫描技术、数字化录像技术等，单位应该要使用互联网来将这些技术有效的连接在一起，通过互联网的形式来建立起一个具有合理管理制度的系统档案信息库，并更好的为单位提供档案信息，达到更好的资源共享效果。当然，因为在技术应用方面的问题，单位必须要加强对技术的引进和研究，引进高素质人才来提高技术的应用质量，加快档案数字化建设，更好的为单位的发展提供技术支持[3]。

4）加强制度建设。制度建设一方面需要单位能够借鉴当前在信息化和数字化建设方面较为优秀的单位的先进制度，并且根据自身的情况进行改变和完善。另一方面，单位必须要加强对自身档案管理工作的调研，分析现阶段档案管理工作存在的问题，并完善当前针对档案数字化的制度条例，确保制度的标准化和规范化，使得档案管理数字化建设能够在更加规范的标准下推进，提高发展质量，使得数字化的档案能够更加符合当前单位的需求。

4 结束语

综上所述，本文探讨了关于档案数字化建设中的一些问题，包括在人员观念、人员素质、技术引用、管理制度等多方面的问题，并针对这些问题来提出几点建议。实际上，在信息化程度较高的今天，我国各单位必须要加强对信息化技术的重视，提高档案数字化建设的进程，建立起完善的档案数字化建设制度，并且不断的改进档案数字化建设，确保单位的档案管理工作能够有效开展，促进单位的自我发展。